Udokumentowane wydatki obniżą podatek

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów firmy są dowody księgowe. Ich brak uniemożliwia uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej.

Bardzo wielu przedsiębiorców prowadzących niewielkie firmy rozlicza się na zasadach określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Popularność tego rodzaju rozliczeń spowodowana jest m.in. tym, że umożliwiają one uwzględnienie w kosztach prowadzonej działalności gospodarczej rozmaitych wydatków.

Przedsiębiorcy prowadzący nieduże firmy mogą dokumentować operacje gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. To uproszczona forma stanowiąca dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych.

Jak należy prawidłowo dokonywać zapisów, określa rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Otóż podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe. Zaliczają się do nich przede wszystkim faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki.

Są nimi także faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą też być inne dowody, wymienione w rozporządzeniu, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Muszą one zawierać co najmniej cztery elementy. Pierwszy to wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy. Drugi to data wystawienia dowodu oraz data lub okres dokonania operacji gospodarczej, której on dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty. Trzeci to przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot ten jest wymierny w jednostkach naturalnych. Czwarty to podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Konieczne jest przy tym oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Ponadto według rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również: dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem; noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; dowody przesunięć; dowody opłat pocztowych i bankowych, a także inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające stosowane dane. Zwrócono na to uwagę m.in. w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 maja 2013 r., sygn. ILPB1/415-182/13-2/AA. Zwrócono również uwagę na możliwość dokumentowania operacji gospodarczych za pomocą dowodów wewnętrznych, określając w sposób niezwykle precyzyjny możliwość posługiwania się nimi przez przedsiębiorcę. Dowody wewnętrzne są sporządzane na udokumentowanie w księdze zapisów dotyczących niektórych kosztów (wydatków) przez osoby, które bezpośrednio dokonały wydatków. Dokumenty te powinny być zaopatrzone w datę i podpisy osób, które dokonały wydatków. Ponadto powinny określać przy zakupie - nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Ważny limit

Podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą prowadzić przedsiębiorcy rozliczający się według PIT, którzy w ubiegłym roku uzyskali przychody ze sprzedaży netto nieprzekraczające 1,2 mln euro (w 2013 r. odpowiada to 4 936 560 zł).

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl