Niewłaściwe przechowywanie ksiąg to przestępstwo

Spółki, których sprawozdania finansowe za 2012 rok zostaną zatwierdzone, powinny dokumenty za ten rok obrotowy, np. księgi rachunkowe, oraz samo sprawozdanie, przenieść do archiwum. Jeżeli chcą skorzystać z usług wyspecjalizowanej w tym zakresie firmy zewnętrznej (lub zmienić taką firmę), muszą powiadomić fiskusa o zmianie miejsca przechowywania zbiorów.

Mirosław Kucharczyk, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Warszawie, wyjaśnia, że w takiej sytuacji podatnicy niebędący osobami fizycznymi muszą złożyć NIP-2. Na formularzu aktualizuje się m.in. adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wraz ze wskazaniem biura rachunkowego lub innego podmiotu prowadzącego dokumentację w imieniu składającego. Druk składa się do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Taki termin wynika z art. 9 ust. 1 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 1314 z późn. zm.).

- Praktyka pokazuje, że podatnicy nie zawsze dokonują takich zgłoszeń w terminie lub też wskazują w zgłoszeniu NIP-2 adresy, pod którymi w rzeczywistości nigdy nie przechowywali ksiąg - mówi Mirosław Kucharczyk. Jest to ujawniane w ramach przeprowadzanych postępowań wyjaśniających lub czynności sprawdzających.

Fakt nieprzechowywania - wbrew obowiązkowi - ksiąg w miejscu wskazanym przez podatnika (siedziba spółki, miejsce wykonywania działalności lub miejsce określone w umowie z biurem rachunkowym - w przypadku gdy prowadzenie ksiąg zostało zlecone biuru rachunkowemu) podlega karze grzywny (art. 60 par. 2 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy; t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 186). Nie można takiego postępowania zakwalifikować jako błąd podatnika. Mirosław Kucharczyk podkreśla, że nieprzechowywanie ksiąg we wskazanym miejscu jest kwalifikowane jako przestępstwo. Z kolei, jak wyjaśnia, niezgłoszenie w terminie aktualizacji danych na NIP-2 to wykroczenie z art. 81 par. 1 pkt 1 k.k.s. zagrożone karą grzywny.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl