Jakie kursy walut stosować przy przeliczaniu na złote kosztów zagranicznych delegacji służbowych

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej pracownikowi z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości równowartości przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (par. 20 rozporządzenia).

Należy podkreślić, iż zasady te oraz przewidziany w rozporządzeniu kurs waluty stosowany jest wyłącznie do rozliczeń z pracownikiem. Z kolei dla celów zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów (dalej: KUP) właściwy jest kurs średni dla danej waluty ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 11a ust. 2 ustawy o PIT). Należy zatem prawidłowo ustalić dzień poniesienia kosztu.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT oraz odpowiednio art. 22 ust. 5d ustawy o PIT, za dzień poniesienia KUP uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Z kolei w myśl art. 15a ust. 7 ustawy o CIT oraz art. 24c ust. 7 ustawy o PIT - za koszt poniesiony, o którym mowa w ust. 2 i 3 tych artykułów, uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), a za dzień zapłaty - dzień uregulowania zobowiązań w jakiejkolwiek formie, w tym w wyniku potrącenia wierzytelności.

Rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonuje się na podstawie dokumentu w postaci "Polecenia wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenia kosztów podróży służbowej". Dokumenty te uwzględniają wszystkie wydatki poniesione w związku z odbytym wyjazdem służbowym, a zatem stanowią podstawę ujęcia ich w księgach rachunkowych. Jednocześnie dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto ten koszt w księgach. Stąd konkluzja, że dniem poniesienia kosztu w przypadku podróży służbowej jest dzień, na który ujmuje się w księgach rachunkowych koszt, w oparciu o sporządzone przez pracownika rozliczenie kosztów delegacji. W praktyce oznacza to dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży. To z kolei implikuje zastosowanie kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ujęcia wydatku w księgach, na podstawie rozliczenia delegacji, czyli kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży służbowej.

Anna Kiersnowska - Drzewiecka

doradca podatkowy ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851).