Jak prowadzić i przechowywać księgi rachunkowe

radca prawny, doradca podatkowy w Kancelarii Peter Nielsen

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

Dokumentacja księgowa w szerokim rozumieniu tego pojęcia, a więc obejmująca zarówno wszelkie dowody księgowe, jak i same księgi rachunkowe i inne urządzenia, musi być przechowywana w każdej jednostce przez co najmniej 5 lat. Dlatego każda czynność prawna mająca za przedmiot przedsiębiorstwo dotyczy nie tylko aktualnej dokumentacji księgowej, ale również wszelakich dokumentów związanych z prowadzonymi księgami rachunkowymi za okres 5 lat podatkowych poprzedzających rok podatkowy, w którym dokonano danej czynności prawnej.

Oprac. Przemysław Molik

Podstawa prawna

Art. 13 ust. 2, 3, 4, 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Art. 70 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).