Jak rozliczyć wyniki inwentaryzacji aktywów i pasywów

Czy można dokonać kompensaty

@RY1@i02/2013/005/i02.2013.005.18300150e.811.jpg@RY2@

Z tym że kompensaty niedoborów i nadwyżek składników majątku dokonuje się, gdy objęte są ewidencją ilościowo-wartościową. Poza tym jest to możliwe, gdy:

● zostały one stwierdzone podczas tej samej inwentaryzacji - w tym samym okresie rozliczeniowym,

● powstały w wyniku niezawinionej pomyłki,

● dotyczą tego samego lub podobnego asortymentu,

● dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej.

W takim przypadku niedobory z nadwyżkami kompensuje się zgodnie z zasadą mniejszej ilości oraz mniejszej wartości różnic kompensowanych składników majątku.

Przykładowo - ujawniony niedobór towaru X wynosi 60 sztuk, których wartość jednostkowa to 20 zł. Natomiast nadwyżka towarów Y to 80 sztuk, każdy o wartości 25 zł. W takim przypadku kompensata ilościowo-wartościowa wyniesie (60 szt. po 20 zł) 1200 zł. Oznacza to, że zostanie całkowicie skompensowany niedobór towarów X. Zostanie natomiast nadwyżka towarów Y w wysokości 800 zł.

W księgach rachunkowych można to zaksięgować poniższymi zapisami:

1. Zarachowanie niedoborów - 1200 zł: strona Wn konta 264 - Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 330 - Towary i nadwyżki 2000 zł: strona Wn konta 330 - Towary, strona Ma konta 265 - Rozliczenie nadwyżek,

2. Kompensata niedoborów z nadwyżkami 1200 zł: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

3. Rozliczenie pozostałych nadwyżek towarów Y - 800 zł: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

Podstawa prawna

Art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Czy rozliczyć rozbieżności w bieżących księgach

@RY1@i02/2013/005/i02.2013.005.18300150e.812.jpg@RY2@

Choć czynności rozliczeniowe przeprowadzane są w 2013 r., to dotyczą poprzedniego okresu sprawozdawczego i dlatego korekty należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych za 2012 r.

W celu rozliczenia wykazanych niedoborów i nadwyżek komisja inwentaryzacyjna sporządza protokół, w którym zamieszcza wnioski dotyczące sposobu dokonania tej czynności. Jednak decyzję ostatecznie podejmuje kierownik jednostki, np. zarząd lub właściciel w przypadku działalności gospodarczej.

Rozliczenie inwentaryzacji jest podstawą sporządzenia sprawozdania finansowego. Ma bowiem doprowadzić do pokazania w księgach rachunkowych wartości aktywów i pasywów zgodnej (np. na 31 grudnia) ze stanem rzeczywistym.

Ustawa o rachunkowości nie reguluje terminu, w którym firmy powinny zakończyć te czynności. Należy to uczynić przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości podmioty mają na to czas do 85. dnia po dniu bilansowym. Oznacza to, że w przypadku sprawozdania za 2012 rok obrotówkę trzeba sporządzić do 26 marca.

Podstawa prawna

Art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Czy normy ubytków określają przepisy

@RY1@i02/2013/005/i02.2013.005.18300150e.813.jpg@RY2@

Jednostki, które posiadają tego typu aktywa, powinny w polityce rachunkowości wskazać granice, które uznawane są za ubytek naturalny. Same muszą je określić.

Pomocą w tym może być nieobowiązujące zarządzenie ministra gospodarki materiałowej z 14 grudnia 1983 r. w sprawie zasad opracowywania i stosowania norm ubytków naturalnych oraz stałego doskonalenia metodyki ustalania wysokości ubytków w gospodarce magazynowej i transporcie (MP nr 42, poz. 243). Wskazuje ono na trzy metody.

Można wykorzystywać dane dotyczące średnich faktycznych ubytków naturalnych danego towaru lub materiału. Można również zastosować metodę doświadczalną, która polega na wykorzystaniu wyników pomiarów i badań przeprowadzonych w rzeczywistych warunkach, np. magazynowania lub obrotu.

