Nieodpłatnie przekazane materiały reklamowe stanowią koszty

Na ewidencję przekazywania materiałów reklamowych wpływają m.in. przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Dlatego też warto zwrócić uwagę na zmiany, jakie od 1 kwietnia 2013 r. zostały wprowadzone w tych przepisach. Zmianie uległ m.in. art. 7 ust. 7 tej ustawy. Przepis ten mówi o wyłączeniu spod generalnej zasady opodatkowania VAT nieodpłatnych świadczeń. Po zmianie wyjątek stanowią prezenty o małej wartości i próbki, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Jak widać, ustawodawca usunął z nich materiały reklamowe i informacyjne. Jednak nie oznacza to, że ich przekazanie zawsze będzie podlegało opodatkowaniu. Zgodnie z wyjaśnieniami zamieszczonymi na stronie internetowej www.mf.gov.pl to, czy tak będzie, uzależnione jest od tego, czy materiały reklamowe i informacyjne będą miały wartość użytkową dla konsumenta. Ministerstwo Finansów podaje przykłady: przekazania ulotek informujących o firmie nie trzeba opodatkowywać, inaczej będzie z kalendarzami z zamieszczonymi na nich informacjami o firmie (mają dla nabywcy wartość użytkową).

Za wspomniane prezenty o małej wartości uważa się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

wo łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

wktórych przekazania nie ujęto we wspomnianej wyżej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Podatku nie nalicza się w sytuacji, gdy firma rozdaje gadżety, np. długopisy z logo firmy, a ich wartość nie przekracza 10 zł. Wówczas nie trzeba ich ujmować w ewidencji wartościowo-osobowej. Przekazanie takie nie podlega bowiem opodatkowaniu VAT.

W księgach rachunkowych zalicza się je do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje na koncie 460 - Pozostałe koszty rodzajowe.

Ewidencja księgowa w takim przypadku przebiega następująco:

wwartość brutto: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

wVAT naliczony: strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu,

wwartość netto: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy/promocji), strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

W dzisiejszym odcinku eksperci poruszają zagadnienia związane z ujmowaniem w księgach pewnych kategorii kosztów, co do których mogą pojawić się wątpliwości odnośnie do aktywowania w bilansie i późniejszego rozliczania lub ujmowania bezpośrednio w wynik okresu. Błędy dotyczą ujęcia kosztów:

- reklam rozliczanych w czasie,

- broszur informacyjnych o produktach, katalogów i materiałów reklamowych,

- związanych z tworzeniem i obsługą stron internetowych.

Jak przyznają eksperci, w praktyce często pojawiają się wątpliwości dotyczące ujęcia danej kategorii kosztu, czy powinien on zostać ujęty bezpośrednio w wynik okresu, czy też spełnia definicję aktywa. Problem tkwi głównie w zapewnieniu współmierności przychodów i kosztów, a zatem w określeniu, kiedy wystąpią korzyści ekonomiczne związane z zużyciem danego zasobu. W przypadku kosztów zakładamy, że korzyści ekonomiczne występują w tym samym okresie, w którym dane koszty zostały poniesione, w przypadku aktywów spodziewamy się zaś ich osiągnięcia w przyszłych okresach sprawozdawczych.

BŁĄD 1: Strona internetowa

Spółka w sierpniu 2012 r. podpisała umowę o utworzenie strony internetowej obejmującą: zakupienie i rejestrację domeny, opracowanie szaty graficznej, testy poprawności funkcjonowania, hosting. Przeniesienie praw autorskich na spółkę ma nastąpić po przeprowadzeniu wszystkich prac.

W roku 2012 spółka otrzymała fakturę: za utworzenie strony na kwotę netto 5 tys. zł; za hosting na kwotę netto 4 tys. zł za okres od 1 grudnia 2012 do 31 grudnia 2014 r.

W związku z zapisem dotyczącym przeniesienia praw autorskich spółka podsumowała koszty i aktywowała je jako wartość niematerialną i prawną w bilansie za 2012 r. w wartości 9 tys. zł.

KOMENTARZ EKSPERTA

@RY1@i02/2013/086/i02.2013.086.00800040t.801.jpg@RY2@

Katarzyna Karlińska menedżer w dziale audytu Deloitte

Według art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). przez wartości niematerialne i prawne - rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

c) know-how.

Strona internetowa wykonana na potrzeby firmy co do zasady nie służy bezpośrednio do wykonywania przez nią działalności gospodarczej. Pełni głównie funkcje informacyjne, zawiera zwykle opis wykonywanej przez spółkę działalności, jej historii, oferowanych produktów. Ponadto nie będzie również przedmiotem sprzedaży, najmu ani innej postaci obrotu gospodarczego, jest wykonana i dostosowana ściśle do potrzeb danej spółki. Z tego względu koszty związane z utworzeniem strony internetowej powinny być rozpoznane jako koszt okresu, w którym strona została utworzona. Na potrzeby ujęcia dla celów księgowych nie ma tu znaczenia zapis mówiący o przeniesieniu praw autorskich, gdyż strona jako taka nie spełnia definicji wartości niematerialnej i prawnej.

Inaczej jednak wygląda kwestia hostingu strony. Jest to usługa dotycząca pewnego przedziału czasowego. Jeśli część tego przedziału przypada na kolejny okres sprawozdawczy, a koszty są istotne, zasadne było rozliczenie ich w czasie poprzez pozycję rozliczeń międzyokresowych czynnych. Jeśli koszty są nieistotne, prawidłowym podejściem będzie również ujęcie ich w całości w rachunku wyników jednego okresu.

BŁĄD 2: Kampania radiowa i ulotkowa

W styczniu 2013 r. spółka wprowadziła na rynek nowy produkt. We wrześniu 2012 r. zakupiła w agencji reklamowej usługę opracowania reklamy radiowej oraz zaprojektowania i wydrukowania ulotek reklamowych. Emisja reklamy w radiu odbyła się w IV kw. 2012 r., a ulotki zostały przygotowane i rozpowszechnione w I kw. 2013 r. Spółka w grudniu 2012 r. otrzymała fakturę na kwotę netto 20 tys. zł, w tym 14 tys. zł za reklamę radiową, 6 tys. zł - za ulotki. Ujęła ją w księgach 2012 r. w pozycji rozliczeń międzyokresowych czynnych, powołując się na zasadę współmierności przychodów i kosztów. W ocenie spółki moment poniesienia kosztów reklamy wyprzedza jego wpływ na efekty w postaci przychodów ze sprzedaży wyrobów.

KOMENTARZ EKSPERTA

@RY1@i02/2013/086/i02.2013.086.00800040t.802.jpg@RY2@

Anna Niewieczerzał menedżer w dziale audytu Deloitte

Zgodnie z art. 39 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy czynnych rozliczeń mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Z kolei w myśl art. 3 ustawy rozliczenia międzyokresowe czynne stanowią składnik aktywów, czyli kontrolowanych przez jednostkę zasobów majątkowych o wiarygodnie określonej wartości, powstałych w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.

Czy koszty reklamy spełniają definicję aktywów? Trudno wyrokować w momencie poniesienia kosztów reklamy, że zapewni ona spółce uzyskanie korzyści ekonomicznych poprzez zwiększenie przychodów ze sprzedaży. Reklama może zwiększyć świadomość produktu u potencjalnych konsumentów, co niekoniecznie przełoży się na wzrost sprzedaży. Z tego względu zasadniczo koszty reklamy stanowią koszty okresu, w którym je poniesiono. W analizowanym przez nas przykładzie - w odniesieniu do kosztów reklamy radiowej - spółka powinna ująć je w wysokości 14 tys. zł w momencie poniesienia, czyli w kosztach 2012 r. Należy nadmienić, że takie ujęcie nie stoi w sprzeczności z zasadą współmierności przychodów i kosztów zdefiniowaną w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zasada współmierności uznaje za składniki aktywów wszelkie poniesione nakłady, które do czasu wypracowania przez nie korzyści ekonomicznych co do zasady aktywuje się w bilansie, co jednocześnie oznacza, że wszelkie nakłady, co do których nie ma pewności, że przyniosą przyszłe korzyści, ujmuje się bezpośrednio w kosztach okresu. Takie ujęcie zgodne jest także z zasadą ostrożności, której definicję znajdziemy w art. 7 ust. 1 ww. ustawy.

Inaczej sytuacja będzie wyglądała w stosunku do kosztów opracowania i druku ulotek. Usługa ta była świadczona dopiero w 2013 r., czyli dotyczy przyszłego okresu sprawozdawczego. W takiej sytuacji zastosowanie mają przepisy art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi spółka powinna odnieść 6 tys. zł na rozliczenia międzyokresowe kosztów i ująć je w kosztach dopiero w momencie ich poniesienia, czyli w 2013 r.

BŁĄD 3: Ujęcie broszur informacyjnych

Spółka ma stały portfel produktowy dóbr luksusowych. Potencjalnym i obecnym klientom rozdawane są broszury i katalogi reklamowe w formie albumów. W IV kw. 2012 r. dyrektor marketingu stwierdził, że istnieje ryzyko, iż zabraknie materiałów promocyjnych na pierwsze miesiące 2013 r. W związku z tym spółka zakupiła i otrzymała dodatkowe broszury i katalogi za kwotę 100 tys. zł + VAT w grudniu 2012 r. Wartość przyjętych materiałów została aktywowana na zapasach i jest rozliczana w koszty w momencie wydania z magazynu.

KOMENTARZ EKSPERTA

@RY1@i02/2013/086/i02.2013.086.00800040t.803.jpg@RY2@

Tomasz Pawlikowski menedżer w dziale audytu Deloitte

Z uwagi na to, że nie ma pewności, iż przekazanie potencjalnemu klientowi katalogu spowoduje w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych, nie jest spełniona definicja aktywów określona w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości. Spółka powinna zatem dokonać ujęcia kosztów zakupu broszur i katalogów w kosztach działalności operacyjnej bieżącego okresu z dniem dokonania zakupu w wysokości 100 tys. zł na koncie 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy/promocji) lub 550 - Koszty ogólnego zarządu w zależności od stosowanego planu kont.

Takie podejście jest zgodne także z MSR 38 - Aktywa niematerialne, według którego w niektórych przypadkach jednostka ponosi nakłady w celu osiągnięcia przyszłych korzyści ekonomicznych, ale nie nabywa składnika aktywów, który mógłby zostać ujęty. W takich przypadkach nakłady są ujmowane w ciężar wyniku w momencie ich poniesienia. Jako przykład wskazane są nakłady na działalność promocyjną i reklamową.

Możliwość ujęcia wydatków na nabycie materiałów reklamowych na koncie 330 - Towary lub 310 - Materiały istniałaby, gdyby wydanie było związane bezpośrednio z dokonaniem sprzedaży określonego towaru (sprzedaż premiowa, np. ręcznik z logo firmy dodany gratis do sprzedanej baterii prysznicowej). Wówczas koszt ujmowany jest księgowo z chwilą wydania towarów.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl