Trzeba rozliczyć wyniki inwentaryzacji

Aby stan aktywów i pasywów na dzień bilansowy (np. 31 grudnia, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym) odzwierciedlał w księgach rachunkowych stan faktyczny, konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji. Jej wyniki muszą być odpowiednio ujęte i rozliczone. Ustawa o rachunkowości nie wyznacza terminu ich zakończenia. Prace w tym zakresie należy jednak tak zaplanować, aby możliwe było sporządzenie sprawozdania finansowego w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, tj. do końca marca. Wcześniej należy sporządzić zestawienie obrotów i sald, na co, zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości, jest czas do 85. dnia po dniu bilansowym. W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem jest 25 marca 2012 r.

Wyjaśnienie rozbieżności

Ujawnione w czasie inwentaryzacji niedobory ujmuje się na koncie 264 - Rozliczenie niedoborów. Natomiast nadwyżki 265 - Rozliczenie nadwyżek. Różnice pozostają na tych kontach do momentu ich rozliczenia.

Decyzję o sposobie rozliczenia różnic, w zależności od przyczyny ich powstania i charakteru (na podstawie dokumentów przedstawionych przez komisję inwentaryzacyjną) podejmuje kierownik jednostki (np. zarząd). Do ostatecznego ustalenia różnic inwentaryzacyjnych stosuje się protokół, w którym zamieszcza się wnioski dotyczące sposobu ich rozliczenia. Zatwierdza go kierownik jednostki.

Zanim jednak komisja przedstawi zarządowi wnioski, powinna zweryfikować, czy wykazane różnice nie są pozorne. Może się przykładowo zdarzyć, że zostaną ujawnione środki trwałe, nieujęte w księgach rachunkowych. Wówczas warto sprawdzić, czy nie są one używane przez spółkę na podstawie np. umów najmu lub leasingu operacyjnego. W takim przypadku powinny figurować w ewidencji pozabilansowej, ponieważ są własnością drugiej strony umowy. Może się też okazać, że dla celów księgowych stanowią część większego środka trwałego (np. w przypadku komputerów).

Jeżeli jednak jest inaczej i ujawnione składniki majątku spełniają definicję środków trwałych (m.in. są kompletne i zdatne do użytku), należy je wprowadzić do ewidencji księgowej, np. dokonując zapisu: strona Wn konta 010 - Środki trwałe, strona Ma konta 265 - Rozliczenie nadwyżek.

Ewidencja niedoborów

W przypadku ujawniania braków istotne będzie ustalenie, czy zostały zawinione, czy też wynikają np. z naturalnych ubytków. Normy takie powinny być określone dla danej jednostki i zapisane w jej polityce rachunkowości. Może się też okazać, że niedobór powstał z winy pracownika odpowiedzialnego materialnie. Ewidencja będzie uzależniona od tego, czy pracownik uznał swoją winę. Jeżeli tak, niedobór rozlicza się w korespondencji z kontem Wn 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów. W przeciwnym razie należy skorzystać z konta 238 - Roszczenia sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym. Należy przy tym pamiętać o zgodności tych działań z przepisami prawa pracy. Stanowią one m.in., że pracownik ponosi odpowiedzialność wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. Odszkodowanie od pracownika nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Jeżeli jednak pracownik umyślnie wyrządził szkodę, musi ją naprawić w pełnej wysokości. Trochę inne zasady w tym zakresie obowiązują w przypadku przyjęcia odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Ponadto przy rozliczaniu nadwyżek i niedoborów tego samego lub podobnego asortymentu istnieje możliwość ich kompensaty. Jest to jednak dozwolone, jeżeli powstały w wyniku niezawinionej pomyłki i dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej. W przypadku gdy ewidencja materiałów lub towarów jest prowadzona metodą ilościowo-wartościową, kompensatę przeprowadza się zgodnie z zasadą mniejszej ilości i mniejszej wartości.

@RY1@i02/2012/030/i02.2012.030.07100140c.101.jpg@RY2@

Przykład

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).