Jak zaewidencjonować notę odsetkową

Kontrahent ma prawo żądać odsetek za opóźnienie w zapłacie należności, a firma, która spóźniła się z zapłatą, ma obowiązek po otrzymaniu takiego żądania odsetki zapłacić. Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi (art. 481 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Jeśli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe (art. 481 par. 2 k.c.). Na podstawie tego przepisu można naliczyć kontrahentowi odsetki za opóźnienie i wezwać go do ich zapłaty.

Pojawiają się również wątpliwości, czy odsetki za opóźnienie w zapłacie należy naliczać od kwot netto, czy brutto. Z art. 481 par. 1 k.c. wynika, że odsetki należą się za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego. Skoro świadczenie pieniężne dłużnika polegało na zapłacie kwoty brutto, to odsetki za opóźnienie można naliczyć od kwoty brutto.

Odsetki za opóźnienie naliczane od zobowiązań zapłaconych po terminie przedawniają się po trzech latach. Wynika to z art. 118 kodeksu cywilnego. Przewiduje on, że termin przedawnienia dla roszczeń o świadczenia okresowe (a takim jest roszczenie o odsetki) wynosi trzy lata. Potwierdził to Sąd Najwyższy w uchwale z 26 stycznia 2005 r., sygn. akt III CZP 42/04. Odsetki przedawniają się przy tym osobno za każdy dzień opóźnienia. Odsetki należne za dzień 5 maja 2011 r. przedawnią się z upływem 5 maja 2014 r., za dzień 6 maja 2011 r. - z upływem 6 maja 2014 r. itd.

Odsetki z tytułu opóźnienia w zapłacie zobowiązań, którymi dłużnik (jednostka, o której mowa w pytaniu) został obciążony przez wierzyciela, należy zaliczyć w księgach rachunkowych zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości do kosztów finansowych roku obrotowego 2012 zapisem:

wstrona Wn konta - Koszty finansowe,

wstrona Ma konta - Pozostałe rozrachunki (z udziałowcem).

Oczywiście przypisanie do ksiąg rachunkowych roku 2012 jest możliwe, o ile jeszcze nie zostało sporządzone sprawozdanie finansowe za ten okres obrotowy. W przeciwnym wypadku należy je ująć w rachunkowości jako koszt października 2013 roku.

Zapłata zobowiązania z tytułu odsetek zostanie ujęta w księgach roku 2013 zapisem:

wstrona Wn konta - Pozostałe rozrachunki (z udziałowcem),

wstrona Ma konta - Rachunek bankowy.

Należy zaznaczyć, iż naliczone, ale jeszcze nieuregulowane odsetki są kosztem jedynie w rachunkowości, nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, co wynika z art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Dopiero w dacie ich zapłaty można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione są ogólne warunki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Naliczone przez wierzyciela odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań wykazuje się:

1) w bilansie - w pasywach jako zobowiązania krótkoterminowe w pozycji B.III.1 lit. a lub B.III.2 lit. d, z podziałem na zobowiązania o okresie wymagalności do i powyżej 12 miesięcy,

2) w rachunku zysków i strat - w kosztach finansowych odpowiednio w pozycji K.I (wersja kalkulacyjna) lub H.I (wersja porównawcza).

Dr Katarzyna Trzpioła

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Art. 42 ust. 3 i art. 54 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).