Do końca miesiąca trzeba zatwierdzić sprawozdanie

@RY1@i02/2013/105/i02.2013.105.008000100.802.jpg@RY2@

Już niecały miesiąc został na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2012 r. Obowiązek ten musi być dopełniony nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego, tj. do końca czerwca. Przy tym właściwymi organami do zatwierdzenia są:

- właściciel - w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną,

- wspólnicy - w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych,

- walne zgromadzenie - w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych i spółdzielni,

- zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy - w spółkach akcyjnych,

- zwyczajne zgromadzenie wspólników - w spółkach z o.o.

Przekazanie

Jednak zanim dojdzie do zatwierdzenia, trzeba udostępnić dokumenty sprawozdawcze. Zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki. Jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania, niezbędne będzie też dołączenie opinii wraz z raportem biegłego rewidenta. Dokumenty udostępnia się najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administracyjnego.

Przepisy nie określają, w jakiej formie dokumenty mogą być udostępnione. Można je przykładowo przesłać pocztą, e-mailem czy też udostępnić na stronie internetowej.

Forma pisemna

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno mieć formę pisemną, np. uchwały organu zatwierdzającego czy też decyzji organu założycielskiego.

We wspomnianej uchwale należy podać nie tylko okres, którego dotyczy sprawozdanie, ale również sumę bilansową oraz wynik finansowy netto. Pozwoli to wykluczyć wątpliwości dotyczące sprawozdania, które zostało przyjęte. Przy tym, np. w spółce akcyjnej uchwały walnego zgromadzenia, w tym dotyczące sprawozdania finansowego, wymagają zaprotokołowania przez notariusza. Wynika to z art. 421 kodeksu spółek handlowych.

Z kolei w przypadku osoby fizycznej zatwierdzenie sprawozdania polega na złożeniu oświadczenia woli w tym zakresie (w formie pisemnej) poprzez zamieszczenie w nim klauzuli "zatwierdzam" i złożenie pod dokumentem podpisu z datą. W tej sytuacji oczywiście kierownik jednostki podpisujący sprawozdanie po jego sporządzeniu i organ zatwierdzający to ta sama osoba.

Warto sprawdzić podpisy

Przed podjęciem decyzji istotne jest sprawdzenie, czy kierownik jednostki (np. wszyscy członkowie zarządu) oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), podpisali sprawozdanie. Jeżeli sprawozdanie nie posiada wymaganych podpisów, warto zapoznać się z pisemnym uzasadnieniem odmowy podpisu, które zgodnie z przepisami prawa bilansowego powinno zostać dołączone do sprawozdania.

Niezwykle ważną kwestią jest weryfikacja, czy sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez biegłego rewidenta i czy ten obowiązek został wypełniony. Jeżeli nie (mimo obowiązku) podział lub pokrycie wyniku finansowego będzie niemożliwe.

Kalendarium

Rozliczając księgi rachunkowe za 2012 r. w 2013 r. do:

● 30 czerwca - organ zatwierdzający musi przyjąć roczne sprawozdanie finansowe,

● 10 lipca (tj. w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania) - trzeba złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego w przypadku osób prawnych,

● 15 lipca (tj. w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) - należy złożyć sprawozdanie finansowe w rejestrze sądowym, a w przypadku podmiotów, których sprawozdania są poddawane obowiązkowemu badaniu i nie podlegają publikacji w KRS, do Monitora Sądowego i Gospodarczego,

● 15 lipca (tj. w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) - trzeba ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe za 2012 r. (ostatecznie otworzyć księgi za 2013 r.).

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).