Poradnia rachunkowa

Jak zaksięgować pozostałą część odpisu na ZFŚS

Jak opracować i wprowadzić instrukcję obiegu i kontroli dokumentów w jednostce budżetowej

Jak prawidłowo ująć leasing w księgach rachunkowych na dzień nabycia

Ekspert w MDDP Outsourcing

Ekspert w MDDP Outsourcing

Import usług polega na odwrotnym opodatkowaniu, czyli opodatkowaniu nabycia usług przez ich nabywcę.

Według zasady ogólnej miejscem świadczenia jest miejsce, w którym nabywca (usługobiorca) posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności.

Obowiązek podatkowy powstaje w momencie wykonania usługi, niezależnie od daty wystawienia faktury przez usługodawcę, czy od daty wystawienia faktury wewnętrznej przez usługobiorcę, z tym że:

wusługi, dla których, w związku z ich świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonane z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te rozliczenia lub płatności,

wusługi świadczone w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla których w związku z ich świadczeniem, w danym roku nie upływają terminy rozliczeń lub płatności, uznaje się za wykonane z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tych usług.

Dodatkowo jeśli przed wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania zapłaty w tej części.

Od reguły ogólnej dotyczącej miejsca świadczenia także występują wyjątki. Dotyczą one w szczególności usług świadczonych na rzecz niepodatników lub na cele osobiste podatnika, w tym przypadku obowiązek podatkowy powstaje w miejscu, w którym usługodawca posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności. W przypadku usług związanych z nieruchomościami miejscem świadczenia jest kraj położenia nieruchomości. Miejscem świadczenia usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy.

Import usług powinien zostać udokumentowany poprzez wystawienie faktury wewnętrznej, na podstawie której wykazywany jest podatek VAT należny oraz która uprawnia podatnika do odliczenia VAT naliczonego, jeśli podatnik posiada prawo do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług.

PRZYKŁAD

Alfa Sp. z.o.o. otrzymała fakturę za jednorazową usługę marketingową od swojego francuskiego kontrahenta (podatnika VAT) wystawioną w dniu 31 lipca 2012 r. w kwocie 1000 euro (przeliczenie po kursie z 30 lipca 2012 r. 4,411 zł). Na podstawie otrzymanej faktury spółka wystawiła fakturę wewnętrzną, w której wykazała VAT należny w kwocie 1 014,53 złote (23 proc. x 4 411 zł). Spółka ma prawo do pomniejszenia VAT należnego o VAT naliczony.

Ewidencja może wyglądać w sposób następujący:

1. Zaksięgowanie faktury zagranicznej 4 411 zł: strona Wn konta 402 - Usługi obce, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

2. Zaksięgowanie faktury wewnętrznej- 1 014,53 zł: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego , strona Ma konta 224 - Rozliczenie VAT należnego.

W analityce mogą zostać wydzielone konta VAT należnego i VAT naliczonego dotyczącego importu usług.

Odpowiednie zapisy powinny zostać dokonane w rejestrach VAT.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

magdalena.sobczak@infor.pl

Ewidencja księgowa funduszu powinna być prowadzona na kontach: 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia. Ostatnia nowelizacja przepisów rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont nie wprowadziła żadnych zmian w zasadach funkcjonowania kont 135 i 851. Opis zasad funkcjonowania tych kont zawarty jest w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

Zgodnie z nim konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunki bankowe, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunków bankowych. Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.

Natomiast konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Środki pieniężne tego funduszu, wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, ujmuje się na koncie 135 - Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia. Pozostałe środki majątkowe ujmuje się na odpowiednich kontach działalności podstawowej jednostki (z wyjątkiem kosztów i przychodów podlegających sfinansowaniu z funduszu). Ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie:

wstanu, zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń,

wwysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.

Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Jak słusznie wskazano w pytaniu, jeśli pracodawca ze sfery budżetowej wcześniej nie przelał całej kwoty odpisu, to ma obowiązek w terminie do 30 września dokonać drugiej wpłaty.

Przypominamy, że ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.).

Oznacza to, że w terminie do 30 września musi wpłynąć na rachunek funduszu pozostała część odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1 - 3 ustawy o ZFŚS. Przepisy te dotyczą odpisu podstawowego dokonywanego na pracowników: zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) oraz młodocianych. Ponadto pracodawca musi przekazać na rachunek bankowy funduszu całość kwot, które są dobrowolne. Ostatecznej korekty wysokości funduszu dokonuje w końcu roku.

Ewidencja będzie wyglądała następująco:

1. Naliczono odpis na ZFŚS strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)

2. Odprowadzono odpis z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS (75 proc. do 31 maja, pozostałą część do 30 września) strona Wn konta 240, - Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS), strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki

3. Wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły) strona Wn konta 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS), strona Ma konta 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861 z późn. zm.).

kierownik finansowy, długoletni główny księgowy

W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów jednostki budżetowej głównie powinny być zawarte zasady:

wsporządzania i rejestrowania wewnętrznych i zastępczych dowodów księgowych,

wkorygowania błędów w dokumentach,

wdokonywania operacji wewnętrznych na podstawie niektórych dokumentów,

warchiwizacji dokumentów księgowych.

