Jak przygotować się do inwentaryzacji i zamknięcia ksiąg rachunkowych

Spółki, które w tym roku prowadziły pełną księgowość, muszą ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe - 15 dni od zatwierdzenia sporządzonego za ten okres sprawozdania finansowego. Taki termin wyznacza art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na zatwierdzenie raportu będzie więc 30 czerwca 2010 r. Oznacza to, że ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać do 15 lipca przyszłego roku. Czynność ta polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe jednostki. W praktyce zamykanie ksiąg dokonywane jest w dwóch etapach. Wstępnie po sporządzeniu sprawozdania finansowego. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, należy to uczynić nie później niż trzy miesiące od dnia bilansowego. Jednak po tej dacie może być jeszcze np. przeprowadzane badanie sprawozdania finansowego. W trakcie tych czynności mogą być zgłoszone przez biegłego rewidenta uwagi. Ponieważ takie sprawozdanie nie jest jeszcze zatwierdzone, a księgi nie są ostatecznie zamknięte, można nanieść korekty w ewidencji księgowej. Dotyczy to również tzw. zdarzeń po dniu bilansowym.

W ramach ostatecznego zamknięcia ksiąg należy najpierw dokonać zamknięcia ostatniego miesiąca, a następnie zamknięcia całego roku obrotowego. Trzeba przy tym pamiętać, że stany aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia powinny być ujęte w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok obrotowy.

Zestawienie obrotów i sald

Z kolei sprawozdanie poprzedza sporządzenie zestawienia obrotów i sald (tzw. obrotówki). Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości na wykonanie tej czynności spółki mają 85 dni po dniu bilansowym. W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem jest 26 marca.

Przypomnijmy, że do sporządzenia zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej jednostki są zobowiązane na koniec każdego miesiąca w terminie umożliwiającym poprawne sporządzenie deklaracji podatkowych. Natomiast na koniec roku - w terminie umożliwiającym przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzenie ostatecznego zestawienia dla celów rocznego rozliczenia wyprzedza o kilka dni ostateczny termin złożenia deklaracji z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych.

Obrotówka jest bazą przygotowania rocznego sprawozdania. Umożliwia bowiem sprawdzenie poprawności i kompletności księgowań, pozwala na wykrycie błędów, czyli pełni funkcję kontrolną i poznawczą w procesie przygotowania rocznych sprawozdań. Powinna więc zawierać kompletne księgowania dotyczące kosztów, przychodów, aktywów i pasywów danej jednostki. Prawidłowe zestawienie obrotów i sald musi uwzględniać m.in. naliczenie amortyzacji, rozliczenie kosztów międzyokresowych, rezerw na koszty dotyczące danego roku obrotowego czy kalkulację podatku odroczonego.

Ważne

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury odpowiada kierownik jednostki, czyli zarząd. Nie można przenieść tej odpowiedzialności na inne osoby. Jeżeli więc ujawnione braki wskazują na popełnienie przestępstwa, zarząd powinien złożyć w tej sprawie wniosek do prokuratury. To jedyny sposób, by członkowie zarządu nie ponieśli odpowiedzialności w tym zakresie

Inwentaryzacja aktywów i pasywów

Aby jednak dojść do tego etapu, należy wykonać wiele czynności przygotowujących. Pierwszą z nich jest przeprowadzenie inwentaryzacji. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na przepis, który wymaga, aby umowę z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdania zawrzeć w terminie umożliwiającym mu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Dotyczy to oczywiście jednostek zobowiązanych do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego. Jest to o tyle ważne, że brak uczestnictwa audytora może zostać odzwierciedlony w opinii, którą wystawi on na koniec badania (raport i opinię z badania sprawozdania po raz pierwszy za 2009 rok podpisze kluczowy biegły rewident). Zawarte w niej zastrzeżenia mogą negatywnie odbić się na wizerunku spółki. W ekstremalnych przypadkach biegły może nawet odmówić wystawienia opinii.

Wyboru podmiotu audytorskiego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe (np. wspólnicy), chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Zarząd jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Taki zakaz zawiera art. 66 ust. 6 ustawy.

