Wartość faktur trzeba przyporządkować do właściwego okresu

Co roku księgowi mają wątpliwości dotyczące ujmowania kosztów na przełomie okresów sprawozdawczych. Aby rozstrzygnąć problemy w tym zakresie, warto brać pod uwagę - po pierwsze - zasadę istotności, a także zasady memoriału oraz współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, wyrażone w art. 6 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Przepisy te nakazują firmom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz, przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. Z kolei dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Należy więc pamiętać, że spółka nie musi otrzymać faktury, aby ująć koszt w danym roku obrotowym.

Rozliczenie faktur

W praktyce często jednak zdarza się, że firmy ujmują koszty w momencie otrzymania faktury, nie przyporządkowując ich do odpowiednich okresów. Przykładowo problem z rozliczeniem może pojawić się w przypadku faktury otrzymanej przez firmę w styczniu 2010 r., która dotyczy usług telekomunikacyjnych wykonanych w grudniu 2009 r. W takim przypadku, na podstawie dokumentu polecenia księgowania, należy zaewidencjonować w księgach 2009 roku koszty przypadające na ten okres, dokonując zapisu: strona Wn konta 420 - Usługi obce, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu. Rozliczenie kosztów następuje natomiast w księgach rachunkowych okresu, w którym firma otrzymała fakturę: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - cena nabycia, strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość podatku, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami - łączna kwota zobowiązania. Z kolei koszty dotyczące 2010 roku ujmuje się zapisem: strona Wn konta 420 - Usługi obce, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Może się jednak zdarzyć, że faktura dotycząca kosztów poprzedniego okresu sprawozdawczego, np. 2009 roku, zostanie dostarczona, gdy księgi rachunkowe będą już zamknięte. W takiej sytuacji jednostka musi zaksięgować koszty w roku obrotowym, w którym faktura wpłynęła do firmy. Jeżeli jednak nie zaistniała taka sytuacja, a koszty zostały odpowiednio przyporządkowane, w sporządzanym za 2009 rok bilansie saldo Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu ujmuje się w pasywach w pozycji B.III. Zobowiązania i odpowiednio - wobec jednostek powiązanych lub wobec pozostałych jednostek.

Tak samo postępuje się w przypadku usług transportowych, które rozliczane są w dłuższych okresach, czy wynagrodzeń pracowników za grudzień np. 2009 r. wypłacanych w styczniu 2010 r. Należy w tym przypadku w księgach 2009 roku zaewidencjonować wszystkie koszty związane z tymi wynagrodzeniami, czyli ich wartość brutto, oraz wszystkie dodatkowe obciążenia (składki ZUS), które z tego tytułu ponosi pracodawca.

Rozliczenie wynagrodzeń

Trzeba się więc upewnić, że w takiej sytuacji wszystkie obliczenia są zgodne z przepisami obowiązującymi w roku, w którym pensja zostanie wypłacona.

W przypadku pensji za grudzień 2009 r. nie powinno być problemów, ponieważ składki w obu tych okresach będą takie same. Składka na ubezpieczenia rentowe: dla pracownika wynosi ona 1,5 proc., natomiast dla pracodawcy 4,5 proc., emerytalne po 9,76 proc. Natomiast składki płacone tylko przez pracownika: chorobowa 2,45 proc. oraz 9 proc.

W bilansie firmy za 2009 rok nierozliczone wynagrodzenia pracowników odzwierciedla się w pasywach w pozycji B.III.2h Zobowiązania krótkoterminowe z tytułu wynagrodzeń.

Zaliczka na podatek dochodowy i składki ZUS nie są zobowiązaniami wymagalnymi na dzień kończący rok obrotowy. Dlatego należy je ująć w pasywach bilansu w pozycji B.I.3 Pozostałe rezerwy krótkoterminowe albo w pozycji B.III.2g Zobowiązania krótkoterminowe z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń. Ujęcie w pozycji zobowiązań jest jednak możliwe tylko wtedy, gdy nie zniekształci to obrazu majątkowego i finansowego firmy.

Warto w tym kontekście zwrócić uwagę na przepisy podatkowe, które zmieniły się od początku 2009 roku. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT, co do zasady, kosztem uzyskania przychodów nie są niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji wypłaty. Zgodnie ze zmianą obowiązującą od 1 stycznia 2009 r. stanowią one jednak koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Płatności z góry

Te same zasady należy stosować, jeżeli firma uiszcza płatność z góry z tytułu czynszu, prenumeraty czasopism, publikacji na potrzeby działalności jednostki, dostępu do specjalistycznych serwisów internetowych lub składki na ubezpieczenia majątkowe. Ewidencja tych kosztów w księgach rachunkowych odbywa się za pośrednictwem konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych. Dzięki temu koszty aktywowane są w kolejnych okresach sprawozdawczych. Nie będą miały więc odzwierciedlenia w rachunku zysków i strat w okresie, w którym zostały poniesione. Należy pamiętać, że rozliczanie takich kosztów w czasie ma sens tylko wtedy, gdy stanowią one kwoty istotne dla jednostki. Każda firma powinna zatem ustalić ich poziom indywidualnie i określić je w polityce (zasadach) rachunkowości. W przypadku gdy kwota zapłacona z góry zostanie uznana za nieistotną, wydatek ten zalicza się jednorazowo do kosztów.

Faktura korygująca

Jeżeli następuje zmiana co do ilości lub wartości sprzedanych towarów, konieczne jest wystawienie przez sprzedającego faktury korygującej. Dotyczy to także sytuacji, m.in. gdy po wystawieniu faktury podatnik udzielił rabatu, nastąpił zwrot towarów do sprzedawcy czy zwrot zaliczki nabywcy.

Tego typu zdarzenia mogą również wystąpić na przełomie roku. Przykładowo firma przez pomyłkę wystawiła fakturę sprzedaży pod koniec roku obrotowego, natomiast fakturę korygującą przesłała w kolejnym okresie sprawozdawczym. Takie zdarzenie powinno zostać skorygowane w księgach rachunkowych w okresie, w którym wystąpiły okoliczności związane z wystawieniem pierwotnej faktury. Jest to jednak możliwe, w przypadku gdy informacje te zostały ujawnione przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.

@RY1@i02/2009/219/i02.2009.219.086.014a.001.jpg@RY2@

Rozliczenie kosztów dostępu do serwisu

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).