Sprawozdanie podpisują zarząd i księgowy

Do 31 marca podmioty muszą sporządzić sprawozdanie finansowe za 2012 rok, a odpowiednie osoby je podpisać. Wynika to z art. 52 ustawy o rachunkowości, który zobowiązuje do sporządzenia go nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. To ostateczny termin i mimo że przypada w tym roku w niedzielę, nie ulega przesunięciu. Wynika to z wyjaśnień Ministerstwa Finansów dla redakcji DGP.

Resort stwierdził, że w przepisie odwołano się do zdefiniowanego pojęcia dnia bilansowego, którym jest dzień sporządzenia przez jednostkę sprawozdania finansowego, oraz do dnia jego zatwierdzenia. Nie mają tu więc zastosowania przepisy normujące terminy płatności podatków według zasad określonych w art. 12 par. 5 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Kto stawia parafkę

Sprawozdanie podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), i kierownik jednostki.

Przy tym kierownik jednostki to:

- członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,

- wspólnicy prowadzący sprawy spółki - w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej,

- wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd - w przypadku spółki partnerskiej,

- komplementariusze prowadzący sprawy spółki - w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej,

- właściciel w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,

- likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.

Podpisy powinny zostać złożone pod pełnym sprawozdaniem finansowym, a więc pod każdym jego elementem składowym.

Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, np. zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie, niezależnie od tego, kiedy zostali powołani. Nie mają tu też znaczenia zasady reprezentacji, wewnętrzny podział funkcji czy odpowiedzialności za poszczególne sfery działalności spółki.

Szczegółowe obowiązki

Jeżeli chodzi o samą osobę odpowiedzialną za rachunkowość, podpis składa ten, kto prowadzi księgi, w momencie tworzenia sprawozdania. Z prawnego punktu widzenia nie ma znaczenia, czy prowadził rozliczenia w okresie objętym sprawozdaniem. Często też powstaje pytanie, czy główny księgowy musi podpisać sprawozdanie. Należy więc pamiętać, że jest to konieczne tylko wtedy, gdy jest on właśnie osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przekazanie takich obowiązków z reguły ma miejsce już podczas podpisywania umowy o pracę. Złożenie podpisu przez głównego księgowego pod sprawozdaniem za dany rok obrotowy nie oznacza jednak automatycznie, że powierzono mu prowadzenie ksiąg.

Jednocześnie należy pamiętać, że odmowa podpisania dokumentów sprawozdawczych przez jakąkolwiek z zobowiązanych osób wymaga pisemnego uzasadnienia. Skorzystanie z tego rozwiązania nie wpływa dobrze na wizerunek samego podmiotu może, bowiem sugerować, że w księgach czy sprawozdaniu mogą być nieprawidłowości.

Dane uzupełniające

A co ze sprawozdaniem z działalności? Jest ono dokumentem, który uzupełnia sprawozdanie finansowe. Obowiązek jego tworzenia nie dotyczy jednak wszystkich jednostek. Zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości do tworzenia tego sprawozdania zobowiązane są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe. Sprawozdania z działalności grupy kapitałowej należy również dołączyć do rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego na podstawie art. 55 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W tym przypadku obowiązek podpisu jest analogiczny jak w przypadku sprawozdania, z tym że dotyczy tylko kierownika jednostki. Sprawozdanie z działalności wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym składa się we właściwym sądzie rejestrowym. Należy to uczynić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez odpowiedni organ. Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości zatwierdzenie musi nastąpić nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca (przypada w niedzielę i też nie podlega przesunięciu).

Kalendarium

w 31 marca - sporządzić jednostkowe i skonsolidowane sprawozdania finansowe,

w 30 kwietnia - złożyć sprawozdanie finansowe wraz z zeznaniem podatkowym do urzędu skarbowego w przypadku osób fizycznych,

w 30 czerwca - organ zatwierdzający musi przyjąć roczne sprawozdanie finansowe,

w 10 lipca (tj. w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania) - złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego w przypadku osób prawnych,

w 15 lipca (tj. w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) - złożyć sprawozdanie finansowe w rejestrze sądowym, a w przypadku podmiotów, których sprawozdania są poddawane obowiązkowemu badaniu i nie podlegają publikacji w KRS, do Monitora Sądowego i Gospodarczego.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).