Poradnia podatkowa

Jak należy u podatnika zaewidencjonować wyposażenie

Czy biuro rachunkowe uwalnia od obowiązków ewidencyjnych

Zastanawiamy się nad rezygnacją z ksiąg rachunkowych. Nie wiemy jednak, jak policzyć wartości naszych przychodów. Czy trzeba wziąć pod uwagę przepisy ustawy o PIT?

Nie. Limit podany w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości jest taki sam jak w art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednak każda z tych ustaw inaczej definiuje kategorię branych pod uwagę przychodów. Zgodnie z art. 14 w zw. z art. 24a ust. 4 ustawy o PIT mają znacznie szerszy zakres od przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Do przychodów podatkowych zalicza się takie ich kategorie, które nie są uwzględniane przy obliczaniu limitu przychodów według ustawy o rachunkowości. Przepis ustawy o rachunkowości mówi o przychodach netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych; nie uwzględnia więc np. wartości otrzymanych dotacji, odszkodowań czy kwot uzyskanych ze sprzedaży środków trwałych.

Niejasność regulacji powoduje wątpliwości u podatników, którymi przepisami powinni się kierować przy obliczaniu powyższego limitu.

Według ekspertów osoby prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów powinny stosować przepisy zawarte w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, natomiast osoby prowadzące księgi rachunkowe - przepisy ustawy o rachunkowości. Jeżeli więc przedsiębiorca prowadził dotychczas podatkową księgę przychodów i rozchodów, to powinien kierować się postanowieniami zawartymi w ustawie podatkowej, przyjmując do obliczenia przychody wymienione w art. 14 tej ustawy. Z kolei, jeżeli dotychczas firma prowadziła księgi rachunkowe, to powinna brać pod uwagę wartość przychodów ustaloną na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości.

Podstawa prawna

Art. 2 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Art. 24a ust. 4 z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2016 r. poz. 2032 ze zm.).

Chcę zrezygnować z ksiąg rachunkowych. Będę musiał założyć ewidencję wyposażenia. Czy wykazuje się je w cenach netto?

Tak. Podatnicy prowadzący pełne księgi nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia. Muszą ją założyć, gdy chcą zrezygnować z pełnych ksiąg i założyć księgę przychodów i rozchodów. Wymaga tego par. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem w ewidencji należy wykazywać wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł. Składniki majątku o niższej wartości stanowią również wyposażenie, jednakże nie ma obowiązku ich ewidencjonowania.

Co do zasady maksymalną wartością wyposażenia jest 3500 zł. Po jej przekroczeniu zakupy stanowią środki trwałe, które ujmuje się w ewidencji środków trwałych i podlegają amortyzacji.

Wyjątkiem będą te składniki majątku, których wartość przekroczy ten limit, ale przedsiębiorca zamierza je wykorzystywać krócej niż rok, przez co nie spełnią definicji środka trwałego. Wówczas trzeba go ująć w ewidencji wyposażenia.

Podmioty będące zarejestrowanymi podatnikami VAT i mające prawo do odliczenia VAT ujmują wyposażenie w cenach netto. Pozostałe podmioty ewidencjonują wyposażenie w cenach brutto. Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania.

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji. Ewidencję tę należy prowadzić od momentu założenia księgi przychodów i rozchodów.

Podatnik musi ująć wyposażenie najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Przykładowo, jeżeli w styczniu dokonał zakupu komputera, ale został on przekazany do użytkowania w lutym, to wpisu do ewidencji wyposażenia należy dokonać w lutym. Jego brak nie uniemożliwia zaliczenia wydatku do kosztów. Podatnik może być jednak ukarany za nierzetelne ewidencje.

Podstawa prawna

Par. 4 rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.).

Zastanawiamy się nad rezygnacją z ksiąg rachunkowych i przejściem na podatkową księgę. Czy jeżeli wynajmę do rozliczeń biuro rachunkowe, uwolni mnie to od wszelkich obowiązków ewidencyjnych?

Nie. W takim przypadku podatnicy mają obowiązek prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży (z wyjątkiem podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących). Natomiast w razie wykonywania działalności kantorowej lub prowadzenia lombardu także ewidencje, o których mowa w par. 6 rozporządzenia, tj. ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.

Należy też pamiętać, że szukanie na zewnątrz najtańszych rozwiązań może być nieopłacalne. Zatrudnienie biura nie oznacza uwolnienia się od odpowiedzialności za błędy w księgach i rozliczeniach podatkowych. Ewentualne opłaty, kary i zaległości zarówno urząd skarbowy, jak i ZUS egzekwują bezpośrednio od podatnika. Jeśli więc biuro się pomyli i powstanie zaległość podatkowa, to odpowiedzialność z tego tytułu poniesie podatnik.

Klient biura rachunkowego może się natomiast w takiej sytuacji domagać odszkodowania od ubezpieczyciela tego podmiotu. Musi jednak udowodnić, że błąd powstał właśnie z winy biura.

Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się na zatrudnianie biura rachunkowego, to w ciągu 7 dni od zawarcia umowy powinni o tym zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi. Musi przy tym wskazać nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

Podstawa prawna

Par. 8 rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.).

ⒸⓅ