Jak przeprowadzić inwentaryzację potrzebną do sprawozdania

Czynności inwentaryzacyjne przeprowadzane są przed sporządzeniem sprawozdania finansowego. Mają bowiem za zadanie pokazać różnice między stanem faktycznym aktywów i pasywów firmy z tym zapisanym w księgach rachunkowych. Dlatego też, aby ujawnione w tym procesie nadwyżki i niedobory rozliczyć w ewidencji księgowej, w pierwszej kolejności ustala się przyczynę powstania takiego stanu rzeczy. Czynności te wykonuje komisja inwentaryzacyjna. Wnioski natomiast musi umieścić w protokole inwentaryzacyjnym. Istotne będzie w tym przypadku określenie, czy niedobory lub szkody zostały zawinione, np. przez pracownika odpowiedzialnego materialnie, czy też niezawinione i wynikają np. z naturalnych ubytków lub zdarzeń nadzwyczajnych. Od tego bowiem będzie uzależniony sposób ewidencji różnic.

Aby dobrze rozliczyć wyniki inwentaryzacji, warto skorzystać z doświadczeń lat poprzednich. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji powinny wykorzystać spostrzeżenia do usprawniania działalności jednostki, jej systemu kontroli wewnętrznej oraz kolejnych inwentaryzacji. Ujawnione w procesie inwentaryzacji nieprawidłowości stanowią źródło informacji na temat prawidłowości funkcjonowania procedur kontrolnych firmy. Należy pamiętać, że weryfikacji podlegają wszystkie salda aktywów i pasywów, z częstotliwością określoną w ustawie o rachunkowości. Inwentaryzacja - w zależności od składnika majątku - dokonywana jest drogą spisu z natury, uzyskania potwierdzeń od banków i kontrahentów lub porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

Niezwykle istotną kwestią w przypadku inwentaryzacji jest odpowiedzialność. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury odpowiada kierownik jednostki, czyli np. zarząd. Nie ma natomiast możliwości przeniesienia tej odpowiedzialności na inne osoby. Jeżeli więc ujawnione braki wskazują na popełnienie przestępstwa, zarząd powinien złożyć w tej sprawie wniosek do prokuratury. To jedyny sposób, aby członkowie zarządu nie ponieśli odpowiedzialności w tym zakresie.

Rozliczając inwentaryzację, w pierwszej jednak kolejności należy się upewnić, czy ujawnione różnice nie są jedynie pozorne, co może się wyjaśnić przy dokładnej analizie dokumentów. Przykładowo sytuacja taka może się zdarzyć w przypadku spisu z natury programów lub sprzętu komputerowego. W takim przypadku konieczne jest przeanalizowanie, czy w księgach rachunkowych rzeczywiście brak odpowiednich zapisów, czy wykazana nadwyżka programu czy sprzętu nie wynika z faktu, że są one częścią innego środka trwałego, np. komputera.

Może się też zdarzyć, że zostaną ujawnione składniki majątku, które nie figurują w księgach rachunkowych. Konieczna jest w takim przypadku weryfikacja, czy nie są używane na podstawie najmu lub leasingu operacyjnego czy też nie zostały powierzone jednostce do przechowywania, przetworzenia bądź sprzedaży. W takim przypadku należy również zweryfikować, czy nie są ujęte w ewidencji pozabilansowej.

Jeżeli jednak niedobory są faktyczne, ich rozliczenie odbywa się za pomocą konta 264 - Rozliczenie niedoborów. Przykładowo więc ujawnienie braków materiałów należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych zapisem: strona Wn 264 konta - Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 310 Materiały. Z kolei rozliczenie niedoboru należy zaewidencjonować w zależności od przyczyn ich zaistnienia. Jeżeli więc uznano niedobór za niezawiniony, ewidencja będzie wyglądała w następujący sposób: strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

W sytuacji gdy niedobory:

● powstały w związku z zaistnieniem zdarzeń losowych, rozliczenie nastąpi w korespondencji z kontem 775 - Straty nadzwyczajne,

● zostały zawinione przez pracownika i przez niego uznane, rozliczenie nastąpi w korespondencji z kontem 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów,

● zostały zawinione przez pracownika, ale przez niego nieuznane, rozliczenie nastąpi w korespondencji z kontem 238 - Roszczenia sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym.

Warto pamiętać, że w przypadku materiałów w stanie ciekłym lub sypkim niedobór lub nadwyżka może powstawać naturalnie w związku z ich właściwościami fizycznymi, chemicznymi lub warunkami magazynowania czy transportu. Wielkość ubytków powinna jednak mieścić się w granicach norm ustalonych przez kierownika jednostek. Każda jednostka powinna w polityce rachunkowości ustalić granice, które uznawane są za ubytek naturalny.

