Kar nie ujmuje się w księgach w kosztach operacyjnych

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej podmiot może być narażony na konieczność zapłaty różnego rodzaju kar. W ewidencji księgowej zalicza się je do pozostałej działalności operacyjnej. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami.

Niewykonanie umowy

Tak przykładowo w przypadku niedotrzymania warunków umowy. Zgodnie z art. 483 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.) w umowie można zastrzec zapłatę określonej sumy (kary umownej) za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Na podstawie noty obciążeniowej karę można ująć w księgach rachunkowych następująco: strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami/202 - Rozrachunki z dostawcami lub 240 - Inne rozrachunki. Z kolei zapłatę kary można ująć zapisem: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami/202 - Rozrachunki z dostawcami lub 240 - Inne rozrachunki, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Ewidencja spółki, która obciąża kontrahenta karą umowną za niewywiązanie się z warunków umowy, może wyglądać następująco: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami/201 - Rozrachunki z odbiorcami, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne. Z kolei otrzymanie zapłaty: strona Wn konta 130 - Rachunek bankowy, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami201 - Rozrachunki z odbiorcami.

W tym przypadku do pozostałych kosztów/przychodów operacyjnych nie zalicza się odsetek, które firma musi zapłacić w związku ze zwłoką w zapłacie należności, odsetek obciążających płatnika za nieterminową zapłatę składek ZUS czy należności podatkowych. Tego typu obciążenia stanowią koszt finansowy.

Podobnie jest w przypadku odszkodowań, które są zapłatą za wyrządzone szkody, poniesione przez kogoś straty. Zgodnie z art. 361 kodeksu cywilnego co do zasady naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł, oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono. Istotą odszkodowań nie jest więc rekompensata za szkodę. W takim przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczenie w zamian za wynagrodzenie - co oznacza, że otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika.

Zarówno kara umowna, jak i odszkodowanie co do zasady nie podlega opodatkowaniu VAT.

Sankcje administracyjne

Przedsiębiorcy mogą też płacić kary wynikające z ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 z późn. zm.). Nakłada je Inspekcja Transportu Drogowego. Przykładowo podmiot wykonujący przewóz drogowy lub inne czynności związane z tym przewozem z naruszeniem obowiązków lub warunków przewozu drogowego podlega karze pieniężnej w wysokości od 50 zł do 10 tys. zł za każde naruszenie. Z tym że suma kar pieniężnych nałożonych za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli drogowej nie może przekroczyć kwoty 10 tys. zł. Suma kar może być wyższa, gdy kontrola prowadzona jest w podmiocie. Jej maksymalna wysokość zależy od liczby pracowników.

Kary może też nakładać Państwowa Inspekcja Sanitarna (sanepid) czy Państwowa Inspekcja Pracy za naruszenie przepisów pracy.

W tych przypadkach ewidencja księgowa może przebiegać następująco:

- nałożenie kary: strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki,

- zapłata kary można ująć zapisem: strona Wn konta 240 - Inne rozrachunki, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Obciążenie pracownika

Z drugiej strony sam pracodawca ma też prawo nałożyć karę pieniężną na pracownika, którą ewidencjonuje się w pozostałej działalności operacyjnej. Zgodnie z art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) może to nastąpić, jeżeli pracownik nie przestrzega przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuścił miejsce pracy bez usprawiedliwienia, stawił się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy. Kara pieniężna musi być przeznaczona na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ewidencja księgowa może przebiegać w następujący sposób: strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

Kara potrącana jest bez konieczności uzyskania zgody od pracownika z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na PIT.

Potrącenie kary pieniężnej po odjęciu składek i zaliczki w księgach rachunkowych właśnie ujmuje się zapisem: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami.

Zgodnie art. 108 par. 3 k.p. kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń (składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na PIT).

WAŻNE

Jeżeli stopień prawdopodobieństwa ściągalności kary umownej w ocenie podmiotu jest niski (dłużnik np. odmówił jej zapłaty), najpóźniej na dzień bilansowy przedsiębiorstwa powinien on dokonać odpisu aktualizującego całości lub części jej wysokość (strona  Wn 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 280 - Odpisy z tytułu aktualizacji wartości należności)

PRZYKŁAD 1

Następstwa niewywiązania się z kontraktu

Zgodnie z umową spółka miała zrobić chodnik przed wejściem do siedziby firmy. Jednak nie wywiązała się z umowy w terminie, przez co usługobiorca naliczył karę w wysokości 1000 zł. Spółka zapłaciła przelewem bankowym.

@RY1@i02/2013/120/i02.2013.120.00800020k.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Otrzymanie noty obciążeniowej stwierdzającej nałożenie na spółkę kary umownej za niewywiązanie się z warunków umowy - 1000 zł

2. Zapłata kary na rachunek bankowy usługobiorcy - 1000 zł

PRZYKŁAD 2

Wystawienie noty obciążającej

Spółka otrzymała od kontrahenta zaliczkę na dostawę 1000 zł, na którą wystawiła fakturę. Kontrahent wycofał się z umowy, w związku z czym jednostka wystawiła fakturę korygującą do faktury zaliczkowej. Następnie obciążyła kontrahenta karą za zerwanie umowy - 1000 zł.

@RY1@i02/2013/120/i02.2013.120.00800020k.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Otrzymanie kwoty zaliczki - 1000 zł

2. Wystawienie faktury potwierdzającej wpłata zaliczki wartość brutto - 1000 zł

a) wartość netto - 813,01 zł

b) wartość VAT (23 proc.) - 186,99 zł

3. Korekta faktury zaliczkowej po zerwaniu umowy wartość brutto - 1000 zł

a) wartość netto - 813,01 zł

b) wartość VAT (23 proc.) - 186,99 zł

4. Wystawienie noty obciążeniowej stwierdzającej nałożenie na spółkę zrywająca umowę kary - 1000 zł

Agnieszka Pokojska

 agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330).