Jak zaksięgować otrzymany nieodpłatnie program

W przypadku gdy wartość programu nie jest znacząca, czyli nie zniekształca przedstawionej w sprawozdaniu finansowym sytuacji majątkowej i finansowej, podmiot może zastosować uproszczenie wynikające z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Wówczas należy jednorazowo odpisać program w koszty działalności operacyjnej dotyczącej danego roku obrotowego. Zazwyczaj w taki sposób ujmuje się w księgach składniki majątku, których wartość nie przekracza 3500 zł. Oczywiście przyjęta przez podmiot kwota musi być zapisana w polityce rachunkowości.

W przypadku nieodpłatnie otrzymanego programu równolegle do kosztów należy ująć przychody. Ewidencja w księgach rachunkowych może więc przebiegać w następujący sposób: strona Wn konta 410 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

Jeżeli jednak nie można zastosować tych zasad, program komputerowy ujmuje się w wartościach niematerialnych i prawnych. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, który do takich składników majątku zalicza prawa autorskie. Program komputerowy jest właśnie takim prawem na podstawie art. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zm.).

Takie zakwalifikowanie zgodnie z prawem bilansowym jest właściwe, gdy program będzie wykorzystywany w działalności jednostki, a przewidywany okres jego ekonomicznej użyteczności będzie dłuższy niż rok.

W takiej sytuacji otrzymaną w formie darowizny wartość niematerialną i prawną zalicza się - na podstawie art. 41 ust. 2 ustawy o rachunkowości - do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Następnie zaliczona do tych rozliczeń wartość zwiększa stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych.

Ewidencja może przebiegać w następujący sposób:

1. Wprowadzenie do ksiąg otrzymanej w formie darowizny licencji: strona Wn konta 020 - Wartości niematerialne i prawne, strona Ma konta 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów,

2. Stopniowe zwiększanie pozostałych przychodów operacyjnych - równolegle do odpisów amortyzacyjnych: strona Wn konta 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne,

3. Odpisy amortyzacyjne: strona Wn konta 400 - Amortyzacja, strona Ma konta 060 - Umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).