W inwentaryzacji warto skorzystać z ułatwień

Dopiero co podmioty rozliczyły ubiegły rok, a muszą już myśleć o przygotowaniach do zamknięcia bieżącego. Wynika to z tego, że już od przyszłego miesiąca można rozpocząć czynności inwentaryzacyjne.

Wprawdzie w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, przeprowadza się je na 31 grudnia, jednak można je w niektórych przypadkach rozpocząć trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć 15. dnia następnego roku. Taka możliwość dotyczy składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, tj. odpisywanych w koszty na dzień zakupu lub w momencie wytworzenia.

Elementy przygotowań

Aby rozpocząć inwentaryzacje w październiku, podmioty już teraz powinny przygotować właściwą dokumentację. Istotne będzie ułożenie planu (harmonogramu) inwentaryzacji, w którym będą wskazane składniki majątku, które w danym roku zostaną jej poddane. Należy też wskazać terminy jej dokonania, ustalenia różnic, ustalenia osób odpowiedzialnych, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Harmonogram inwentaryzacji stanowi dopełnienie wydawanego przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej. W zarządzeniu tym przede wszystkim powołuje się komisje inwentaryzacyjne oraz określa metody inwentaryzacji poszczególnych składników majątku.

Istotne jest wyznaczenie do tego odpowiednich osób w związku z różnym charakterem inwentaryzowanych aktywów i pasywów, a także metod jej przeprowadzania. Jest to szczególnie istotne, gdy są jej poddawane nietypowe materiały. W takich przypadkach może się okazać, że komisja składająca się z pracowników nie jest wystarczająca i konieczne jest powołanie eksperta o określonej specjalizacji. Może tak się zdarzyć, jeżeli np. spisowi z natury poddawane są materiały sypkie lub specjalistyczne części maszyn.

Kolejnym ważnym elementami przygotowań do inwentaryzacji, zwłaszcza w dużych jednostkach, jest utworzenie instrukcji inwentaryzacyjnej. Jest to akt wewnętrzny i powinien być dostosowany indywidualnie do specyfiki i wielkości danej jednostki. Najlepiej, aby uwzględniał on doświadczenia lat ubiegłych i zawierał wyjaśnienia pomagające uniknąć dotychczas zdarzających się błędów.

Jeżeli wszystkich formalności dopilnowano, a majątek przygotowano do inwentaryzacji, można przystąpić do technicznej weryfikacji stanu faktycznego.

Bez e-podpisu

Przygotowując się do inwentaryzacji, warto się zastanowić, czy w tym roku nie można sobie ułatwić niektórych czynności. Przykładowo można wykorzystać drogę internetową do weryfikacji należności, tj. potwierdzenia sald. Jest to metoda tym bardziej dogodna, że nie jest konieczny e-podpis. Wysyłanie potwierdzenia salda e-mailem jest możliwe, ponieważ art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości nie wskazuje, jaką formę takie potwierdzenie powinno przybrać. Taki dokument stanowi dowód księgowy (na jego podstawie można dokonać zapisów księgowych) i musi zawierać elementy określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przy tym zgodnie z art. 21 ust. 1a tej ustawy podpis wystawcy dowodu nie jest konieczny, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Takie stanowisko potwierdzają biegli rewidenci, o ile adres e-mailowy nie będzie budził wątpliwości co do tożsamości osoby potwierdzającej. Ponadto jednostka, która korzysta z tej metody, powinna określić i opisać ją w instrukcji inwentaryzacyjnej.

W magazynie

Innym przykładem ułatwień są urządzenia skanujące pomagające w inwentaryzacji magazynu. Z tym, że aby móc uznać wyniki tak przeprowadzonej inwentaryzacji za rzetelne i kompletne, oprogramowanie czytników powinno uniemożliwiać zmiany ilości wczytanych inwentaryzowanych składników majątku. Po drugie, wyniki spisu z natury powinny spełniać ustawowe wymogi dla dowodów księgowych, określone w ustawie o rachunkowości. Oznacza to, że stosowane przez jednostkę oprogramowanie powinno umożliwiać wygenerowanie stosownego raportu - arkusza spisu z natury. Musi on zawierać informacje identyfikujące m.in.: jednostkę, miejsce przeprowadzania inwentaryzacji, rodzaj inwentaryzacji oraz spisywanych składników majątkowych, osoby biorące udział w spisie, osobę odpowiedzialną za powierzone mienie, jak również czas przeprowadzania czynności.

Można też wprowadzić system elektronicznych dokumentów, np. prowadzenie arkuszy spisowych w formie plików elektronicznych Excel.

W skład dokumentacji wchodzą:

● zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, w którym powołuje się komisje inwentaryzacyjne oraz określa metody inwentaryzacji poszczególnych składników majątku;

● plan i harmonogram inwentaryzacji, w którym wskazuje się składniki majątku, które w danym roku zostaną poddane inwentaryzacji. Należy też wskazać terminy: dokonania inwentaryzacji, ustalenia i rozliczenia różnic, ustalenia osób odpowiedzialnych. Harmonogram inwentaryzacji stanowi dopełnienie wydawanego przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej;

● powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji (jeżeli sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu);

● arkusze spisu z natury - w przypadku inwentaryzacji przeprowadzanej metodą spisu z natury;

● protokół: weryfikacji aktywów i pasywów, z inwentaryzacji gotówki w kasie;

● potwierdzenia sald rozrachunków,

● protokoły weryfikacji różnic - stosuje się podczas ostatecznego ustalenia różnic inwentaryzacyjnych. Zamieszcza się w nich wnioski w sprawie rozliczenia ustalonych różnic. Ostateczną decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki;

● sprawozdanie opisowe komisji inwentaryzacyjnej - stosuje się w przypadku dokonania kontroli pracy komisji /zespołu spisowego. Kontroli dokonują, a następnie sporządzają sprawozdanie osoby upoważnione przez kierownika jednostki.

Agnieszka Pokojska

 agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).