Kto musi podpisać dokumenty rozliczające rok obrotowy

Spółka do końca marca powinna sporządzić sprawozdanie finansowe za 2011 rok. Czy główny księgowy musi je podpisać?

Główny księgowy musi podpisać sprawozdanie finansowe tylko wtedy, gdy jest osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przekazanie takich obowiązków z reguły ma miejsce już podczas podpisywania umowy o pracę. Złożenie podpisu przez głównego księgowego pod sprawozdaniem za dany rok obrotowy nie oznacza automatycznie, że powierzono mu prowadzenie ksiąg.

Warto w tym przypadku zwrócić uwagę na art. 52 ust 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem sprawozdanie finansowe podpisuje, podając datę, kierownik jednostki (np. zarząd) oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Podpisy powinny zostać złożone pod pełnym sprawozdaniem finansowym, a więc pod każdym jego elementem składowym (bilansem, rachunkiem zysków i strat itd.).

Należy pamiętać, że sprawozdanie podpisuje osoba, która prowadzi księgi, w momencie jego tworzenia. Z prawnego punktu widzenia nie ma znaczenia, czy prowadziła ona księgi w okresie objętym sprawozdaniem. Jednocześnie zasadą jest, że odmowa podpisania wymaga pisemnego uzasadnienia.

Warto dodać, że jeżeli kierownikiem jednostki jest np. zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie niezależnie od tego, kiedy zostali powołani. Nie mają tu też znaczenia zasady reprezentacji, wewnętrzny podział funkcji czy odpowiedzialności za poszczególne sfery działalności spółki.

Ważne

Podpisanie sprawozdania oznacza akceptację jego treści i przyjęcie na siebie odpowiedzialności za dane w nim zawarte

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 52 ust. 2 ustawy 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).