Kradzież towarów księguje się w pozostałe koszty operacyjne

Kradzież towarów handlowych szczególnie w sieciach handlowych typu supermarkety jest zjawiskiem dosyć powszechnym.

Magdalena Kozak, zastępca głównego księgowego CFAC, uważa, że tego typu niedobory w towarach, wykryte od razu lub podczas inwentaryzacji, zaliczyć należy do strat nieznanych. Przepisy podatkowe pozwalają zaliczać tego rodzaju straty do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że majątek był odpowiednio zabezpieczony a kradzież odpowiednio udokumentowana.

– Również w kwestii VAT niedobory niezawinione nie podlegają opodatkowaniu – twierdzi nasza rozmówczyni. Dodaje, że strata nie jest czynnością podlegającą przepisom ustawy o VAT, a zatem podatnik nie ma obowiązku odprowadzenia podatku należnego związanego z utraconym towarem.

Magdalena Kozak wyjaśnia, że osoby prowadzące księgi handlowe stratą z tytułu kradzieży powinny obciążyć , uznając . Otrzymane odszkodowanie zaksięgują natomiast .

Inwentaryzacja policji

Dodajmy, że może zajść także okoliczność, w której złodziej ucieknie z miejsca przestępstwa ze skradzionym towarem. Wówczas należy niezwłocznie zawiadomić policję.

Halina Pawlikowska, dyrektor merytoryczny firmy Extor świadczącej outsourcing finansowo-księgowy, wyjaśnia, że sporządzony protokół jest podstawą do wypłacenia odszkodowania przez ubezpieczyciela, jeśli towar był ubezpieczony. Dla organów podatkowych jest to natomiast dowód uznania skradzionych towarów za koszt. W polityce rachunkowości firmy powinno znajdować się między innymi zestawienie rodzajów dokumentów używanych dla potwierdzenia przychodów oraz różnego rodzaju rozchodów towarów. W przypadku kradzieży można posłużyć się dokumentem, np. Rozchód wewnętrzny.

– Dane do tego dokumentu muszą być zgodne z danymi zawartymi w protokole z kradzieży – podkreśla nasza rozmówczyni. Dodaje, że w przypadku gdy towary nie były ubezpieczone, kwotę netto z dokumentu Rozchód wewnętrzny, należy zaksięgować następująco: .

Ekspert wyjaśnia również, że w rachunku wyników kradzieży nie wykazuje się w pozycji Straty nadzwyczajne, ale w pozycji Pozostałe koszty operacyjne – Inne koszty operacyjne. W przypadku gdy towary były ubezpieczone i ubezpieczyciel pokryje w całości lub części stratę, firma otrzyma wpływ środków na rachunek bankowy. Według Haliny Pawlikowskiej przychód ten należy uznać za przychód podatkowy i zaksięgować następująco:

● Decyzja firmy ubezpieczeniowej o przyznaniu odszkodowania: ,

● Wpłata na rachunek bankowy:

● Naliczenie przychodu: .

Powstałe niedobory

Towary ulegają nie tylko kradzieży ale i zniszczeniu.

Przykładowo przy sprzedaży węgla ubytki mogą się wiązać z przeładunkiem, w firmie handlującej wykładziną ubytkami mogą być końcówki, które są zbyt małe aby miały wartość handlową. Z kolei w firmie handlującej drewnem mogą być to ubytki związane zarówno z przekładaniem jak i składowaniem.

Dlatego też, według Anity Gołębiewskiej, kierownika działu księgowego firmy Extor świadczącej outsourcing finansowo-księgowy, firmy przygotowują specjalne procentowe limity ubytków np. w stosunku do obrotu. Powinny one być zapisane w polityce rachunkowości firmy. Dokument ten określa dopuszczalne ubytki dla każdego rodzaju sprzedawanego towaru.

– Kierownik jednostki ustala procenty ubytków m.in. na podstawie tzw. najlepszej wiedzy wspartej doświadczeniami – wyjaśnia nasza rozmówczyni. Dodaje, że praktycznie w tych samych branżach ustalone limity ubytków powinny pozostać na zbliżonym poziomie. W inwentaryzacjach rocznych może się zatem znaleźć pozycja ubytków, które mogą zostać zaliczone w koszty, jeśli nie przekroczą przyjętych założeń. Jednak zawsze trzeba pamiętać o tym, że to kierownik jednostki jest odpowiedzialny za należyte składowanie towarów. Jeśli więc przez niedopatrzenie i lekkomyślność towary ulegną zniszczeniu to nie będzie uzasadnienia do zaliczenia tych ubytków w koszty podatkowe.

Według Anity Gołębiewskiej, może mieć to miejsce jeśli towary, które wymagają przechowywania pod zadaszeniem, przechowywane są w terenie otwartym. Innymi rodzajami zniszczeń towarów mogą być straty powstałe w wyniku np. pożaru. Warunkiem uznania tego typu straty za koszty podatkowe jest dopełnienie przez podatnika wszelkich obowiązków związanych z zabezpieczeniem towaru np. kontrolowanie instalacji elektrycznej. Ekspert przypomina, że zawsze na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że zrobił wszystko, aby do utraty towaru nie doszło.

Natomiast jeśli już zdarzy się np. pożar, to obowiązkiem podatnika jest sporządzenie odpowiedniej dokumentacji np. Inwentaryzacji poszkodowej. Księgowania ubytków powinny być następujące: .