W jaki sposób zaksięgować w firmie świadczenia pracownicze

Pracodawcy zobowiązani są do zapewnienia wielu świadczeń swoim pracownikom. Przykładowo dotyczy to okularów korygujących wzrok (a także szkieł kontaktowych). Obowiązek ten wynika z par. 8 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Jednak dotyczy to tylko okularów zaleconych przez lekarza w związku z wynikami badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, które wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Okulary korekcyjne

Przepisy nie określają szczegółowych warunków zapewnienia przez pracodawcę okularów korekcyjnych. Kwestie te powinny zostać więc uregulowane w aktach prawa zakładowego (układ zbiorowy pracy, regulaminy), które normują m.in. prawa i obowiązki pracowników i pracodawców. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku wydawania regulaminu pracy i wynagradzania, warunki zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych, w tym zasady dofinansowania kosztów ich zakupu, powinien ustalić na mocy swojej decyzji (wewnętrznego zarządzenia).

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT w przypadku świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów za te świadczenia, przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, tego typu świadczenia są wolne od podatku dochodowego. W tym przypadku odrębnymi przepisami jest wspomniane rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Również z tego powodu, że omawiane świadczenie wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie stanowi ono podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a wraz z tym na ubezpieczenie zdrowotne.

Rozliczenie VAT

Na ewidencję księgową wpływać będzie również kwestia VAT. W przypadku gdy poniesione na okulary wydatki, udokumentowane fakturą wystawioną na pracodawcę, będą związane z czynnościami opodatkowanymi VAT, ma on możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o naliczony wynikający z takiej faktury. Odliczenia należy dokonać w proporcji do kosztów zwracanych pracownikowi, czyli kosztów poniesionych przez pracodawcę. Z kolei gdy zakup okularów udokumentowany jest fakturą wystawioną na pracownika, nie można odliczyć podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury (potwierdza to dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 27 lutego 2013 r., nr IPPP3/443-1167/12-4/IG).

Podatnicy mają jednak wątpliwości, czy dostarczenie takich okularów podlega opodatkowaniu VAT w sytuacji, gdy faktura wystawiona jest na pracodawcę. Do tej kwestii odniósł się dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2013 r. (nr ILPP2/443-1016/12-2/MN). I w tym przypadku rozpatrywane są dwie sytuacje - gdy okulary są całkowicie refundowane lub tylko częściowo.

W pierwszym przypadku organ podatkowy stwierdził, że zapewnienie okularów pracownikom zgodnie z przepisami nie będzie podlegać opodatkowaniu VAT. Nie stanowi ono przekazania towarów na cele osobiste pracowników. Ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera definicji potrzeb osobistych. Można jednak przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Z kolei potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do których zaspokajania pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa.

W drugim przypadku - gdy refundacji nie podlega cała wartość okularów - jest jednak inaczej. Dyrektor izby skarbowej wskazuje, że jeżeli pracodawca częściowo tylko pokrywa koszty, to nie można uznać tej czynności za nieodpłatną. Na gruncie podatku od towarów i usług nie występują czynności częściowo odpłatne. Dlatego według organu jako podstawę opodatkowania należy przyjąć kwotę, która nie podlega refundacji pracownikowi przez pracodawcę, tj. stanowiącą różnicę między kosztem zakupu okularów korekcyjnych a kwotą refundowaną, pomniejszoną o kwotę podatku należnego.

Jednak warto zauważyć, że dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 28 marca 2012 r. (nr IPTPP1/443-3/12-4/MW) nie rozróżnia tych dwóch przypadków. W podsumowaniu twierdzi tylko, że przekazanie pracownikom okularów, których zakup jest udokumentowany fakturą wystawioną na pracodawcę, nie podlega opodatkowaniu VAT.

Na kontach

W księgach rachunkowych świadczenia tego typu ujmuje się na koncie kosztów operacyjnych. Dlatego też wydatki na zakup okularów korekcyjnych, które podlegają zwrotowi, można ująć zapisem: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 230 - Rozrachunki z pracownikami lub 300 - Rozliczenie zakupu. [przykład 1]

Napoje

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikom wody zdatnej do picia i innych napojów. Nakłada go rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Jednak szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. [przykład 2]

Ponieważ tak jak w przypadku okularów korekcyjnych obowiązek pracodawcy zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie podlega opodatkowaniu PIT (jako przychód pracownika). Wydatki te nie stanowią też podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a wraz z tym na ubezpieczenie zdrowotne.

Tak samo będzie się kształtowała kwestia rozliczenia VAT. Jak w poprzednim przypadku przekazanie pracownikom środków bhp jest związane z działalnością gospodarczą firmy. Dlatego ma ona prawo do odliczenia podatku naliczonego od tych zakupów. Wydanie wody pracownikom nie podlega opodatkowaniu VAT.

Ewidencja może przebiegać w poniższy sposób:

1. Otrzymanie od dostawcy wody faktury VAT: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - wartość netto, strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość podatku, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami - wartość brutto,

2. Zapłata dostawcy za fakturę - wartość brutto: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy,

3. Przyjęcie materiałów do magazynu - według ceny zakupu: strona Wn konta 310 - Materiały, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

4. Wydanie wody z magazynu do zużycia na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 310 - Materiały.

Jeżeli po zakupie woda zostanie wydana bezpośrednio z pominięciem magazynu, to zamiast księgowania 3 i 4 należy wprowadzić następujący zapis: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Ubrania i obuwie

Analogiczne zasady opodatkowania i księgowania dotyczą ubrań i obuwia roboczego spełniającego wymagania określone w Polskich Normach, a do ich dostarczania zobowiązuje art. 237⁷ kodeksu pracy. Rodzaje wymaganej odzieży i obuwia roboczego stosowanych na określonych stanowiskach pracy, a także przewidywane okresy ich użytkowania ustala pracodawca po konsultacji z pracownikami.

Kodeks pracy przewiduje też, że pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego. W takiej sytuacji pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Ewidencja księgowa naliczonego i wypłaconego ekwiwalentu za używanie przez pracowników własnej odzieży może przebiegać w następujący sposób:

1. Naliczenie należnego ekwiwalentu pieniężnego: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami.

2. Wypłata ekwiwalentu: strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 100 - Kasa lub 130 - Rachunek bankowy.

PRZYKŁAD 1

Zgodnie z zaleceniem lekarza

W ramach okresowych badań profilaktycznych lekarz zalecił pracownikowi okulary korekcyjne do pracy przy komputerze. Pracownik przedstawił fakturę (wystawioną na pracodawcę) za okulary na wartość brutto 432 zł. Zgodnie z regulaminem pracodawca zwraca koszty takiego zakupu do 600 zł.

@RY1@i02/2013/130/i02.2013.130.00800020c.801.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura VAT za okulary wystawiona na pracodawcę - 432 zł

a) wartość netto - 400 zł

b) wartość VAT - 32 zł

2. Odniesienie wydatku w koszty - 400 zł

3. Zwrot środków na rachunek bankowy pracownika - 432 zł

PRZYKŁAD 2

Zakup i wydanie wody

Spółka zakupiła wodę mineralną. Wartość faktury, którą wystawił dostawca, wynosi 9720 zł. Woda została wydana pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

@RY1@i02/2013/130/i02.2013.130.00800020c.802.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura VAT za wodę wystawiona na pracodawcę - 9720 zł

a) wartość netto - 9000 zł

b) wartość VAT - 720 zł

2. Zapłata za dostawę - 9720 zł

3. Przyjęcie materiałów do magazynu - 9000 zł

4. Wydanie części wody do zużycia - 1000 zł

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279).