Jak przygotować sprawozdanie

Zamknięcie roku w firmie polega za sporządzeniu sprawozdania finansowego po jego zatwierdzeniu oraz na ostatecznym zamknięciu ksiąg rachunkowych. Ostatnia z wymienionych czynności polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe jednostki.

Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, tj. w przypadku gdy dzień bilansowy pokrywa się z kalendarzowym do 31 marca. Natomiast jego zatwierdzenie powinno nastąpić nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca. Z kolei ostateczne zamknięcie ksiąg następuje 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Oznacza to, że ostateczny termin na dokonanie tej czynności przypada 15 lipca. Należy pamiętać, że od tego roku te same terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego dotyczą skonsolidowanych raportów. Do tej pory takie sprawozdania trzeba było sporządzić nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od daty obowiązującej dla jednostki dominującej. Natomiast zatwierdzenie - nie później niż osiem miesięcy od dnia bilansowego.

Obowiązki sprawozdawcze poprzedzają czynności przygotowujące. Konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji. Ma ona za zadanie weryfikację faktycznego stanu aktywów i pasywów z tym, który jest zapisany w księgach rachunkowych.

Inwentaryzację sporządza się na dzień bilansowy. Jednak w przypadku składników aktywów, z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości (tj. odpisywanych w koszty na dzień zakupu lub w momencie wytworzenia), czynności można rozpocząć wcześniej. Można to uczynić nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego okresu sprawozdawczego. W tym przypadku stan majątku na dzień bilansowy ustala się, dokonując korekty stanu stwierdzonego podczas inwentaryzacji o przychody i rozchody (zwiększenia i zmniejszenia), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Z kolei art. 26 ust. 3 pkt 2-3 przewiduje możliwość rzadszej weryfikacji niektórych składników majątku. W przypadku nieruchomości oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych, inwentaryzacja może się odbyć raz na cztery lata.

Najważniejszym momentem jest jednak identyfikacja różnic ewidencji księgowej ze stanem faktycznym. Ujawnione w tym procesie nadwyżki, niedobory (ewentualnie szkody) trzeba rozliczyć w księgach. Należy w pierwszej kolejności ustalić przyczynę powstania takiego stanu, czy niedobory lub szkody zostały zawinione, np. przez pracownika odpowiedzialnego materialnie, czy też niezawinione i wynikają np. z naturalnych ubytków lub zdarzeń nadzwyczajnych. Od tego bowiem będzie uzależniony sposób ewidencji różnic.

Przykładowo w przypadku materiałów w stanie ciekłym lub sypkim, co do których stwierdzono ubytki naturalne, rozlicza się je jako zużycie materiałów.

Z kolei w przypadku niedoborów i szkód powstałych z winy pracownika ewidencja będzie zależała od tego, czy została ona przez niego uznana czy nie. Jeżeli tak właśnie się stało, a pracownik zgodził się na potrącenie odpowiedniej kwoty z pensji, niedobór zostanie zaksięgowany za pośrednictwem 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód.

Niezwykle istotnym momentem związanym z przygotowaniem sprawozdania finansowego jest wycena składników aktywów i pasywów. W tym przypadku decydującą kwestią będzie określanie, czy istnieje założenie kontynuacji działania czy też nie.

W sytuacji gdy nie ma takiego założenia, do wyceny majątku należy zastosować art. 29 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem składniki aktywów należy wycenić po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych jednak od cen ich nabycia albo kosztów wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Na przykład w przypadku środków podstawą wyceny mogą być wykorzystane ceny aktywów sprzedawanych przez firmy leasingowe, przy uwzględnieniu stanu technicznego, wieku, zużycia oraz parametrów technicznych. Z kolei, jeśli spółka posiada nietypowe składniki majątku, które nie mogą być wykorzystane przez inne podmioty lub też koszt przystosowania przewyższa ich wartość, powinny być przecenione do zera. Ewentualnie można je ująć w wartość, jaką można otrzymać ze sprzedaży składników uzyskanych z likwidacji tych aktywów, np. złomu.

Jeżeli jednak firma zamierza kontynuować swoją działalność, do celów sprawozdania finansowego wycenia głównie zgodnie z art. 28 ustawy o rachunkowości. Warto zwrócić w tym kontekście uwagę, że księgowi często nie ujmują odpisów aktualizacyjnych dotyczących zapasów materiałów, środków trwałych, czy też należności.

W czasie osłabienia gospodarczego może zwiększyć się odsetek należności nieściągalnych; brak popytu może spowodować, że przedsiębiorcy mogą wycofać się z niektórych projektów. Aby prawidłowo ustalić wartość wszystkich środków trwałych w sprawozdaniu finansowym, należy przeanalizować, czy istnieją przesłanki wskazujące na trwałą utratę ich wartości. Według art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości z takim zdarzeniem mamy do czynienia wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Przyczyną przeprowadzenia procedury aktualizacji wyceny może być przykładowo sytuacja, w której spółka zamierza zaniechać lub restrukturyzować działalność, do której są wykorzystywane określone składniki majątku.

● - należy sporządzić jednostkowe sprawozdanie finansowe i przedstawić je właściwym organom,

● - organ zatwierdzający musi przyjąć roczne sprawozdanie.

● - (jednak nie później niż 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) - należy złożyć sprawozdanie we właściwym rejestrze sądowym, a w przypadku spółek podlegających badaniu również złożyć do ogłoszenia w Monitorze Polskim B.

* gdy rok kalendarzowy zbieżny jest z obrotowym

Kierownik jednostki (np. zarząd) oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania ustawy o rachunkowości. Organy te odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tego obowiązku.

Odpowiedzialność:

● karna - zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości grozi grzywna, kara pozbawienia wolności do lat dwóch lub obie te kary łącznie,

● cywilna - możliwość ubiegania się od kierownika jednostki lub organu nadzorczego odszkodowania.

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 17 ust. 2 pkt 4, art. 26 ust. 3 pkt 2-3, art. 28 ust. 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).