Otrzymane odszkodowania stanowią przychody operacyjne

W działalności firmy często zdarza się, że spółki muszą księgować otrzymane odszkodowania lub kary. Otrzymywane kwoty odszkodowań mogą pochodzić np. od ubezpieczycieli, w związku z powstały-mi szkodami w majątku trwałym lub ruchomym spółki.

Norbert Sołtysiak, kierownik Działu Usług Księgowych w FPA Group, wyjaśnia, że ewidencja odszkodowań zależy głównie od sposobu pokrycia wydatków poniesionych na naprawę szkody. Według eksperta można wyróżnić co najmniej dwa sposoby ich księgowania:

● gotówkowy – ubezpieczyciel wypłaca kwotę odszkodowania na podstawie szacowanych przez niego kosztów lub dokumentów potwierdzających naprawę; naprawa szkody: zwrot z ubezpieczenia:

● bezgotówkowy – ubezpieczyciel ustala koszty naprawy bezpośrednio z firmą usuwającą szkodę i przelewa środki za wykonaną naprawę bezpośrednio na rachunek bankowy tej firmy (np. w przypadku ubezpieczeń komunikacyjnych).

Norbert Sołtysiak podkreśla, że jeżeli zwrot ubezpieczenia nastąpi w następnym roku rachunkowym, koszty związane z naprawą szkody, do czasu zwrotu kwoty poniesionych wydatków, powinny zostać zaewidencjonowane na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów. Wynika to z zasady współmierności przychodów i kosztów.

Dodaje, że można się również spotkać z podejściem, że tego rodzaju zdarzenie powinno być prezentowane na kontach zysków i strat nadzwyczajnych.

– Konta zysków i strat nadzwyczajnych powinny być stosowane, jak sama nazwa wskazuje, w przypadkach nadzwyczajnych, np. pożar magazynu, kradzież z magazynu lub biura, to znaczy w takich, które generują duże zyski lub straty finansowe – uważa nasz rozmówca.

Dodaje, że w przypadku dokonania naprawy szkody przez firmę zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT firma ubezpieczeniowa zwraca wykonawcy usługi kwotę netto. Obowiązek zapłaty VAT wynikający z usługi spoczywa na poszkodowanym.

Fakturę od usługodawcy (księgujemy tylko kwotę VAT-u) należy ująć:

Dorota Kaszubska, starszy księgowy w FPA Group, zwraca uwagę na kwestię kar umownych. Ich definicja zawarta jest w art. 483 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem karą umowną jest zapłata określonej sumy tytułem naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, np. nieterminowo wykonana usługa czy nieterminowo usunięte wady. Otrzymana kara umowna powinna być udokumentowana notą księgową wystawioną przez jednostkę i na tej podstawie ujęta w księgach rachunkowych.

Ekspert wyjaśnia, że zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości koszty związane z odszkodowaniami, karami i grzywnami zalicza się do kosztów pozostałej działalności operacyjnej. Należy jednak pamiętać, że kary w postaci odsetek za zwłokę zaliczane są do kosztów finansowych, a nie operacyjnych.

Mając na uwadze art. 6 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu zapłaty.

– W konsekwencji notę księgową dotyczącą kary umownej należy zaewidencjonować na koncie Pozostałe koszty operacyjne w momencie jej otrzymania, a nie jak w podejściu podatkowym w momencie zapłaty – twierdzi nasza rozmówczyni.

Przykładowo spółka nie wywiązała się z zawartej umowy. W związku z tym otrzymała z tego tytułu karę umowną.

Dorota Kaszubska, wyjaśnia, że w księgach rachunkowych spółka powinna ją zaksięgować zapisem:

● zaewidencjonowanie kary umownej za nienależyte wykonanie warunków umowy:

● wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę kary na rzecz dostawcy:

Zdarzyć się może także, że spółka zobowiązana jest do zapłacenia kary administracyjnej. Jolanta Ziegler, starszy księgowy w FPA Group, wyjaśnia, że księgowanie w takim przypadku będzie wyglądało w następujący sposób:

– Nałożona na spółkę kara administracyjna powinna zostać ujęta w księgach w momencie powstania zdarzenia gospodarczego, tzn. w momencie nałożenia kary na spółkę – twierdzi nasza rozmówczyni.

W obrocie gospodarczym występują także przypadki, w których podmioty otrzymują kary administracyjne z odroczonym terminem wykonalności. Kara może zostać umorzona, jeżeli w czasie określonym w decyzji spółka podejmie działania naprawiające zdarzenie, które spowodowało nałożenie kary.

Jolanta Ziegler wyjaśnia, że w przypadku otrzymania przez spółkę kary z odroczonym terminem wykonalności, ewidencja księgowa następuje również z chwilą wydania decyzji.

– Tak więc w przypadku otrzymania decyzji z odroczonym terminem wykonalności spółka powinna takie zdarzenie zaewidencjonować na koncie pozabilansowym jako zobowiązanie warunkowe – twierdzi nasza rozmówczyni.

Ekspert wyjaśnia, że na dzień bilansowy spółka powinna oszacować prawdopodobieństwo wystąpienia straty z tytułu zdarzenia. Jeżeli wystąpienie kosztu będzie prawdopodobne, spółka powinna utworzyć rezerwę:

Według Jolanty Ziegler po upływie określonego czasu możemy mieć do czynienia z dwoma zdarzeniami:

● decyzja o nałożeniu na spółkę kary zostaje utrzymana i należy rozwiązać rezerwę:

● kara zostaje umorzona, co należy odzwierciedlić zapisem: