Jak rozliczyć zaliczkę na materiały

księgowa w Auxilium

W tym kontekście warto zwrócić uwagę na art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, może podjąć decyzję, że wartość materiałów i towarów będzie odpisywana w koszty na dzień ich zakupu połączona z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Jest to uproszczenie, które może być przyjęte z uwzględnieniem zasady rachunkowości wyrażonej w art. 4 ust. 4, zgodnie z którą jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wynik finansowy. Nie ma zatem możliwości zaliczania od razu w koszty uzyskania przychodów całości zakupionych materiałów budowlanych, które są kosztem bezpośrednim, czyli są bezpośrednio związane z przychodami.

Wpłacone zaliczki na poczet dostaw towarów z punktu widzenia podatku dochodowego są neutralne. Ponieważ w przepisach podatkowych pojęcie zaliczka nie zostało zdefiniowane, podatnicy szczególnie w przypadkach 100-proc. wpłat muszą przy zawieraniu umów wyraźnie określać, jaki charakter mają kwoty wpłacane, oraz wskazywać konkretne dostawy towarów, podlegające wykonaniu w przyszłych okresach sprawozdawczych, których te wpłaty dotyczą.

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów faktur zaliczkowych otrzymanych przez podatnika uzależnione jest od tego, czy dokumentują one wpłaty stanowiące zaliczki na poczet ceny materiałów budowlanych, czy też dokumentują faktycznie zrealizowane dostawy w poszczególnych miesiącach budowy. Szczegółowe zasady wystawiania faktur zaliczkowych oraz dane, które powinny zawierać, określa par. 10 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur. Jeżeli przed wydaniem towaru nabywca wpłaci część lub całość należności w postaci zaliczki, to sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę VAT w terminie siedmiu dni od daty otrzymania części lub całości należności od nabywcy.

Do czasu wydania towaru faktury zaliczkowe nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, gdyż dokumentują one jedynie wpłaty na poczet przyszłych dostaw towarów. Dokonane zaliczki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, i to bez względu na fakt potwierdzenia zapłaty zaliczki fakturą VAT.