Do określenia takich normy firmy mogą wykorzystywać:

● dane dotyczące kształtowania się średnich faktycznych ubytków naturalnych danego towaru lub materiału w tej samej branży,

● metodę doświadczalną, która polega na wykorzystaniu wyników pomiarów i badań przeprowadzonych w rzeczywistych warunkach, np. magazynowania lub obrotu.

● metodę porównawczo-analityczną, która polega na tym, że ustalenie wysokości normy ubytku wyprowadza się na podstawie sprawdzenia i porównania danych statystycznych, danych z przeprowadzonych badań w rzeczywistych warunkach obrotu magazynowo-transportowego z danymi z przeprowadzonych badań laboratoryjnych oraz z danymi z literatury i normami ubytków naturalnych artykułów o zbliżonych właściwościach.

Pomocą w tym zakresie mogą być wytyczne zawarte w nieobowiązującym zarządzeniu ministra gospodarki materiałowej z 14 grudnia 1983 r. w sprawie zasad opracowywania i wysokości ubytków w gospodarce magazynowej i transporcie (M.P. nr 42, poz. 243).

Rozliczenie niedoboru materiałów w ewidencji księgowej do wysokości określonych ubytków naturalnych należy ująć zapisem: strona Wn konta 410 - Zużycie materiałów, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

Jeżeli niedobory i szkody powstały z winy pracownika, może on zostać obciążony z tego tytułu. Należność może być potrącona z wynagrodzenia, ale tylko pod warunkiem, że pracownik dostarczy na piśmie oświadczenie, że wyraża na to zgodę. Natomiast gdy niedobór powstał z winy pracownika, ale nie wyrazi on zgody na pokrycie niedoborów, należy to ująć w ewidencji księgowej w następujący sposób: strona Wn konta 238 - Roszczenie sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

Warto pamiętać, że odpowiedzialność pracownika jest ograniczona przepisami ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeksy pracy zawartymi w rozdziale piątym. Zgodnie z przepisami tej ustawy, pracownik ponosi odpowiedzialność wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. Zgodnie jednak z art. 118 odszkodowanie od pracownika nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Jeżeli jednak pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości.

W niektórych przypadkach istnieje możliwość kompensaty nadwyżek i szkód. Muszą być jednak spełnione określone warunki, a więc niedobory i nadwyżki:

● zostały stwierdzone podczas tej samej inwentaryzacji (w tym samym okresie rozliczeniowym),

● powstały w wyniku niezawinionej pomyłki,

● dotyczą tego samego lub podobnego asortymentu,

● dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej.

W przypadku gdy ewidencja materiałów czy towarów prowadzona jest metodą ilościowo-wartościową, niedobory z nadwyżkami kompensuje się zgodnie z zasadą mniejszej ilości oraz mniejszej wartości różnic kompensowanych składników majątku. Przykładowo możemy kompensować niedobory i nadwyżki towarów. Niedobór towaru X wynosi 90 sztuk, których wartość jednostkowa wynosi 15 zł. Natomiast nadwyżka towarów Y to 100 sztuk każdy o wartości 22 zł. W takim przypadku kompensata ilościowo-wartościowa wyniesie (90 szt. po 15 zł) 1350 zł. Oznacza to, że zostanie całkowicie skompensowany niedobór towarów X, a pozostanie nadwyżka towarów Y w wysokości 850 zł.

W księgach rachunkowych będzie to odzwierciedlone poniższymi zapisami:

1. Zarachowanie niedoboru towarów X - 1350 zł: strona Wn konta 264 - Rozliczenie niedoborów, strona Ma 330 Towary.

2. Zarachowanie nadwyżki towarów Y - 2200 zł: strona Wn 330 Towary, strona Ma konta 265 Rozliczenie nadwyżek.

3. Kompensata niedoborów z nadwyżkami - 1350 zł: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

4. Rozliczenie pozostałych nadwyżek towarów Y: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

Spółka prowadzi ewidencję materiałów ilościowo-wartościową. W trakcie inwentaryzacji zostały ujawnione niedobory i nadwyżki materiałów. Zgodnie z decyzją kierownika jednostki poszczególne niedobory i nadwyżki towarów zostały skompensowane metodą niższej ceny i mniejszej ilości. Pozostałe różnice, jako że nie powstały z winy pracowników, zostały zarachowane odpowiednio w pozostałe koszty/przychody operacyjne.

@RY1@i02/2009/236/i02.2009.236.185.002a.002.jpg@RY2@

Kompensata niedoborów i nadwyżek

Jeżeli niedobory i szkody powstały z winy pracownika, może on zostać obciążony z tego tytułu

agnieszka.pokojska@infor.pl

Rozdział 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).