Rodzaj karty płatniczej determinuje sposób księgowania zakupu

Korzystanie przez spółkę z kart płatniczych wymaga ustalenia zasad ewidencji w tym zakresie i zapisania ich w polityce rachunkowości podmiotu.

Przykładowo, jeżeli pracownik firmy przeprowadza transakcje, w których zapłata następuje za pomocą karty debetowej, wówczas księgowanie może przebiegać za pośrednictwem konta 149 – Środki pieniężne w drodze lub też wyodrębnionego konta 234 – Rozrachunki z pracownikami z tytułu płatności kartami.

Podobnie będzie w przypadku wypłaty środków z bankomatu i wpłaty do kasy. W takim przypadku operację w księgach rachunkowych można ująć następująco:

● Wypłata gotówki z bankomatu i przyjęcie do kasy:

● Potwierdzenie wyciągiem bankowym obciążenia rachunku bankowego kwotą podjętej gotówki:

Zaznaczmy, że taki sposób ewidencji jest właściwy w przypadku kart debetowych, dzięki którym spółka może dysponować środkami zgromadzonymi na swoim rachunku bankowym. Ewidencja będzie przebiegała w inny sposób, jeżeli jednostka korzysta z kart kredytowych, tj. ze środków banku w ramach przyznanego limitu. W takiej sytuacji wykorzystane środki stanowią krótkoterminowy kredyt i należy je ewidencjonować na koncie 172 – Kredyty bankowe krótkoterminowe.

Tak samo należy traktować tego typu środki na przełomie okresów sprawozdawczych. Debet w bilansie ujmuje się w pasywach w pozycji B.III.2a. Oznacza to, że wykazuje się go jako zobowiązanie krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu kredytów i pożyczek, których spłata jest wymagalna w roku następującym po dniu bilansowym.

Jeżeli pracownik korzystał z karty do rachunku walutowego poza granicami kraju, wydatki poniesione dla celów księgowych trzeba przeliczyć na polską walutę. Należy przy tym zastosować art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem operacje należy zaksięgować na dzień ich przeprowadzenia, po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedniego. Przy rozliczaniu tych transakcji należy pamiętać również o ujęciu różnic kursowych.