Udzielenie rabatu może wymagać korekty rozrachunków

Zdarzenia wywołujące konieczność wprowadzenia korekty w rozrachunkach z kontrahentami wymagają analizy. W zależności od wielu czynników, np. okresu, którego dotyczą lub faktu, czy sprawozdanie finansowe zostało już zatwierdzone, uzależniony jest sposób ich ewidencji.

Warto przypomnieć, że ustawa o rachunkowości wyjaśnia sposób postępowania w przypadku, gdy jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe.

W sytuacji gdy sprawozdanie zostało już zatwierdzone, postępowanie będzie uzależnione od wagi problemu. Istotne błędy (które wpływają znacząco na wynik finansowy) koryguje się w okresie ich ujawnienia. Korekty spowodowane usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (strata) z lat ubiegłych.

Z kolei jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone, należy wprowadzić w nim korekty.

Magdalena Michniewicz, menedżer w MDDP Finance & Accounting Solution podkreśla, że konieczność zmiany wartości rozrachunków z kontrahentami wynikać może nie tyle z błędu, ile z dodatkowych informacji uzyskanych po dacie bilansowej.

Dla przykładu, jednym z czynników, które wymagają zmiany wartości rozrachunków z kontrahentami, jest otrzymanie informacji o złej sytuacji finansowej jednego z dłużników.

– Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek wyceny należności w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności – twierdzi nasza rozmówczyni.

Dodaje, że należności od dłużników, przeciwko którym toczy się postępowanie upadłościowe, lub takich, których majątek nie wystarcza na pokrycie kosztów takiego postępowania, należy spisać w 100 proc. Dużą dawką ryzyka są obarczone należności sporne, które również należy objąć odpisem aktualizującym, aby nie figurowały w aktywach spółki.

Ekspert dodatkowo wyjaśnia, że jeżeli na dzień bilansowy jednostka nie widziała ryzyka związanego z możliwością nieuregulowania należności, a otrzymała informacje o problemach po dniu bilansowym, powinna rozważyć zawiązanie odpisu aktualizującego należności już na dzień bilansowy (mimo że na dzień bilansowy nie była w posiadaniu negatywnych informacji). Uzyskanie informacji o niewypłacalności jest uznawane za zdarzenie, które dostarcza dowodów na istnienie określonego stanu na dzień bilansowy i wymaga dokonania korekty. Według Magdaleny Michniewicz, bankructwo klienta, które następuje po dniu bilansowym, potwierdza zazwyczaj, że strata wynikająca z nieściągalności należności z tytułu dostaw i usług istniała już na dzień bilansowy. Jeśli negatywna informacja została otrzymana po dniu zatwierdzenia sprawozdania finansowego, koszt z tytułu odpisu aktualizującego należność obciąży wynik kolejnego okresu.

Jarosław Herman, menedżer w MDDP Business Consulting, wyjaśnia sposób postępowania w przypadku udzielenia rabatu po sprzedaży towaru.

Załóżmy, że spółka, zajmująca się produkcją samochodów, sporządza sprawozdanie finansowe na 31 grudnia. Samochody sprzedawane są przez tę jednostkę do sieci autoryzowanych dealerów, którzy zajmują się sprzedażą detaliczną. Przed zakończeniem roku obrotowego jednostka sprzedała dużą liczbę samochodów do jednego ze swoich dealerów. Na dzień bilansowy należność z tytułu tej sprzedaży nie została uregulowana.

Po sporządzeniu sprawozdania finansowego okazało się, że w wyniku osiągnięcia określonego w umowie z dealerem poziomu sprzedaży w ciągu roku, część samochodów z grudniowej dostawy powinna zostać objęta 10-proc. rabatem cenowym. Jednostka wystawiła fakturę korygującą dla dealera. Wartość wystawionej faktury korygującej jest istotna dla sprawozdania finansowego jednostki.

– Jeżeli sporządzone sprawozdanie w momencie wystawienia faktury korygującej nie zostało jeszcze zatwierdzone, zgodnie z art. 53 ustawy o rachunkowości, spółka powinna dokonać odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego to sprawozdanie dotyczy – twierdzi nasz rozmówca. Z jednej strony, kwota wynikająca z faktury korygującej powinna pomniejszyć wartość sprzedaży, a z drugiej, zmniejszyć wartość należności od dealera na dzień bilansowy. Jednocześnie spółka powinna odpowiednio zmienić sprawozdanie finansowe oraz powiadomić badającego je biegłego rewidenta.

Natomiast w przypadku gdy informacje będące podstawą do wystawienia faktury korygującej zostały ujawnione po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, sprawozdanie to nie jest zmieniane, a odpowiednie zapisy powinny zostać ujęte w księgach roku obrotowego, w którym te informacje zostały otrzymane. W takim wypadku jednostka zmniejsza należności od dealera, a korektę związaną ze zmniejszeniem sprzedaży odnosi na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (strata) z lat ubiegłych.

Rafał Michniewicz, manager w MDDP Outsourcing, uważa, że popularnym błędem popełnianym przez księgowych jest ujmowanie faktur otrzymanych po dacie bilansowej w kolejnym roku, bez względu jakiego okresu one dotyczyły.

– Często wynika to z niewiedzy oraz chęci odzwierciedlenia w księgach rachunkowych wszystkich zapisów zgodnie z wykładnią podatkową – co jest błędem – twierdzi nasz rozmówca. Wyobraźmy sobie, że faktura za usługi marketingowe wykonane w grudniu 2008 r. w wysokości 61 tys. brutto wpływa do spółki w jednym wypadku w lutym 2009, w drugim w kwietniu 2009 r. Sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone w marcu 2009 r.

Ekspert wyjaśnia, że jeśli powyższa faktura wpływa przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, powinna być ona zaksięgowana w księgach roku, którego dotyczy. W takim wypadku w księgach powinny pojawić się zapisy: 50 tys. 61 tys. 11 tys. (VAT naliczony do rozliczenia w przyszłych okresach).

Jeżeli omawiana faktura wpłynęła po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, to ujmuje się ją w księgach roku, w którym wpłynęła do spółki. Zapisy przedstawiające taką transakcję będą wyglądać następująco:

50 tys. 61 tys. 11 tys.

Jeśli jednak brak ujęcia wspomnianej faktury w księgach roku 2008 powoduje, że sprawozdanie finansowe za rok 2008 nie spełnia wymagań art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgowanie takie będzie wyglądać w następujący sposób: 50 tys. 61 tys. 11 tys.

Rafał Michniewicz podkreśla, że w przypadku wątpliwości, czy sprawozdanie spełnia wymagania art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, należałoby odwołać się do polityki rachunkowości, gdzie powinna znajdować się definicja, jakie zdarzenia są zdarzeniami istotnymi z punktu widzenia spółki.

W każdej z wymienionych sytuacji, jeśli nasze sprawozdanie badane jest przez biegłego rewidenta, należy powiadomić go o zaistniałym zdarzeniu.