Szczepionki na grypę ewidencjonuje się w kosztach

Co roku pracodawcy decydują się na sfinansowanie swoim pracownikom profilaktycznych szczepień. Wydatki na ten cel w księgach rachunkowych ujmuje się na kontach 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.

Dodatkowo ewidencja usług tego typu nie obejmuje podatku od towarów i usług. Wykonywanie szczepień ochronnych i iniekcji służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia podlegają zwolnieniu z tego podatku, o ile świadczone usługi zawierają się w pojęciu opieki medycznej.

W związku z tym wartość usługi na podstawie otrzymanej faktury można zaksięgować zapisem: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami lub 240 - Inne rozrachunki. Następnie należy ją odnieść w koszty działalności operacyjnej, co można ująć następująco: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Kolejna kwestia wpływająca na ewidencję księgową tego świadczenia, to jego opodatkowanie. Ponieważ na pracodawcy nie ciąży obowiązek sfinansowania szczepień przeciwko grypie, stanowi ono przychód pracownika i należy odprowadzić zaliczkę na podatek. Należy też odprowadzić składki ZUS. Jednak nie zawsze musi tak być. Podstawy wymiaru składek nie stanowią bowiem m.in. korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli więc pracodawca przeprowadza szczepienia przeciw grypie ze względu na obowiązek wynikający z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu a dodatkowo pracownik poniesie za nie częściową odpłatność, to wartość tego świadczenia zostanie wyłączona z oskładkowania.

Pracodawca może rozliczyć świadczenie wraz z wynagrodzeniem. W księgach może to zostać zaksięgowane następującymi zapisami:

1. Ewidencja wynagrodzenia brutto: strona Wn konta 430 - Wynagrodzenie, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.

2. Obciążenia, które ponosi pracownik od wartości wynagrodzenia powiększonego o wartość świadczenia: składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczka na PIT od kwoty wynagrodzenia wraz z wartością szczepienia: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

3. Obciążenia pracodawcy od wartości wynagrodzenia powiększonego o wartość świadczenia: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

EWIDENCJA KSIĘGOWA:

Rozliczenie świadczenia

Pracodawca sfinansował pracownikom szczepienie profilaktyczne na grypę - wartość jednej szczepionki wynosi 40 zł. Świadczenie doliczono do wynagrodzenia 2700 zł. Łączna podstawa do obliczania składek i podatku - 2740 zł.

Obciążenia pracownika - 764,44 zł

W związku z wypłatą wynagrodzenia pracownik musi pokryć obciążenia z tytułu:

- składek na ubezpieczenie społeczne (2740 zł x 13,71 proc.) w wysokości - 375,65 zł,

- składek na ubezpieczenie zdrowotne (2364,35 zł x 9 proc.) w wysokości - 212,79 zł,

- zaliczki na podatek dochodowy po odliczeniu składki zdrowotnej w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. [(2364,35 zł x 7,75 proc.) = 183,24 zł], 359,23 - 183,24 zł = 175,99 zł, w wysokości 176 zł (po zaokrągleniu).

Podatek dochodowy w wysokości 18 proc. podstawy wymiaru [2364,35 zł - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) = 2253,10 zł] wynosi 405,56 zł (2253,10 zł x 18 proc. = 405,56 zł),

odjęcie ulgi podatkowej 405,56 - 46,33 = 359,23 zł.

Obciążenie pracodawcy - 564,71 zł.

W związku z wypłatą wynagrodzenia pracodawca musi pokryć obciążenia z tytułu:

- części składki emerytalnej, rentowej (2740 zł x 16,26 proc. = 445,52 zł) i składki wypadkowej (2740 zł x 1,8 proc. = 49,32 zł).

- składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (2740 zł x 2,55 proc.) w wysokości 69,87 zł.

@RY1@i02/2013/169/i02.2013.169.00800010a.801.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Ewidencja wynagrodzenia brutto - 2700 zł

2. Obciążenia, które ponosi pracownik od łącznej kwoty 2740 zł - 764,44 zł

3. Obciążenia pracodawcy od łącznej kwoty 2740 zł - 564,71 zł

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).