Co należy zrobić, aby prowadzić biuro rachunkowe w 2013 roku

w Najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem działalności należy wykupić polisę ubezpieczeniową

w Trzeba wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zapobieganie praniu pieniędzy

Mimo planów deregulacyjnych w 2013 roku do prowadzenia biura rachunkowego nadal potrzebne są uprawnienia.

Zasady usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych uregulowane są głównie w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z jej przepisami usługowe prowadzenie ksiąg jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.). Polega na prowadzeniu ewidencji rachunkowej, przeprowadzaniu inwentaryzacji, wyceny aktywów i pasywów, sporządzaniu sprawozdań finansowych oraz gromadzeniu i przechowywaniu dokumentacji księgowej. Przedsiębiorcy świadczący tego rodzaju usługi mogą też dokonywać rozliczeń podatkowych, a dokładnie w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów: prowadzić księgi podatkowe i inne ewidencje do celów podatkowych oraz udzielać im pomocy w tym zakresie, a także sporządzać zeznania i deklaracje podatkowe lub pomagać przy tym.

Prowadzenie takiej działalności jest możliwe, gdy usługodawca posiada stosowne uprawnienia. Mają je nie tylko osoby z certyfikatem księgowym (ewentualnie świadectwem kwalifikacji - które nie są już wydawane), ale też biegli rewidenci i doradcy podatkowi.

Jeśli biuro rachunkowe zakłada przedsiębiorca będący osobą fizyczną, sam musi mieć któryś z wymienionych tytułów lub dokumentów. Jeśli taką działalność będzie prowadzić inny przedsiębiorca, np. spółka cywilna czy z ograniczoną odpowiedzialnością, warunkiem jest, aby czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg wykonywały uprawnione osoby. Mogą one co prawda korzystać z pomocy osób nieuprawnionych, ale muszą zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności.

Jak zdobyć uprawnienia

Najbardziej długotrwałe (może trwać ponad cztery lata) jest zdobycie uprawnień biegłego rewidenta. Kandydat musi zdać 10 egzaminów pisemnych (każdy z nich kosztuje 400 zł), a na końcu ustny egzamin dyplomowy (750 zł). Tytułu biegłego rewidenta nie może dostać osoba, która nie odbędzie rocznej praktyki w zakresie rachunkowości oraz co najmniej dwuletniej aplikacji. Aby trafić na listę uprawnionych, trzeba mieć też wyższe wykształcenie (nie trzeba go mieć w momencie przystępowania do postępowania kwalifikacyjnego).

Z kolei osoby, które chcą zdobyć uprawnienia doradcy podatkowego, muszą zdać egzamin i odbyć praktykę. Warunkiem jest też posiadanie wyższego wykształcenia. Musi on być spełniony przed przystąpieniem kandydata do egzaminu.

Weryfikacja wiedzy składa się z części pisemnej i ustnej (opłata wynosi 900 zł), przy czym warunkiem dopuszczenia do części ustnej jest zdanie części pisemnej.

Poza tym kandydaci na doradców podatkowych muszą odbyć dwuletnią praktykę zawodową w następującej kolejności

ww urzędzie skarbowym - 2 miesiące,

ww izbie skarbowej - 2 miesiące,

ww urzędzie kontroli skarbowej - 2 miesiące,

wu doradcy podatkowego lub w spółce doradztwa podatkowego - 18 miesięcy.

Z kolei certyfikat księgowy można uzyskać na dwa sposoby. W każdym przypadku konieczne jest doświadczenie w księgowości. Uprawnienia może więc otrzymać osoba z dwuletnią praktyką, jeżeli zda egzamin (przed komisją powołaną przez ministra finansów), lub taka, która legitymuje się odpowiednim wykształceniem z rachunkowości (np. magisterskim na kierunku rachunkowość w państwowej uczelni) oraz trzyletnią praktyką. Przy tym w 2013 roku opłata egzaminacyjna będzie wynosić 640 zł. Pierwszy w tym roku egzamin odbędzie się 19 stycznia.

Obowiązkowe OC

Każde biuro rachunkowe ma obowiązek ubezpieczenia swojej działalności. Powstaje on najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności. Moment ten jest bardzo ważny. Obecnie (od 11 lutego 2012 r.) nie ma możliwości wykupienia polisy ubezpieczeniowej wstecz.

Ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z wykonywaną działalnością.

Nie obejmuje natomiast szkód:

wpolegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;

wwyrządzonych przez ubezpieczonego po utracie uprawnień do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego, chyba że szkoda jest następstwem wykonywania działalności przed utratą tych uprawnień;

wpolegających na zapłacie kar umownych;

wpowstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową, zależna jest od przedmiotu działalności. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czynności doradztwa podatkowego wynosi równowartość w złotych 15 tys. euro. Z kolei jeżeli przedmiotem działalności jest tylko wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg, minimalna suma gwarancyjna to 10 tys. euro, natomiast samego doradztwa podatkowego - 5 tys. euro.

Kwoty te są ustalane przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta [patrz ramka]. Ustawa o rachunkowości przewiduje sankcje dla biura rachunkowego za prowadzenie działalności bez aktualnej polisy. Są nimi grzywna oraz kara pozbawienia wolności.

