Jak przechowywać dokumentację

Czy forma rozliczeń wpływa na obowiązki

@RY1@i02/2012/192/i02.2012.192.18300150e.813.jpg@RY2@

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują je oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasadą jest, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez księgi podatkowe należy natomiast rozumieć: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Jeśli prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik zleci biuru rachunkowemu, w ciągu 7 dni od zawarcia umowy będzie musiał zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

Ryczałtowcy muszą z kolei przechowywać w miejscu prowadzenia działalności dowody zakupu oraz - odrębnie za każdy rok podatkowy - ewidencję przychodów. Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, dokumenty podatkowe należy przechowywać w miejscu wskazanym jako siedziba albo w biurze rachunkowym, o czym należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego.

Natomiast podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną w formie karty podatkowej przechowują, w kolejności numerów, kopie rachunków i faktur, stwierdzających sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi w okresie 5 lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek lub fakturę.

Pięcioletni okres przechowywania dokumentów dotyczy też podatników VAT i obejmuje oryginały oraz kopie faktur, faktury korygujące, a także ich duplikaty.

Podstawa prawna

Art. 3 pkt 4, art. 70, art. 86 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.).

Czy po likwidacji niszczy się dokumenty

@RY1@i02/2012/192/i02.2012.192.18300150e.814.jpg@RY2@

Płatnicy podatku obowiązani są przechowywać dokumenty związane z jego poborem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika. Po upływie tego czasu podmioty te obowiązane są przekazać dokumenty podatnikom, a jeśli jest to niemożliwe - dokumenty podlegają zniszczeniu.

W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem podatku.

Podstawa prawna

Art. 32 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.).

Czy po utracie dokumenty należy odtworzyć

@RY1@i02/2012/192/i02.2012.192.18300150e.815.jpg@RY2@

Podatnicy wobec ustawowego obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej oraz jej szczególnej mocy dowodowej dla potrzeb rozliczenia podatku powinni zachować najwyższą staranność, przechowując dokumentację w sposób maksymalnie zapobiegający jej zniszczeniu. O utracie dokumentów podatnicy powinni niezwłocznie powiadomić organ podatkowy. Każdy taki przypadek powinien być odrębnie oceniany przez urzędników. W sytuacji zniszczenia dokumentów stanowiących podstawę do wypełnienia deklaracji lub zeznań podatkowych organy podatkowe powinny - w uzgodnieniu z podatnikiem - wyznaczyć mu termin przeznaczony na odtworzenie utraconych dokumentów bądź przedłożenie innych dowodów potwierdzających dane wynikające z tych dokumentów.

Kopie dokumentów podatników mogą być uzyskane od ich kontrahentów. Warto wskazać m.in. na przepisy rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Przewiduje ono, że w przypadku zniszczenia albo zaginięcia oryginału faktury lub faktury korygującej sprzedawca - na wniosek nabywcy - jest obowiązany do ponownego wystawienia faktury lub faktury korygującej zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej (duplikat). Wystawiony dokument przyznaje podatnikowi takie samo prawo jak oryginał faktury. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "duplikat" oraz datę jej wystawienia. Duplikat wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując go jednocześnie w swojej dokumentacji. Część dokumentów przydatnych do odtworzenia dokumentacji może być także w posiadaniu organów podatkowych, np. protokoły z czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, a także wcześniejsze deklaracje i zeznania podatkowe.

Podstawa prawna

Par. 20 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).

Czy są kary za nieprzechowywanie dokumentów

@RY1@i02/2012/192/i02.2012.192.18300150e.816.jpg@RY2@

Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Tej samej karze podlega podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz. Z kolei karze do 180 stawek dziennych podlega ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów.

W wypadkach mniejszej wagi sprawcy podlegają karze grzywny za wykroczenie skarbowe określonej kwotowo (od 150 zł do 30 tys. zł lub do 3 tys. zł mandatu).

Trzeba pamiętać, że naruszenie przez podatnika obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych lub innych dokumentów, jak również przechowywanie niekompletnych dokumentów może rodzić jeszcze inne negatywne konsekwencje, np. w postaci szacowania podstawy opodatkowania. Ordynacja podatkowa obowiązuje organ podatkowy do określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, m.in. jeżeli: brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia bądź dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Oszacowanie podstawy opodatkowania powinno zmierzać do określenia jej wysokości zbliżonej do rzeczywistej podstawy opodatkowania. Organ podatkowy odstępuje jednak od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.

Podstawa prawna

Art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.).

Czy trzeba zatrzymać dowody odliczeń

@RY1@i02/2012/192/i02.2012.192.18300150e.817.jpg@RY2@

Dokumentów potwierdzających prawo do ulg podatkowych nie trzeba dołączać do zeznania podatkowego. Należy je jednak przechowywać do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponieważ termin zapłaty PIT za 2011 r. przypadał w 2012 r., dokumenty potwierdzające prawo do ulg należy przechowywać do końca 2017 r. Urząd skarbowy może w tym czasie zweryfikować, czy podatnik miał prawo do ulgi oraz czy dokonał odliczenia w prawidłowej wysokości. Jeżeli ze złożonej deklaracji wynika, że podatnik skorzystał z przysługujących mu ulg podatkowych, organ podatkowy może zwrócić się do niego o okazanie dokumentów lub o złożenie fotokopii dokumentów, których posiadania przez podatnika w określonym czasie wymaga przepis prawa.

Podstawa prawna

Art. 275 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.).

Czy faktury zawsze trzeba zachować

@RY1@i02/2012/192/i02.2012.192.18300150e.818.jpg@RY2@

Podatnik nie ma obowiązku przechowywania faktur na zakup materiałów budowlanych. Zwrot części VAT zawartego w cenie materiałów budowlanych przysługuje osobom fizycznym na podstawie wniosku złożonego w urzędzie skarbowym. Konieczne jest dołączenie do niego kopii faktur dokumentujących poniesione wydatki. Uzyskany na tej podstawie zwrot stanowi wyłącznie rekompensatę pieniężną dla osób realizujących inwestycje mieszkaniowe, której wysokość uzależniona jest od kwoty VAT zapłaconej przy nabyciu materiałów budowlanych. Nie jest to natomiast zwrot podatku w rozumieniu przepisów podatkowych.

Oznacza to, że do takiego zwrotu nie stosuje się wymogów dotyczących okresu przechowywania faktur. Wypłacona inwestorowi kwota nie podlega późniejszej kontroli fiskusa w toku postępowania podatkowego. Warto jednak pamiętać, że faktury za remont mogą przydać się przy sprzedaży mieszkania lub domu przed upływem pięciu lat od nabycia nieruchomości. Na ich podstawie przychód ze zbycia można pomniejszyć o poniesione koszty remontowe.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 sierpnia 2005 r. o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym (Dz.U. nr 177, poz. 1468 z późn. zm.).

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl