Wybór biegłego trzeba uchwalić

Spółki, które ustawa o rachunkowości zobowiązuje do badania sprawozdań finansowych, muszą pamiętać o spełnieniu wymogów formalnych wyboru biegłego rewidenta, aby czynność ta była ważna z mocy prawa. Należy pamiętać, że przepisy bilansowe nakazują, aby takiego wyboru dokonał organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki (np. walne zgromadzenie akcjonariuszy), chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Zarząd jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Wynika to z brzmienia art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości, który obowiązuje od 6 czerwca 2009 r.

Warunki niezależności

Wybór podmiotu uprawnionego do badania wymaga formy pisemnej, tj. uchwały. Aby więc umowa i przyszłe badanie były skuteczne, istotne jest podjęcie działań w tej kwestii, zanim kierownik jednostki, np. zarząd podpisze umowę z audytorem.

W praktyce zdarza się, że spółki nie podejmują uchwał w tym zakresie, w sytuacji gdy z usług firmy audytorskiej korzystają po raz kolejny. Należy pamiętać, że w każdym okresie sprawozdawczym konieczna jest oddzielna uchwała organu zatwierdzającego. Takiego kroku nie trzeba podejmować tylko wtedy, gdy w uchwale znalazł się zapis, że audytor został wybrany na określony czas, np. na trzy lata.

Przy wyborze podmiotu audytorskiego należy pamiętać też o konieczności spełnienia warunków niezależności biegłego rewidenta. Trzeba zwrócić uwagę na zmianę przepisów w tym zakresie, która obowiązuje od 6 czerwca tego roku. Przepisy dotyczące niezależności audytorów, zamiast w ustawie o rachunkowości, zostały uregulowane w ustawie o biegłych rewidentach.

Przede wszystkim warto pamiętać o warunku zawartym w art. 56 ust. 3 pkt 4 ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie. Zgodnie z jego treścią niezależność nie jest zachowana, jeżeli biegły osiągnął chociażby w jednym roku, w ciągu ostatnich pięciu lat, co najmniej 40 proc. przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki, w której wykonywał czynności rewizji finansowej, lub jednostki z nią powiązanej. Limit przychodów nie dotyczy pierwszego roku działalności biegłego rewidenta. W poprzednim stanie prawnym limit wynosił 50 proc.

Podjęcie uchwały

Umowa zawarta pomiędzy audytorem a zarządem w zakresie badania sprawozdania finansowego bez uchwały organów uprawnionych jest nieważna z mocy prawa. Artykuł 53 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości wyraźnie mówi, że brak opinii pozytywnej z zastrzeżeniami lub bez, jest przeszkodą do skutecznego zatwierdzenia sprawozdania finansowego i podjęcia decyzji odnośnie do podziału wyniku finansowego (pokrycia straty). W praktyce będzie to oznaczało brak możliwości wypłaty dywidendy.

Należy też pamiętać, że ustawa o rachunkowości nakazuje, aby kierownik jednostki zawarł umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie, który umożliwia audytorowi udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Biegły powinien wziąć udział w spisie z natury w charakterze obserwatora, przede wszystkim w przypadku, gdy zapasy stanowią znaczący składnik aktywów wykazanych w badanym sprawozdaniu finansowym. Jeżeli jednak tak się nie stało, nie oznacza to automatycznie, że biegły nie może wydać opinii o tym sprawozdaniu. W uzasadnionych przypadkach udział biegłego rewidenta w spisie można zastąpić innymi czynnościami. Można np. w obecności audytora przeprowadzić powtórną, wyrywkową inwentaryzację w niedługim czasie po właściwym spisie z natury.

Umowa z biegłym

Wybierając audytora trzeba, poza uchwałą, skupić się również na samej umowie. Najważniejszą rzeczą jest negocjacja jej postanowień i eliminacja klauzul wyłączających odpowiedzialność audytora. Firmy audytorskie często starają się ograniczyć w umowie swoją odpowiedzialność. Pojawiają się zatem klauzule, które na przykład ograniczają odpowiedzialność audytora do trzykrotności wynagrodzenia za badanie. Jest to niezgodne z obowiązującym od 6 czerwca tego roku art. 51 ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie. Przepis ten stanowi, że podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych ponosi odpowiedzialność za szkodę spowodowaną swoim działaniem lub zaniechaniem. Jednak wartość odszkodowania z tytułu odpowiedzialności firm audytorskich jest ograniczona i zależy od badanych przez nie podmiotów. Jeżeli firma nie wykonuje czynności rewizji finansowej w jednostkach zainteresowania publicznego (np. bankach), kwota wypłaconego odszkodowania nie może przekraczać mniejszej kwoty z dwóch: 10-krotności wynagrodzenia lub kwoty 3 mln zł.

W przeciwnym wypadku, tzn. gdy firma bada jednostki zainteresowania publicznego, wysokość odszkodowania nie może przekraczać mniejszej z dwóch następujących kwot: 20-krotności wynagrodzenia lub kwoty 12 mln zł.

Należy pamiętać, że ograniczenie odpowiedzialności nie dotyczy przypadków umyślnego naruszenia obowiązków zawodowych przez biegłego.

W umowie podpisywanej z audytorem warto też poszukać klauzul wyłączających możliwość ubiegania się o odszkodowanie w razie utraconych korzyści. Taki zapis wyłączy możliwość dochodzenia roszczeń, gdy z winy biegłego nie zostanie osiągnięty określony rezultat.

Przykładowo jednym z warunków udziału firmy w przetargu jest przedstawienie raportu z badania sprawozdania. Jeżeli audytor spóźni się z jego wydaniem, co uniemożliwi przedsiębiorcy złożenie oferty w przetargu, będzie można dochodzić od audytora odszkodowania, jeżeli nie zostanie to wyłączone w umowie. Przedsiębiorca musi jednak udowodnić, że ze względu na parametry swojej oferty mógłby ten przetarg wygrać.

Rozwiązanie umowy

Warto zwrócić uwagę, że ustawodawca po raz pierwszy uregulował kwestię rozwiązania umowy z podmiotem wykonującym usługi rewizji finansowej w podmiocie. Zgodnie z funkcjonującym od 6 czerwca art. 66 pkt 7 ustawy o rachunkowości, rozwiązanie umowy z podmiotem audytorskim jest możliwe jedynie w sytuacji zaistnienia uzasadnionej podstawy. Nie stanowią jej różnice poglądów w sprawie stosowania zasad rachunkowości lub standardów rewizji finansowej. Należy pamiętać, że o rozwiązaniu umowy o badanie lub przegląd sprawozdania finansowego kierownik jednostki oraz podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych informują niezwłocznie Komisję Nadzoru Audytowego. Komisja działa na mocy art. 67 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym.

Podmioty badane i badające

Badaniu przez biegłego rewidenta podlegają m.in. sprawozdania finansowe banków oraz zakładów ubezpieczeń, spółek akcyjnych, innych jednostek, takich jak sp. z o.o., które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z warunków:

● średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

● suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro, czyli 10 431 000 zł (po średnim kursie euro, czyli 4,1724 zł ustalonym przez NBP na 31 grudnia 2008 r.),

● przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro, czyli 20 862 000 zł.

Organami zatwierdzającymi sprawozdanie finansowe, są:

● właściciel - w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną

● wspólnicy - w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych

● walne zgromadzenie - w przypadku spółek komandytowo-akcyjnej i spółdzielni

● zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółkach akcyjnych

zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółkach z o.o.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 53, art. 66 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).