Dodatkowo instrukcja obiegu i kontroli powinna zawierać przede wszystkim:

wopis cech jakie powinien spełniać dowód księgowy,

wrodzaje dowodów księgowych stosowanych w jednostce,

wzasady obiegu i dekretacji dokumentów,

wwzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych (np. dotyczących poszczególnych kontroli czy zatwierdzania przez kierownika jednostki),

wwzory podpisów osób upoważnionych do poszczególnych rodzajów kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.

Prace mające na celu opracowanie i wdrożenie procedur dotyczących obiegu i kontroli dokumentów w jednostce można podzielić na kilka etapów:

1. Opracowanie schematu organizacyjnego jednostki

2. Analiza zdarzeń gospodarczych występujących w danej jednostce budżetowej i sposobów ich dokumentowania, w celu ustalenia stosowanych dokumentów

3. Analiza schematu organizacyjnego pod kątem ustalenia drogi obiegu poszczególnych dokumentów w jednostce, wybór sposobu przedstawienia obiegu dokumentów w instrukcji (schemat, tabela, opis)

4. Ustalenie zakresu problematyki instrukcji w nawiązaniu do innych regulacji w jednostce (np. ustalenie czy dokumentacja kasowa zostanie ujęta w instrukcji obiegu, czy w instrukcji kasowej)

5. Określenie stosowanych rodzajów kontroli dokumentów, ustalenie sposobów jej dokumentowania, ustalenie wzorów adnotacji i pieczęci

6. Wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne rodzaje kontroli dokumentów oraz inne czynności z nimi związane

7. Opracowanie projektu instrukcji

8. Analiza projektu, konsultacja z pracownikami odpowiedzialnymi za dokumenty i czynności z nimi związane, naniesienie poprawek

9. Wprowadzenie instrukcji do stosowania (zarządzenie kierownika jednostki), zapoznanie z treścią instrukcji pracowników

10. Wprowadzanie zmian do instrukcji (jeśli zajdzie taka potrzeba)

Należy pamiętać, że każda instrukcja stanowi element regulacji wewnętrznych, które ściśle dopasowane są do warunków i organizacji w jakich funkcjonuje dana jednostka budżetowa. Tak więc instrukcje regulujące ten sam zakres problemowy (np. instrukcje obiegu i kontroli dokumentów) będą się między sobą różnić.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

ekspert w MDDP Outsourcing

Zasady rozpoznawania leasingu w księgach rachunkowych regulowane są w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku spełnienia, co najmniej jednego z warunków określonych w ustawie, oddane do używania korzystającemu środki trwałe zalicza się w jego księgach do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, w zależności od rodzaju przedmiotu leasingu. W przypadku gdy, roczne sprawozdanie finansowe korzystającego nie podlega obowiązkowi badania i ogłaszania w rozumieniu ustawy, to może on dokonywać kwalifikacji umów, według zasad określonych w przepisach ustaw o podatku dochodowym.

Ustawa o rachunkowości nie definiuje precyzyjnie pojęcia leasingu, znacznie szerzej mówi o nim Krajowy Standard Rachunkowości nr 5 (KSR 5) "Leasing, najem, dzierżawa". Zgodnie z KSR 5 umowa leasingu jest umową nazwaną tak w kodeksie cywilnym, a także jest to każda inna umowa zawarta na czas oznaczony, na mocy której jedna ze stron oddaje drugiej ze stron przedmiot leasingu do odpłatnego używania lub używania i pobierania pożytków.

Z powyższego wynika, że zasady kwalifikacji umów leasingowych zostały określone zarówno w prawie bilansowym i podatkowym. Niestety różnią się one miedzy sobą na tyle, że niejednokrotnie ta sama umowa leasingowa klasyfikowana jest do leasingu finansowego przez ustawę o rachunkowości oraz do leasingu operacyjnego przez ustawy o podatkach dochodowych. Rozbieżności te niestety komplikują oraz utrudniają ewidencję rachunkową i podatkową jednostek gospodarczych.

Rozliczenie między leasingodawcą a leasingobiorcą obejmuje część kapitałową (wartość przedmiotu umowy leasingu) oraz wartość odsetkową, a także opłatę wstępną, zazwyczaj opłacaną przez leasingobiorców przed przejęciem leasingowej rzeczy i rozpoczęciem jej użytkowania.

W przypadku leasingu operacyjnego korzystający (Spółka Alfa) nie dokona ujęcia mebli biurowych, będących przedmiotem umowy leasingu, jako środków trwałych. Nie będzie też dokonywał odpisów amortyzacyjnych. Umowa leasingu została sformułowana w ten sposób, że żaden z warunków określonych w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości nie został spełniony.

Ewidencja księgowa umowy leasingu operacyjnego mebli biurowych może wyglądać w następujący sposób:

Ujęcie faktury za pierwszą ratę leasingową 3075 zł, z tego VAT 575 zł, netto 2500 zł

strona Wn konta 420 - Usługi obce 2500 zł

strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego 575 zł

strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami 3075 zł

Meble będące przedmiotem leasingu operacyjnego nie zostaną ujęte jako środki trwałe w księgach rachunkowych, jednak ich posiadanie powinno zostać ujęte w ewidencji pozabilansowej, a ich wartość powinna zostać ujawniona w sprawozdaniu finansowym w dodatkowych objaśnieniach i informacjach.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Krajowy Standard Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem, dzierżawa" (Dz.Urz. ministra finansów nr 9, poz. 52).