Deklaracje można przesłać przez internet

Możliwość przesyłania drogą elektroniczną formularzy podatkowych to duże ułatwienie dla pracodawców. Obecnie istnieje już kilkadziesiąt e-druków. Do najbardziej popularnych należą oczywiście informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) oraz deklaracja dla podatku od towarów i usług (VAT-7).

Pracodawcy mają co najmniej trzy możliwości przesłania informacji czy deklaracji do fiskusa. Po pierwsze mogą korzystać z formularzy interaktywnych, które są dostępne na stronie www.e-deklaracje.gov.pl. Jest to rozwiązanie korzystne tylko dla małych firm, które zatrudniają niewielu pracowników. Formularz trzeba bowiem wypełnić, a następnie podpisać podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem i wysłać do urzędu. Drugi sposób jest nieco bardziej zautomatyzowany - przedsiębiorca za niewielką miesięczną odpłatnością może korzystać z gotowych programów do fakturowania oraz wysyłania e-deklaracji, w tym formularzy PIT.

Dopiero trzeci sposób pozwala na masowe wysyłanie informacji i deklaracji do fiskusa. Ze względu na koszty jest on jednak skierowany do średnich i dużych firm. Polega na wdrożeniu w firmie specjalnej aplikacji, która może mieć różne funkcje. Może ona zautomatyzować cały proces rozliczeń, włącznie z jego ostatnim etapem, czyli wysyłką deklaracji do urzędu. Podpisanie elektroniczne i przekazanie kilkuset informacji PIT lub deklaracji do fiskusa zabiera więc zaledwie kilka minut. Podobnie wygląda proces pobrania urzędowego potwierdzenia odbioru (UPO).

Innym rozwiązaniem jest zakup aplikacji, która pozwala zautomatyzować jedynie proces wysyłki deklaracji i urzędowego odbioru potwierdzenia. W tym przypadku przedsiębiorca lub jego służby księgowe muszą same wypełnić formularze. Następnie, po uruchomieniu aplikacji, wypełniony druk jest automatycznie wysyłany do administracji podatkowej. Pobieranie UPO również następuje automatycznie.

Przedsiębiorcy mają jeszcze jedną możliwość. Mogą wdrożyć do swojego oprogramowania finansowego specjalny moduł do wysyłania e-deklaracji. Jeśli jednak producent sam nie wyposażył programu w taką funkcję, to rozwiązanie opisane wyżej, czyli aplikacja, będzie prawdopodobnie rozwiązaniem tańszym.

Poza wysłaniem PIT-11 do fiskusa pracodawcy muszą je również przesłać pracownikom. Jeśli chcą to zrobić drogą elektroniczną, muszą spełnić dwa wymogi. Po pierwsze konieczne jest przesłanie informacji na aktualnym formularzu. Po drugie, formularz można wysłać pocztą elektroniczną, ale taką wysyłkę też trzeba zabezpieczyć podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem.

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 3a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Par. 1 pkt 1 i 48 rozporządzenia z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. z 2007 r. nr 246, poz. 1817 z późn. zm.).