Ujawnione środki trwałe trzeba wprowadzić do ksiąg

Środki trwałe inwentaryzowane są metodą spisu z natury. Tylko w przypadku środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony (np. rurociągi), a także gruntów, ustawa dopuszcza przeprowadzenie ich inwentaryzacji drogą weryfikacji, czyli porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentami.

Warto pamiętać, że takie środki trwałe, jak nieruchomości lub te, które znajdują się na terenie strzeżonym, można inwentaryzować drogą spisu z natury raz w ciągu czterech lat.

Weryfikacja tych aktywów może być przeprowadzona w dowolnym terminie.

Musi być jednak spełniony warunek, aby okres między ostatnią inwentaryzacją a następną nie przekroczył czterech lat. Nie zwalnia to jednak jednostki z przeprowadzenia inwentaryzacji poprzez weryfikację. Na ostatni dzień roku obrotowego jednostka powinna dokonać inwentaryzacji drogą weryfikacji sald składników majątkowych nieobjętych spisem z natury. Weryfikacja polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

Większość środków trwałych weryfikowanych drogą spisu z natury inwentaryzuje się na dzień bilansowy. Można ją jednak rozpocząć znacznie wcześniej. W przypadku określonych środków trwałych termin ten jest zachowany, jeżeli weryfikację rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego okresu sprawozdawczego. W tym przypadku, zgodnie z prawem bilansowym, stan majątku ustala się, dokonując korekty stanu stwierdzonego podczas inwentaryzacji o przychody i rozchody (zwiększenia i zmniejszenia), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Należy też pamiętać, że weryfikacji należy poddać również środki trwałe znajdujących się w ewidencji pozabilansowej użytkowanych przez jednostkę na podstawie np. umowy leasingu. Jej wyniki należy przekazać jednostce będącej właścicielem danego środka trwałego.

Przeprowadzając czynności inwentaryzacyjne, warto również zweryfikować okresy i stawki amortyzacji środków trwałych. Artykuł 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości wymaga, aby stawki amortyzacyjne, a także okresy amortyzacji przyjęte dla poszczególnych środków trwałych, były okresowo weryfikowane. Inwentaryzacja jest natomiast najlepszym momentem na wykonanie tego obowiązku.

W tym czasie warto też zwrócić uwagę na spadek wartości środków trwałych dla celów tworzonego sprawozdania finansowego. Spadek wartości tych składników majątku będzie wiązał się z koniecznością dokonania odpisów aktualizujących ich wartość. Będzie to konieczne, gdy pojawią się przesłanki wskazujące na trwałą utratę wartości. Z takim zdarzeniem mamy do czynienia wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Przyczyną przeprowadzenia procedury aktualizacji wyceny może być sytuacja, w której spółka w związku z kryzysem finansowym zamierza zaniechać lub restrukturyzować działalność, do której są wykorzystywane dane składniki aktywów.

Dla celów sporządzenia wiarygodnego sprawozdania finansowego konieczne jest, aby wszystkie stwierdzone różnice inwentaryzacyjne znalazły odzwierciedlenie w księgach rachunkowych podmiotu. Zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować, a także powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Komisja inwentaryzacyjna kończy swoją pracę protokołem weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych. Z kolei zadaniem kierownika jednostki jest podjęcie decyzji w sprawie zakwalifikowania ubytków i nadwyżek składników majątku ujawnionych podczas inwentaryzacji. Podstawą podjęcia decyzji w tym przypadku są wyniki postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez komisję inwentaryzacyjną. Wykazane podczas inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Środki trwałe poddane spisowi z natury wyceniane są w wartościach historycznych, czyli tych, w których zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych. W takich wartościach należy wycenić niedobory, co zostanie odzwierciedlone zapisem: strona Wn konta 264 - Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 010 Środki trwałe. Natomiast wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia: strona Wn 050 - Umorzenie środków trwałych, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.

Z kolei jeżeli zostaną ujawnione środki trwałe, które nie są ujęte w księgach rachunkowych. W takim przypadku konieczna jest analiza sytuacji. Takie składniki majątku mogą być używane przez spółkę na podstawie np. umów najmu lub leasingu operacyjnego. Oznacza to, że powinny figurować w ewidencji pozabilansowej. Może się też okazać, że dla celów księgowych stanowią część większego środka trwałego.

Jeżeli jednak jest inaczej i ujawnione aktywa spełniają definicję środków trwałych (m.in. jest kompletne, zdatne do użytku, używane na cele jednostki), należy je wprowadzić do ewidencji księgowej np. za pośrednictwem konta 265 - Rozliczenie nadwyżek. Można w tym celu dokonać następującego zapisu: strona Wn konta 010 - Środki trwałe, strona Ma konta 265 - Rozliczenie nadwyżek. Istotna w tym momencie będzie ich odpowiednia wycena. Natomiast powstałe nadwyżki należy rozliczyć w korespondencji z kontem - Pozostałe przychody operacyjne.

Jeżeli nie będzie możliwości ustalenia wartości zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1, czyli według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, w takim przypadku należy ustalić wartość, po której ujawniony środek trwały mógłby być w tym momencie sprzedany.

Ujawniony środek trwały podlega amortyzacji. W przypadku środka o niskiej wartości można dokonać amortyzacji jednorazowej.

Inwentaryzację przeprowadza się na:

● dzień bilansowy, tj. ostatni dzień roku obrotowego

● dzień zakończenia działalności przez jednostkę

● dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji w przypadku

● ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych;

● połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).