Wspomniane zarządzenie wskazuje także na metodę porównawczo-analityczną jako najbardziej właściwą. Polega ona na tym, że sprawdza się i porównuje dane statystyczne, dane z przeprowadzonych badań w rzeczywistych warunkach obrotu magazynowo-transportowego z danymi z badań laboratoryjnych oraz z danymi z literatury i normami ubytków naturalnych artykułów o zbliżonych właściwościach.

Samodzielne opracowanie norm ubytków jest dość trudne i pracochłonne. Dlatego też możliwe jest wykorzystanie dorobku podmiotów specjalizujących się w handlu danym rodzajem materiałów.

Jeżeli powstałe podczas inwentaryzacji różnice odpowiadają wysokości normy ubytków naturalnych, należy je ująć w księgach rachunkowych jako koszt ewidencjonowany na koncie kosztów operacyjnych "Zużycie materiałów".

Podstawa prawna

Art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Czy można obciążyć pracownika za braki

@RY1@i02/2013/005/i02.2013.005.18300150e.814.jpg@RY2@

Jeżeli niedobory i szkody powstały z winy pracownika, może zostać z tego tytułu obciążony (konto 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód). Warto pamiętać, że należność może być potrącona z wynagrodzenia tylko pod warunkiem pisemnego oświadczenia pracownika, że wyraża na to zgodę. Natomiast gdy komisja inwentaryzacyjna ustali, że winny był pracownik, ale nie wyraził on zgody na pokrycie niedoborów, spór trzeba będzie rozwiązać w sądzie. Należy to odpowiednio ująć na koncie 238 - Roszczenia sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym i 239 - Należności od pracowników objęte postępowaniem sądowym.

Przy pociąganiu pracownika do odpowiedzialności należy uwzględnić kodeks pracy. Zgodnie z jego przepisami może to nastąpić w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę, która powstała w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonania obowiązków. W tym przypadku odszkodowanie od pracownika nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego w dniu wyrządzenia szkody. Jeżeli jednak pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest zobowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Trochę inne zasady w tym zakresie obowiązują w przypadku przyjęcia odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się m.in. pieniądze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. W takiej sytuacji pracownik może się uwolnić od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niespełnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia (np. w przypadku kasjerów).

Podstawa prawna

Art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Art. 124 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy mogą powstać nadwyżki aktywów

@RY1@i02/2013/005/i02.2013.005.18300150e.815.jpg@RY2@

Jednak warto sprawdzić, czy ujawnione różnice inwentaryzacyjne nie są tylko pozorne, co może wyjaśnić dokładna analiza dokumentów. Przykładowo sytuacja taka może się zdarzyć w przypadku spisu z natury programów komputerowych przeprowadzanego przez informatyka. Ponieważ informatyk nie posiada wiedzy księgowej, na dokumencie inwentaryzacyjnym mogą zostać ujawnione nadwyżki. W takim przypadku konieczne jest przeanalizowanie, czy w księgach rachunkowych rzeczywiście brak odpowiednich zapisów, czy wykazana nadwyżka nie wynika z faktu, że oprogramowanie jest częścią środka trwałego, komputera. Wnioski muszą zostać umieszczone w protokole inwentaryzacyjnym.

Jeżeli ujawnione zostały środki trwałe, warto też zweryfikować, czy nie są używane na podstawie umowy najmu lub leasingu operacyjnego oraz czy nie są ujęte w ewidencji pozabilansowej.

Jeżeli taka sytuacja nie ma miejsca i okaże się, że dany środek trwały powinien znaleźć się w ewidencji księgowej, należy niezwłocznie go do niej wprowadzić. Podstawą zapisu w księgach będzie odpowiednia jego wycena. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie jego wartości według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, należy ustalić wartość, po której ujawniony środek trwały mógłby być w tym momencie sprzedany. Następnie wprowadzić go do ewidencji zapisem: strona Wn konta 010 - Środki trwałe, strona Ma konta 265 - Rozliczenie nadwyżek. Na koniec należy rozliczyć powstałą nadwyżkę za pomocą konta przychodów: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona konta Ma 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

Podstawa prawna

Art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl