Księgi podatkowe trzeba zamknąć

Spółki, które zamierzają kontynuować swoją działalność, muszą zamknąć i otworzyć swoje księgi rachunkowe. Mają na to 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na zatwierdzenie raportu był 30 czerwca.

Jak wyjaśnia Tomasz Kociołek, starszy konsultant w dziale audytu PricewaterhouseCoopers, zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe jednostki. Obecnie są one prowadzone najczęściej w środowisku informatycznym. W praktyce zamykanie ksiąg dokonywane jest w dwóch etapach.

– Wstępnie dla celów sporządzenia sprawozdania finansowego zaakceptowane powinny zostać wszystkie dokonane wcześniej zapisy księgowe, z pozostawieniem otwartego ostatniego miesiąca – twierdzi nasz rozmówca. Dodaje, że niektóre systemy posiadają możliwość księgowania w tzw. trzynastym okresie. Pozwala to w szczególności na korygowanie lub uzupełnianie zapisów ujętych już po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem (np. będących skutkiem zdarzeń po dniu bilansowym) oraz przeniesienie sald kont wynikowych na konto wyniku finansowego.

Ekspert wyjaśnia, że w ramach ostatecznego zamknięcia ksiąg należy najpierw dokonać zamknięcia ostatniego miesiąca, a następnie zamknięcia całego roku obrotowego. Księgi rachunkowe jednostek kontynuujących działalność powinny zostać ostatecznie zamknięte najpóźniej w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Tomasz Kociołek podkreśla, że stany aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia powinny być ujęte w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok obrotowy. Większość stosowanych przez jednostki komputerowych systemów finansowo-księgowych pozwala na automatyczne przeniesienie jako bilans otwarcia bilansów zamknięcia poprzedniego roku obrotowego już w momencie wstępnego zamknięcia ksiąg.

– Po ich ostatecznym zamknięciu należy jednak pamiętać o zweryfikowaniu tak wprowadzonego w systemie bilansu otwarcia – twierdzi nasz rozmówca. Związane może to być z koniecznością wprowadzenia ewentualnych korekt (np. wynikających z badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta).

Roman Seredyński, biegły rewident, prezes zarządu Europejskiego Centrum Audytu, przypomina, że zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych nie jest związane wyłącznie ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości zamknięcie ksiąg następuje również na:

● dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,

● dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,

● w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,

● dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,

● dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,

● inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami

– nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Ekspert wyjaśnia, że jest to temat znacznie szerszy niż zamknięcie roczne.

Każde zamknięcie roku powoduje obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego – twierdzi nasz rozmówca. Z kolei z odrębnych przepisów – ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) – wynika obowiązek sporządzenia za ten okres zeznania rocznego CIT-8, co niejednokrotnie przysparza podatnikom wielu problemów w zakresie przyporządkowania przychodów oraz kosztów do odpowiednich okresów sprawozdawczych. Według Romana Seredyńskiego jest to szczególnie trudne, gdy zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na inny dzień niż ostatni dzień miesiąca.