Wykazywanie umów najmu w sprawozdaniu

Podmioty korzystające przy prowadzeniu swojej działalności z umów najmu i dzierżawy mogą je ewidencjonować w księgach rachunkowych na podstawie wskazówek Komitetu Standardów Rachunkowości. Zostały one zawarte w znowelizowanym krajowym standardzie rachunkowości nr 5 - Leasing, najem i dzierżawa, który został opublikowany w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 30 grudnia 2011 r. nr 9, poz. 52. Nowe rozwiązania stosuje się po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy rozpoczęty w 2012 r. Nie ma jednak przeszkód do wcześniejszego ich zastosowania.

Umowy na czas określony

W znowelizowanym standardzie pojawiły się wyjaśnienia dotyczące ewidencji księgowej umów najmu i dzierżawy u obu stron umowy. Jednak w rozumieniu znowelizowanego KSR umowa najmu to taka, w której wynajmujący zobowiązuje się oddać rzecz do używania przez czas nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Analogiczne warunki podane są dla umowy dzierżawy.

Dlatego warto pamiętać, że zgodnie z KSR nr 5 każda umowa zawarta na wskazany okres stanowi umowę leasingu i musi być księgowana zgodnie z przewidzianymi dla niej w standardzie zasadami. Oznacza to, że umowami leasingu są w tym przypadku również umowy nazwane w kodeksie cywilnym umowami najmu i dzierżawy, zawarte na czas oznaczony. Zasada ta dotyczy wszystkich sytuacji, gdy na mocy umowy jedna ze stron oddaje przedmioty (którymi są składniki aktywów, jak np. nieruchomości, urządzenia, maszyny, środki transportu) do odpłatnego używania drugiej stronie.

Umowy na czas nieokreślony

Należy pamiętać, że prócz ewidencji księgowej komitet wyjaśnił ujęcie umów na czas nieoznaczony w sprawozdaniu finansowym.

Zgodnie z jego wytycznymi najemcy lub dzierżawcy wykazują w rachunku zysków i strat łączne opłaty z tytułu najmu lub dzierżawy jako koszt danego okresu oraz dokonują stosownych ujawnień. Oznacza to wykazywanie w dodatkowych informacjach i objaśnieniach wartości aktywów będących przedmiotem tych umów oraz przyszłych opłat. Należy je ująć w podziale na okresy:

● do 1 roku,

● powyżej 1 roku do 5 lat,

● powyżej 5 lat.

Ponadto konieczne jest ujawnienie opłat z tytułu podnajmu lub poddzierżawy ujęte jako przychód w danym okresie.

Zasady dla finansujących

Standard wyjaśnia również, jak dane w rocznym raporcie mają zaprezentować wynajmujący lub wydzierżawiający. W tym przypadku muszą oni wykazać aktualną na dzień bilansowy wartość aktywów trwałych stanowiących przedmiot najmu lub dzierżawy (aktywa poz. A I. lub poz. A.II.). Wysokość należności z tytułu najmu lub dzierżawy w bilansie ujawnia się jako należności z tytułu dostaw i usług w pozycji aktywów poz. B.II.1 lub B.II.2.

Z kolei w rachunku zysków i strat ujmuje się należnę za dany okres: łączną kwotę opłat z tytułu najmu lub dzierżawy ujętych jako przychód ze sprzedaży lub pozostały przychód operacyjny. Zależne jest to od tego, czy najem lub dzierżawa stanowią podstawową działalność jednostki, czy też nie. W tej części sprawozdania konieczne jest też wykazanie amortyzacji przedmiotów najmu.

Pewne ujawnienia trzeba też zawrzeć w informacji dodatkowej rocznego raportu. W części, która stanowi wprowadzenie, wynajmujący lub wydzierżawiający, przedstawiając przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, musi ujawnić zasady dotyczące najmu, tj. metodę rozliczania opłat w czasie.

Z kolei w dodatkowych informacjach i objaśnieniach konieczne jest wykazanie wynikającej z wiążących na dzień bilansowy umów najmu lub dzierżawy łącznej kwoty przyszłych opłat z tytułu najmu. Należy to uczynić w podziale na okresy: do 1 roku i powyżej 1 roku.

Stosowanie krajowych standardów

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe w sprawach nieuregulowanych ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. Z kolei w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego mają prawo stosować Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Możliwość taką daje art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że podmioty te mogą korzystać z wyjaśnień zawartych w krajowych standardach. Nie jest to jednak obowiązkowe.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl