Zestawienie obrotów i sald jest podstawą do rozliczenia ksiąg

Do 26 marca podmioty, które tworzą sprawozdanie finansowe za 2012 r., muszą sporządzić zestawienie obrotów i sald. Właściwie po co ono jest tworzone? Czy w sytuacji, gdy księgi prowadzone są komputerowo, ma ono jakieś znaczenie?

Zachowanie terminów sporządzenia zestawienia obrotów i sald księgi głównej jest jednym z warunków do uznania ksiąg rachunkowych za prowadzone na bieżąco. Obowiązek ten dotyczy również jednostek, które prowadzą księgi przy użyciu komputera, mimo że w tym przypadku proces generowania zestawienia odbywać się może w sposób w pełni automatyczny. Dodatkowo zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych. Poprawne zestawienie obrotów i sald jest więc podstawą do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald powinno wskazywać identyczne sumy obrotów debetowych i kredytowych, a suma sald debetowych będzie odpowiadać sumie sald kredytowych. W przypadku ksiąg prowadzonych za pomocą systemów komputerowych, oprogramowanie zazwyczaj zabezpiecza przed typowymi błędami, np.: błędami związanymi z brakiem podwójnego zapisu, dwukrotnym zaksięgowaniem tego samego dokumentu (z takim samym opisem/numerem), zaksięgowaniem różnych kwot dotyczących jednej operacji księgowej, co sprawia, że generowane zestawienie jest obarczone niższym ryzykiem błędu. Może się jednak zdarzyć, że do zestawienia generowanego przez system nie zostało podpięte konto księgowe, co skutkuje uzyskaniem błędnego zestawienia. Taki błąd jest jednak dość łatwy do wykrycia i skorygowania.

System komputerowy nie jest w stanie natomiast uchronić przed takimi błędami jak zaewidencjonowanie operacji na niewłaściwych kontach bądź w niewłaściwej kwocie albo przed brakiem wprowadzenia zapisu operacji do systemu. Należy zatem pamiętać, by dokonać weryfikacji wygenerowanego przez system zestawienia, co pozwoli na wykrycie ewentualnych błędów.

Obrotówka poprzedza sporządzenie sprawozdania. Jakie więc czynności dotyczące rozliczenia 2012 roku powinny być zakończone przed wygenerowaniem tego zestawienia?

Elementem niezbędnym przy sprawdzaniu poprawności zestawienia obrotów i sald jest uzgodnienie sald kont syntetycznych w stosunku do prowadzonych do nich sald kont analitycznych. W tym przypadku także najczęściej system księgowy chroni przed niespójnością w tym obszarze, jednak warto dokonać dodatkowego sprawdzenia spójności.

W związku z tym, że sporządzenie obrotów i sald za rok obrotowy służy za podstawę do sporządzenia sprawozdania finansowego, przygotowując zestawienie jednostka powinna dokonać weryfikacji i uzgodnienia zapisów oraz sald kont. Następnie należy wykonać czynności związane z zamknięciem roku, na co składać się może między innymi dokonanie wyceny sald wyrażonych w walucie obcej, utworzenie rezerw czy też niezbędnych odpisów aktualizujących.

Czy przy tworzeniu obrotówki pojawiają się jakieś problemy czy błędy?

W związku z automatyzacją procesu przygotowania zestawienia obrotów i sald oraz z uwagi na korzystanie z programów księgowych ryzyko nieprawidłowości jest względnie niewielkie. Ewentualne błędy mogą wynikać ze źle dokonanych zapisów księgowych, które nie zostały skorygowane, bądź nieprawidłowego skonfigurowania systemu komputerowego podczas przyporządkowywania kont do tworzonego zestawienia obrotów i sald. Dodatkowo należy sprawdzić, czy przygotowane zestawienie zawiera wymagane w art. 18 ustawy o rachunkowości elementy, takie jak: symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

@RY1@i02/2013/049/i02.2013.049.00800010b.802.jpg@RY2@

wojtek górski

Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland

Rozmawiała Agnieszka Pokojska