Jak długo archiwizować księgi rachunkowe i roczny raport

Dokumenty księgowe za dany rok, czyli w tym przypadku 2012 rok, przekazuje się do archiwizacji dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Jednak o ile okres przechowywania różnych dowodów księgowych nie przekracza pięciu lat, to sprawozdania finansowe gromadzi się trwale. W tym przypadku termin pięciu lat - dla dokumentów określonych w art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości - oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Nie oznacza to jednak, że po tym okresie z archiwów można usunąć dokumenty. Inne przepisy mogą wymagać dłuższego ich przechowywania. Przykładowo do celów podatkowych 5 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (w praktyce rok dłużej niż dla celów rachunkowych). Ustawodawca umożliwia ułatwienia przy przechowywaniu, pozwalając np. wykorzystać do tego nośniki elektroniczne. Jest to możliwe jeżeli taki sposób zapewnia zachowanie w trwałej postaci zawartości dowodów, a podmiot posiada urządzenia pozwalające na ich odtworzenie.

Wyjątek dotyczy dokumentów związanych z przeniesieniem praw majątkowych do nieruchomości, powierzeniem odpowiedzialności za składniki aktywów.

Tak samo jest w przypadku znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki (np. zarząd).

Ważne jest też miejsce archiwizacji dokumentów. Zgodnie z art. 73 ustawy o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Trzeba je więc tak przechowywać, aby w przypadku np. kontroli nie powstały problemy z odszukaniem poszczególnych dokumentów. Porządek ich archiwizowania powinien być dostosowany do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Co ważne - ustawodawca umożliwia przechowywanie ksiąg poza jednostką. Zezwala na to art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem dokumenty księgowe mogą być archiwizowane w odpowiedni sposób przez firmy prowadzące usługi w tym zakresie. Jeżeli podmiot zdecyduje się na skorzystanie z tego rozwiązania, wówczas - zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości - musi powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji. Ma na to 15 dni od dnia jej wydania. Niezbędne jest też zapewnienie do niego dostępu uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu (za zgodą organu kontroli lub nadzoru). Dodatkowo księgi rachunkowe mogą być prowadzone i przechowywane poza Polską.

WAŻNE

Zbiory zlikwidowanych podmiotów przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).