Jak długo archiwizować księgi rachunkowe i roczny raport

Dokumenty księgowe za dany rok, czyli w tym przypadku 2012 rok, przekazuje się do archiwizacji dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Jednak o ile okres przechowywania różnych dowodów księgowych nie przekracza pięciu lat, to sprawozdania finansowe gromadzi się trwale. W tym przypadku termin pięciu lat - dla dokumentów określonych w art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości - oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Nie oznacza to jednak, że po tym okresie z archiwów można usunąć dokumenty. Inne przepisy mogą wymagać dłuższego ich przechowywania. Przykładowo do celów podatkowych 5 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (w praktyce rok dłużej niż dla celów rachunkowych). Ustawodawca umożliwia ułatwienia przy przechowywaniu, pozwalając np. wykorzystać do tego nośniki elektroniczne. Jest to możliwe jeżeli taki sposób zapewnia zachowanie w trwałej postaci zawartości dowodów, a podmiot posiada urządzenia pozwalające na ich odtworzenie.