Poradnia rachunkowa

Kiedy przeprowadzić inwentaryzację zapasów przechowywanych na strzeżonym składowisku

Kto powołuje komisję inwentaryzacyjną w jednostkach oświatowych

kierownik działu księgowości w ECA Auxilium

Jednostka nie wystawia faktury wewnętrznej i nie rozlicza VAT-u należnego od świadczeń bhp wydawanych pracownikom. Świadczenia te należy dokumentować dowodem wydania.

Faktura wewnętrzna dokumentuje m.in. nieodpłatne przekazanie towarów przez przedsiębiorcę na osobiste potrzeby pracowników, które jest opodatkowane VAT na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy VAT. Aby to nieodpłatne przekazanie towaru uznać za opodatkowane VAT, muszą zostać spełnione dwa warunki łącznie:

wdostawa ta musi stanowić przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste pracownika,

wpodatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów.

W przypadku przekazania świadczeń bhp na rzecz pracowników pierwszy z przedstawionych warunków nie zostanie spełniony. Świadczenia bhp nie są bowiem przekazywane na prywatne, osobiste potrzeby pracowników. Są one przekazywane pracownikom, ale służą realizacji obowiązków nałożonych na pracodawcę mocą przepisów prawa pracy. Ich przekazanie służy funkcjonowaniu firmy zgodnie z prawem. Powyższe stanowisko potwierdzają również organy podatkowe, m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 29 lutego 2012 r. (nr IBPP1/443-1689/11/AZb) czy dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 16 września 2011 r. (nr ILPP1/443-843/11-4/NS), który stwierdził: "Przekazywanie pracownikom towarów w ramach stosunku zatrudnienia, do czego pracodawca zobligowany jest przepisami prawa (świadczenia bhp - przypis autora), nie stanowi przekazania towarów na cele osobiste pracowników, gdyż takie przekazania (zużycia) mają na celu zabezpieczenie pracownikom zgodnych z przepisami warunków pracy oraz służą prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa".

Przy czym przedsiębiorca ma prawo odliczyć podatek naliczony przy zakupie wody, jeżeli tylko zakup ten związany jest z działalnością opodatkowaną przedsiębiorcy (chodzi w tym przypadku o działalność operacyjną przedsiębiorcy, a nie czynność przekazania wody, która nie jest opodatkowana VAT).

W świetle powyższego jednostka nie wystawia faktury wewnętrznej i nie rozlicza VAT-u należnego od świadczeń bhp wydawanych pracownikom. Ewidencja ma miejsce na podstawie dowodu wydania.

Do ewidencji kosztów ponoszonych z tytułu świadczeń na rzecz pracowników służy konto o nazwie "Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia" wyodrębnione w zespole 4. W przypadku prowadzenia ewidencji kosztów również według miejsc powstawania kosztów wydatki ponoszone na pracowników na podstawie przepisów bhp odnosi się także na odpowiednie konta zespołu 5.

1. Faktura dokumentująca zakup wody mineralnej lub innych napojów:

a) wartość wody i innych napojów według cen zakupu: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu,

b) VAT naliczony: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego,

c) wartość brutto zobowiązania: strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

2. Pz - przyjęcie wody lub innych napojów do magazynu: strona Wn konta 310 - Materiały, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu,

3. Rw - wydanie pracownikom wody lub innych napojów: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia lub konta zespołu 5 (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia), strona Ma konta 310 - Materiały.

1. Faktura dokumentująca zakup wody mineralnej lub innych napojów:

a) wartość wody i innych napojów według cen zakupu: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu,

b) VAT naliczony: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego,

c) wartość brutto zobowiązania: strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

2. Wydanie pracownikom wody i innych napojów bezpośrednio z zakupu z pominięciem magazynu (zapis, który wystąpi zamiast ww. operacji 2 i 3): strona Wn konta 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Art. 7 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

ekspert w MDDP Outsourcing

Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja rzeczowych aktywów obrotowych drogą spisu ich ilości z natury powinna zostać przeprowadzana na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Dodatkowo każda jednostka (poza tymi świadczącymi usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania) jest obowiązana dokonać inwentaryzacji znajdujących się w jednostce składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Jednakże w przypadku zapasów przechowywanych na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji przypada raz na 2 lata. Spółka Alfa powinna więc dokonać spisu z natury swoich wyrobów gotowych na koniec przyszłego roku obrotowego.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, jak dokładnie i kiedy ma on zostać zorganizowany. Podkreśla jedynie, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji powinny zostać odpowiednio udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych.

Mimo braku uregulowań w ustawie jednostki od lat stosują ogólnie przyjęte rozwiązania. Zgodnie z nimi inwentaryzację poprzedza przygotowanie instrukcji inwentaryzacyjnej, która zawiera informacje o zasadach przeprowadzenia spisu z natury, terminach i częstotliwości jego dokonywania, obowiązkach osób biorących udział w procesie oraz zasadach weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych. Instrukcja podobnie jak polityka rachunkowości powinna zostać przyjęta w jednostce zarządzeniem wewnętrznym kierownika jednostki. Na podstawie instrukcji przed przeprowadzeniem spisu kierownik jednostki wydaje osobne zarządzenie ustalające termin i harmonogram inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Przyjęte jest, że w zespołach spisowych nie uczestniczą osoby materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki.

Inwentaryzację dokumentuje się na kolejno ponumerowanych arkuszach spisowych. Liczone składniki rzeczowych aktywów obrotowych powinny być spisywane w tych samych jednostkach miary, w których są one ewidencjonowane w księgach rachunkowych, aby ułatwić porównanie rezultatów spisu z zaksięgowanymi ilościami.

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji tworzone jest zestawienie różnic, w podziale na niedobory i nadwyżki, które następnie jest analizowane przez komisję inwentaryzacyjną w celu ustalenia przyczyn ich występowania i ustalenia sposobu ich rozliczenia. Spis z natury kończy sporządzenie protokołu, który po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki jest ujmowany w księgach rachunkowych.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

ekspert z zakresu sektora finansów publicznych

Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki. W każdej jednostce sfery budżetowej przygotowanie, zorganizowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji powinno zostać dokonane na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej. Określa ona m.in. terminy, sposoby i organizację przeprowadzenia inwentaryzacji, podział kompetencji, dokumentację inwentaryzacyjną, tryb powoływania i zasady pracy komisji inwentaryzacyjnej.

Kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną w składzie zapewniającym prawidłowy przebieg inwentaryzacji. W szkole przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje dyrektor szkoły. Nie może to być główny księgowy lub inny pracownik działu finansowo - księgowego. W instrukcji może być zapis, że kierownikowi przewodniczącego komisji poleca główny księgowy. Ponadto można w niej zapisać, że do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

1) przeprowadzanie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych,

2) organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych składników majątku oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie, a w szczególności sprawdzenie czy środki trwałe i wyposażenie w użytkowaniu są oznakowane, a w pomieszczeniach, w których się znajdują wywieszone są aktualne spisy,

3) prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania,

4) stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie:

a) zmiany terminu inwentaryzacji,

b) inwentaryzacji niektórych składników majątku na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku,

c) powołanie fachowców lub rzeczoznawców do ustalania stanów faktycznych składników majątku, inwentaryzacyjnych na podstawie obmiaru lub szacunku,

d) przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób uproszczony polegający na zastąpieniu:

wspisu z natury - porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem faktycznym,

wspisu z natury - porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacją,

wprzeprowadzeniem spisów uzupełniających lub powtórnych,

5) zarządzanie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie spisu,

6) kontrolowanie przygotowań do spisu oraz przebiegu spisów z natury,

7) kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji,

8) dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

9) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i powstanie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

10) przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych,

11) stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie uprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku,

12) przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z wymienionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz przewodniczącym zespołów spisowych; nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie.

Spośród komisji inwentaryzacyjnej, kierownik wydziela zespoły spisowe, które powinny składać się przynajmniej z dwóch osób. Kierownik jednostki powołuje zespoły spisowe na wniosek przewodniczącego komisji.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).