Jak rozliczyć przedstawiciela handlowego obsługującego teren kilku województw

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użycie w tym przepisie słowa "w szczególności" oznacza, że wymienione w nim kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Dlatego przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne czy też częściowo odpłatne lub świadczenia w naturze, skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Organy podatkowe (np. dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 6 marca 2014 r. nr IPTPB1/415-740/13-4/DS) podkreślają, iż za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne - to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu - przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Z punktu widzenia rozliczenia handlowców należy wskazać, iż wyjazdy ich na terenach województw przypisanych w umowach o pracę nie są podróżami służbowymi w rozumieniu przepisów ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Na gruncie przepisów prawa pracy nie ma przeszkód, aby katalog świadczeń związanych z pracą obowiązujący u danego pracodawcy przewidywał zapewnienie pracownikowi noclegu bądź zwrot kosztów noclegu związanego z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością zamieszkania pracownika. Ale zapewnienie tego rodzaju świadczeń nie należy do obowiązków pracodawcy. Stąd zwrot pracownikowi zwiększonych kosztów wykonywania pracy (niemający charakteru wynagrodzenia za pracę) stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.

W przypadku gdy pracownik nie jest w podróży służbowej - tak jak to ma tu miejsce na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 - do wysokości nieprzekraczającej kwoty 500 zł. Natomiast wartość świadczenia - przekraczająca kwotę 500 zł - ponoszona przez pracodawcę z tytułu zapewnienia noclegu tym pracownikom, pracodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego temu pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z art. 31, 32 i 38 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).

W zakresie zwrotu wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodów służbowych przez pracowników do wykonywania obowiązków służbowych należy stwierdzić, że dokonywany zwrot kosztów za paliwo oraz opłat za przejazdy płatnymi drogami i opłat parkingowych nie powoduje uzyskania przez tych pracowników przychodów z nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o PIT z tytułu pokrycia ww. kosztów eksploatacyjnych. Wydatki te nie mają charakteru osobistego. Dotyczą wyłącznie pojazdu firmowego, stanowiącego element wyposażenia stanowiska służbowego. Tym samym nie powstaje obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych z tytułu zwrotu kosztów za paliwo oraz kosztów za przejazdy płatnymi drogami i opłat parkingowych.

PRZYKŁAD

Nocleg

Pracodawca zwrócił przedstawicielowi handlowemu kwotę 1290 zł za koszty noclegu za marzec 2014 r. i kwotę 160 zł za wydatki na przejazdy autostradami (na podstawie rachunków przedłożonych przez pracownika). Wynagrodzenie brutto pracownika wynosi 4800 zł. Księgowania listy płac dotyczącej obciążeń pracownika będą następujące:

@RY1@i02/2014/129/i02.2014.129.00800030i.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Zarachowanie kosztów przejazdów i noclegów na podstawie dokumentów przedstawionych przez pracownika w kwocie 1450 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta Rozrachunki z pracownikami.

2. KW zwrot pracownikowi kosztów przejazdu autostradami w kwocie 160 zł: strona Wn konta Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Kasa.

3. Ujęcie listy płac wraz z wartością noclegów:

a) wynagrodzenie pracownika w kwocie 4800 zł (kwota wartości noclegów będzie podwyższała wartość podstawy naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i opodatkowania): strona Wn konta Wynagrodzenia, strona Ma konta Rozrachunki z pracownikami;

b) składki emerytalna, rentowa i chorobowa w kwocie 834,94 zł (według wyliczenia od podstawy składek ZUS w kwocie 6090,00 zł: składki emerytalna 9,76 proc. + rentowa 1,5 proc. + chorobowa 2,45 proc. = 594,38 zł + 91,35 zł + 149,21 zł = 834,94 zł): strona Wn konta Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rozrachunki z ZUS;

c) składka na ubezpieczenie zdrowotne 9 proc. w kwocie 472,96 zł: strona Wn konta Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rozrachunki z ZUS;

d) obliczenie i ujęcie zaliczki na podatek dochodowy:

podstawa obliczenia zaliczki 5590 zł - 834,94 zł = 4755 zł; składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu: (7,75 proc.) 407,27 zł; zaliczka do urzędu skarbowego 4755 zł x 18 proc. - 46,33 zł - 407,27 zł = 402,00 zł;

● strona Wn konta Rozrachunki z pracownikami 402,00 zł;

● strona Ma konta Rozrachunki z US 402,00 zł;

e) wynagrodzenie do wypłaty 6090zł - 834,94 zł - 472,96 zł - 402 zł = 4380,10 zł: strona Wn konta Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rachunek bankowy.

@RY1@i02/2014/129/i02.2014.129.00800030i.802.jpg@RY2@

dr Katarzyna Trzpioła Katedra Rachunkowości UW

dr Katarzyna Trzpioła

Katedra Rachunkowości UW

Podstawa prawna

Art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 19, art. 31, 32 i 38 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Par. 1 i 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).