W jaki sposób rozbudować ewidencję analityczną dotyczącą reprezentacji

Rzeczywiście można zaobserwować dość dużo zmian w interpretowaniu pojęcia reprezentacja przez organy skarbowe i sądy. Przedsiębiorcy w związku z tym potrzebują bardziej szczegółowych informacji na temat ponoszonych przez siebie nakładów, tak, aby móc zidentyfikować te, które nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Może pomóc im w tym odpowiednio przygotowana ewidencja w księgach rachunkowych.

Po pierwsze należy zwrócić uwagę na to, iż generalnie obowiązuje zasada zamkniętego katalogu kont księgi głównej (czyli kont syntetycznych). Oznacza ona, iż nie powinno się dokonywać rozbudowy tych kont w ciągu roku obrotowego. Ale nie jest to zabronione. Jeśli system informatyczny obsługujący księgi rachunkowe na to pozwala, to można dodać konto syntetyczne służące ujmowaniu kosztów reprezentacji. Ważne jest, aby konto to zostało w ramach systemu podpięte pod pozycję Pozostałe koszty rodzajowe przy ustalaniu wyniku finansowego na koniec okresu jego obroty przenoszone będą na konto:

● Wynik finansowy, jeśli jest on ustalany w wersji porównawczej,

● Rozliczenie kosztów, jeśli wynik finansowy ustalany jest w wersji kalkulacyjnej.

Rozbudowując ewidencję, warto uwzględnić transakcje, z których kont będą brane pod uwagę przy ustalaniu podstawy opodatkowania, a które należy zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych wyłączyć, jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Na przykład w tej chwili, jako koszty uzyskania przychodów nie są kwestionowane nakłady na:

● usługi gastronomiczne w restauracjach nabywane podczas spotkań biznesowych z kontrahentami, których celem jest omówienie spraw handlowych,

● szkolenia kontrahentów mające na celu wspomaganie procesów sprzedażowych,

● gadżety opatrzone logo firmowym (m.in. długopisy, smycze, notesy, kubki, kalendarze, pendrivy) oznaczone logo firmy, jeśli ich celem jest rozpowszechnianie marki,

● uczestnictwo w targach i imprezach branżowych,

● ubiór służbowy oznaczony logo firmy lub w inny sposób, wykluczający używanie go na potrzeby osobiste,

● drobne artykuły spożywcze (kawa, herbata, mleko, woda, napoje bezalkoholowe) na poczęstunek serwowany w siedzibie firmy.

Natomiast kwestionowane są na przykład nakłady na:

● zakup wartościowych upominków dla kontrahentów, jeśli są one wręczane wybranym kontrahentom - przyjmuje się, że ma on charakter reprezentacyjny,

● zakup kwiatów wręczanych kontrahentom,

● organizację spotkań biznesowych, przyjęć i posiedzeń oraz poczęstunku dla gości, jeśli ich celem jest kreowanie wizerunku firmy,

● przyjmowanie i utrzymywanie delegacji kontrahentów (np. nocleg, koszty przejazdów, bankietów, a także zorganizowanie dla nich atrakcji, takich jak np. bilety do teatru, na koncert),

● wystrój firmy i zagospodarowanie terenu wokół firmy, jeśli odbiegają od przyjętych w danym środowisku zwyczajów i norm,

● organizację jubileuszu firmy - poczęstunek gości, imprezy artystyczne, upominki, nagrody w konkursach, w zakresie, w jakim nie mają one charakteru reklamowego.

Jeśli nie jest konieczne lub możliwe rozbudowanie ewidencji syntetycznej, to należy dokonać dołączenia kont w ewidencji analitycznej (szczegółowej). Tu w zależności od budowy systemu informatycznego dołączenie kont możliwe będzie na tzw. 1 lub 2 poziomie analityki. [przykłady 1 i 2]

W zależności od sytuacji i rodzaju nakładów ponoszonych w jednostce ewidencja ta może zostać bardziej lub rozbudowana. Jeśli dany rodzaj nakładu dotychczas pojawiał się często, to prawdopodobnie tak będzie i w przyszłości. Zatem warto ze względu na kontrowersje podatkowe wyodrębnić te nakłady w systemie ewidencyjnym. Jeśli natomiast nakład dotychczas się nie pojawiał albo pojawiał bardzo sporadycznie, to wystarczy, aby był księgowany na koncie Pozostałe koszty reprezentacyjne. Warto jednak wtedy w opisie transakcji zwrócić uwagę na jej dokładniejsze scharakteryzowanie, aby poprzez analizę zapisów na tym koncie szybko móc zidentyfikować transakcje i dokumenty źródłowe będące podstawą zapisów, które należy wnikliwiej, np. w trakcie kontroli podatkowej, przeanalizować.

PRZYKŁAD 1

Rozbudowa na 1...

409 Pozostałe koszty rodzajowe

409-1 Koszty spotkań z kontrahentami - gastronomia i poczęstunki

409-2 Koszty reprezentowania spółki

409-3 Koszty związane z gastronomią i poczęstunkami inne niż kontrahenci

409-4 Pozostałe koszty reprezentacyjne

PRZYKŁAD 2

...i 2 poziomie analityki

409 Pozostałe koszty rodzajowe

409-1 Koszty reprezentacyjne

409-1-1 Gastronomia

409-1-2 Drobne poczęstunki

409-1-3 Prezenty i inne na rzecz kontrahentów

409-1-4 Reprezentowanie spraw spółki

409-1-5 Pozostałe koszty reprezentacyjne

@RY1@i02/2014/067/i02.2014.067.00800020e.803.jpg@RY2@

Katarzyna Trzpioła Katedra Finansów i Rachunkowości Uniwersytetu Warszawskiego

Katarzyna Trzpioła

Katedra Finansów i Rachunkowości Uniwersytetu Warszawskiego

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz 330 z późn. zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).