Dodatkowe obowiązki

Rozpoczynając działalność usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, należy pamiętać również o obowiązkach wynikających z ustawy z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Często nie wiedzą o tym podmioty, które od dawna działają na rynku. Przepisy nakazują m.in. przeszkolić pracowników w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz przekazywanie informacji generalnemu inspektorowi informacji finansowej itd.

Tak więc podmiot zamierzający rozpocząć taką działalność powinien co najmniej:

wwyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie,

wwprowadzić wewnętrzną procedurę,

wzapewnić udział pracowników wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy w programach szkoleniowych.

Suma ubezpieczeniowa

Minimalna suma gwarancyjna dla umów OC zawieranych w 2013 r. wynosi:

w61 006,5 zł - dla czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego,

w40 671 zł - dla czynności wyłącznie z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

w20 335,5 zł - dla czynności wyłącznie z zakresu doradztwa podatkowego.

Kwoty te zostały ustalane przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski 2 stycznia 2013 r., tj. 4,0671 zł za euro.

3 pytania do eksperta

@RY1@i02/2013/002/i02.2013.002.183001400.802.jpg@RY2@

dyrektor generalny Polskiej Izby Biur Rachunkowych

Jakie klauzule zawrzeć w umowie

Jak powinna być skonstruowana umowa biura rachunkowego z klientem?

W konstruowaniu tego typu umów istnieje zupełna dowolność. Nie można sobie jednak wyobrazić takiego dokumentu bez określenia zakresu czynności, wysokości wynagrodzenia, wzajemnych praw i obowiązków obu stron, miejsca przechowywania dokumentacji, ewentualnego trybu zmiany zasad współpracy, a także sposobu i terminu zakończenia umowy. Równie ważne jest określenie kwestii składania i podpisywania deklaracji podatkowych. Wiąże się z tym możliwość ustanowienia pełnomocnictwa dla właściciela lub pracownika biura.

Obie strony umowy powinny dążyć w niej do tego, aby wyznaczony został dokładnie zakres obsługi, co w przyszłości mogłoby ułatwić rozstrzygnięcie ewentualnych konfliktów oraz ustalić zakres odpowiedzialności biura za świadczone usługi. Przykładem takiego ewentualnego konfliktu mogą być oczekiwania wspólników spółki - na rzecz której świadczone są usługi - co do rozszerzenia tych usług na zajęcie się przez biuro prywatnymi rozliczeniami wspólników. Często bowiem wspólnicy liczą na to, że w ramach umówionej kwoty, jaką płacić będzie spółka, biuro poprowadzi również ich indywidualne rozliczenia.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w umowie znalazł się zapis, który uszczegółowi cennik świadczonych usług, z uwzględnieniem usług dodatkowych lub wskaże miejsce, gdzie należy poszukiwać dodatkowych informacji na ten temat (internetowa strona biura, szczegółowy cennik znajdujący się w pomieszczeniach biura itp).

Kto ponosi odpowiedzialność

Jak powinna zostać uregulowana kwestia odpowiedzialności za rozliczenia?

W przypadku powierzenia biuru rachunkowemu prowadzenia ksiąg kierownik jednostki może zwolnić się od szczególnej odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Nie zwalnia go to jednak z ogólnej odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru za stan ksiąg.

Oznacza to, że umowa z biurem rachunkowym powinna zawierać zapisy, które pozwolą na efektywne sprawowanie nadzoru nad księgami przez kierownika jednostki. Wymaga to wdrożenia - poprzez umowę - rozwiązań, na podstawie których kierownik jednostki miałby kontrolę, analizując, np. na bieżąco dokonywane w księgach zapisy. Mogłoby się to dziać dzięki dostępowi online do ksiąg lub otrzymywaniu okresowych lub na żądanie, raportów itp.

Jak uniknąć błędów w umowach

Jakie błędy popełniane są najczęściej w umowach między biurem rachunkowym a klientem?

Jednym z popełnianych przez biura błędów jest przykład, o którym wspomniałem wcześniej. Mianowicie prowadzenie przez biuro prywatnych rozliczeń wspólników spółki i nieuwzględnienie tego w umowie ze spółką. Konsekwencją może być naliczenie przez organy podatkowe przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia spółki na rzecz udziałowca. Spółce grozi też kara za niewystawienie wspólnikowi PIT-8C. Po stronie biura konsekwencją może być opodatkowanie świadczonej nieodpłatnie usługi należnym VAT.

Istotnym błędem, jaki popełniają biura jest pominięcie w umowie kwestii trybu zwrotu dokumentacji księgowej lub ewentualnego przechowywania przez biuro tej dokumentacji. W razie przechowywania dokumentacji przez następne lata biura narażają się na zarzut nieodpłatnego świadczenia takiej usługi. Zawierane umowy często nie są zaopatrzone w klauzulę odpowiedzialności karnej skarbowej za popełnione błędy w deklaracji podatkowej oraz za błędy w terminach składania różnych pism do urzędu skarbowego i ZUS. Taki błąd może podatnika drogo kosztować.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów 16 grudnia 2008 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 234 poz. 1576).

Ustawa z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 46, poz. 276).