Należy pamiętać, że wybór podmiotu uprawnionego wymaga formy pisemnej, tj. uchwały. Umowa zawarta między audytorem a zarządem w zakresie badania sprawozdania finansowego bez uchwały organów uprawnionych jest nieważna. Z kolei umowę o badanie sprawozdania finansowego zawiera kierownik jednostki. Można ją rozwiązać. Jest to jednak możliwe jedynie wtedy, gdy istnieje do tego uzasadniona podstawa. Nie stanowią jej różnice poglądów w sprawie stosowania zasad rachunkowości lub standardów rewizji finansowej. O rozwiązaniu umowy o badanie lub przegląd sprawozdania finansowego kierownik jednostki oraz podmiot uprawniony do badania sprawozdań informują niezwłocznie Komisję Nadzoru Audytowego (KNA). Informacje na temat tego organu można uzyskać na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl).

Metody inwentaryzacji

- to czynności polegające na ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątku, polegające w zależności od jego rodzaju na policzeniu, oszacowaniu, zmierzeniu lub zważeniu, co powinno być udokumentowane specjalnym arkuszem spisowym. Tą metodą inwentaryzuje się głównie budowle, maszyny, środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie i papiery wartościowe w formie materialnej.

- to uzyskanie od kontrahentów i banków pisemnego potwierdzenia zgodności salda. W przypadku banku potwierdzeniem takim jest otrzymany wyciąg odzwierciedlający stan konta bankowego. Natomiast względem kontrahentów i dłużników należy żądać pisemnego potwierdzenia, które dołącza się do dokumentacji inwentaryzacyjnej jako dowód zgodności stanu rzeczywistego z zapisami księgowymi. Jeżeli następują rozbieżności, należy wyjaśnić ich powstanie. Metodą uzgodnienia sald inwentaryzuje się głównie środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, należności od kontrahentów, powierzone kontrahentom własne składniki majątku.

- czyli porównanie zapisów ksiąg rachunkowych z posiadanymi dokumentami. Metoda stosowana jest wówczas, gdy z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe skorzystanie z dwóch pozostałych metod oraz w przypadku środków trwałych o utrudnionym dostępie, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych i z tytułów publicznoprawnych. Tą metodą inwentaryzuje się również wartości niematerialne i prawne, rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne (ale nie ZFŚS, który wymaga potwierdzenia salda przez bank).

Terminy przeprowadzania weryfikacji

Przy zawieraniu umowy z biegłym trzeba uwzględnić terminy, w jakich należy przeprowadzić inwentaryzację składników aktywów. Co do zasady, czynności te przeprowadza się na dzień bilansowy. Inwentaryzację można jednak rozpocząć znacznie wcześniej. W przypadku określonych składników majątku termin ten jest zachowany, jeżeli weryfikację rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego okresu sprawozdawczego. W tym przypadku, zgodnie z prawem bilansowym stan majątku ustala się, dokonując korekty stanu stwierdzonego podczas inwentaryzacji o przychody i rozchody (zwiększenia i zmniejszenia), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Możliwość wcześniejszego rozpoczęcia działań obejmuje składniki aktywów, z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości (tj. odpisywanych w koszty na dzień zakupu lub w momencie wytworzenia).

Z kolei w przypadku nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji, a także znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, gdy znajdują się na terenie strzeżonym, inwentaryzacja może się odbyć raz na cztery lata. Warto pamiętać, że po raz pierwszy z tą częstotliwością można inwentaryzować nieruchomości inwestycyjne. Natomiast:

● zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - można inwentaryzować raz na dwa lata,

● zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki, zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - można weryfikować raz w roku.

Dokumentacja inwentaryzacyjna spółki

Aby cały proces inwentaryzacji przebiegł prawidłowo, wymaga on należytego przygotowania. Powinni o tym pamiętać przede wszystkim kierownicy jednostek, którzy są odpowiedzialni za prawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji.

W tym celu trzeba przede wszystkim sporządzić właściwą dokumentację. Istotne więc będzie stworzenie planu (harmonogramu) inwentaryzacji. Powinien on wyznaczać składniki majątku poddane w danym roku inwentaryzacji oraz terminy: dokonania inwentaryzacji, ustalenia różnic, ustalenia osób odpowiedzialnych, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Harmonogram prac tworzony jest zazwyczaj na potrzeby jednego roku obrotowego. Jednak w większych jednostkach, posiadających znaczny majątek, którego inwentaryzację można przeprowadzać rzadziej niż raz w roku (np. raz na cztery lata niektóre środki trwałe), warto takie plany sporządzać na okresy kilkuletnie.

Harmonogram inwentaryzacji stanowi dopełnienie wydawanego przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej. W zarządzeniu tym przede wszystkim powołuje się komisje inwentaryzacyjne oraz określa metody inwentaryzacji poszczególnych składników majątku.

Istotne jest wyznaczenie do tego odpowiednich osób w związku z różnym charakterem inwentaryzowanych aktywów i pasywów, a także metod jej przeprowadzania. Jest to szczególnie istotne, gdy są jej poddawane nietypowe materiały. W takich przypadkach może się okazać, że komisja składająca się z pracowników nie jest wystarczająca i konieczne jest powołanie eksperta o określonej specjalizacji. Może tak się zdarzyć, jeżeli np. spisowi z natury poddawane są materiały sypkie lub specjalistyczne części maszyn.

Kolejnym ważnym elementem jest utworzenie instrukcji inwentaryzacyjnej. Jest to akt wewnętrzny i powinien być dostosowany indywidualnie do specyfiki i wielkości danej jednostki. Najlepiej, aby uwzględniał on doświadczenia lat ubiegłych i zawierał wyjaśnienia pomagające uniknąć dotychczas zdarzających się błędów. Instrukcja inwentaryzacyjna może zawierać m.in.:

● wyjaśnienie ogólnych zasad inwentaryzacji,

● sposoby przygotowania poszczególnych składników majątku,

● opis metod przeprowadzania inwentaryzacji,

● zasady kompensowania niedoborów i nadwyżek,

● zasady weryfikacji i rozliczenia różnic,

● kompetencje i zadania komisji i zespołów spisowych,

● przemieszczanie się składników majątku w trakcie inwentaryzacji,

● zasady postępowania w przypadku ujawnienia uszkodzonych składników majątku.

Inwentaryzacja nieruchomości inwestycyjnych

Nieruchomości zaliczone do inwestycji mogą być inwentaryzowane raz na cztery lata. Taką możliwość wprowadziła od 1 stycznia 2009 r. ustawa z 18 marca 2008 r. o zmianie ustawy o rachunkowości. Zmiana wynika z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem nieruchomości zarówno zaliczone do inwestycji, jak i do środków trwałych, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie mogą być inwentaryzowane raz w ciągu czterech lat.

Środki trwałe

Jeżeli wszystkich formalności dopilnowano, a majątek przygotowano do inwentaryzacji, można przystąpić do technicznej weryfikacji stanu faktycznego. Środki trwałe inwentaryzowane są metodą spisu z natury. Tylko w przypadku środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony (np. rurociągi), a także gruntów ustawa dopuszcza przeprowadzenie ich inwentaryzacji drogą weryfikacji, czyli porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentami.

Inwentaryzację należy przeprowadzić także dla środków trwałych znajdujących się w ewidencji pozabilansowej użytkowanych przez jednostkę na podstawie np. umowy leasingu. Środki trwałe niebędące własnością jednostki inwentaryzuje się drogą spisu z natury, porównania danych z ewidencją pozabilansową oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. O wynikach przeprowadzonej inwentaryzacji jednostka ma obowiązek powiadomić jednostkę będącą właścicielem danego środka trwałego.

Przeprowadzając te czynności, warto również zweryfikować okresy i stawki amortyzacji środków trwałych, mimo że przepisy nie określają terminu przeprowadzenia tych czynności. Należy pamiętać także o weryfikacji wartości środków trwałych dla celów tworzonego sprawozdania finansowego (co najmniej na dzień bilansowy). Jest to szczególnie ważne w czasach spowolnienia gospodarczego. Spadek wartości tych składników majątku będzie wiązał się z koniecznością dokonania odpisów aktualizujących ich wartość.

Zmniejszenie wartości wynika z przesłanek wskazujących na trwałą utratę wartości. Z takim zdarzeniem mamy do czynienia wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Przyczyną przeprowadzenia procedury aktualizacji wyceny może być sytuacja, w której spółka w związku z kryzysem finansowym zamierza zaniechać lub restrukturyzować działalność, do której są wykorzystywane dane składniki aktywów.

Rzeczowe aktywa obrotowe

Inwentaryzacja rzeczowych składników majątku obrotowego może być przeprowadzana przede wszystkim metodą spisu z natury. O sposobie pomiaru poszczególnych składników majątku obrotowego decyduje ich rodzaj, kształt, wielkość oraz postać fizyczna, jak też miejsce i warunki składowania. Jeżeli pojawią się problemy z inwentaryzacją zapasów, należy ją przeprowadzić w uproszczony sposób. Jeżeli więc zapasy są niemierzalne, niepoliczalne, czynności weryfikacyjne przeprowadza się w sposób uproszczony, czyli na podstawie szacunków bądź obliczeń technicznych. Stosuje się je przede wszystkim do inwentaryzacji materiałów sypkich, płynów.

Należności i zobowiązania

Inwentaryzację rozrachunków, co do zasady, przeprowadza metodą weryfikacji sald, która jest najwłaściwszym sposobem. W tym celu wierzyciel może żądać od kontrahenta potwierdzenia stanu należności na piśmie. Powinien on wysłać w dwóch egzemplarzach tzw. potwierdzenie sald (wykaz pozycji wskazujący na wykaz należności), z których jeden będzie mu odesłany. Dokument należy jednak odpowiednio przygotować, co oznacza, że powinny być w nim zawarte dane wystawcy, odbiorcy oraz te dotyczące faktury, z której wynika należność. Musi też zawierać pieczęć, datę wystawienia dokumentu, a także podpis wystawcy. Kontrahent potwierdza zgodność salda lub zgłasza zastrzeżenia. Jeżeli więc pojawią się rozbieżności, należy ustalić ich przyczyny. Mogą one wynikać np. z przeoczeń i braku wprowadzenia do ksiąg rachunkowych informacji o spłacie należności (potwierdzone wyciągiem bankowym) lub błędów w zaksięgowaniu faktury. Obowiązek przeprowadzenia takiej weryfikacji zgodnie z prawem bilansowym spoczywa na osobie wierzyciela.

W przypadku kontrahentów, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych należności sporych i wątpliwych, należy zastosować tzw. metodą weryfikacji. Polega ona na porównaniu danych księgowych z danymi zawartymi w odpowiednich dokumentach. Mogą to być faktury, rachunki, umowy, decyzje, wyciągi bankowe potwierdzające dotychczasowe spłaty itp.

W przypadku należności spornych dochodzonych na drodze sądowej weryfikacji można dokonać za pomocą takich dokumentów jak wyroki lub pozwy sądowe. Taką metodą należy zinwentaryzować należności, co do których spółka, mimo starań, nie otrzymała odpowiedzi. W takiej sytuacji należy sprawdzić, czy nie występuje zagrożenie spłaty. Jeśli tak, spółka powinna przeanalizować, czy nie zachodzi konieczność utworzenia odpisu aktualizującego tej należności.

Aktywa pieniężne

Aktywa pieniężne w jednostce obejmują znajdującą się w kasie gotówkę oraz bony pieniężne zarówno w walucie polskiej, jak i zagranicznej. Ponadto: środki pieniężne na rachunku bankowym, obce czeki i weksle, a także zaliczane do obrotowych składników majątku metale szlachetne, jak np. złoto lub srebro.

Rodzaj danego środka natomiast determinuje metodę jego inwentaryzacji, co jest uregulowane w ustawie o rachunkowości. Zgodnie więc z art. 26 ust. 1 pkt 1 środki pieniężne (z wyłączeniem zgromadzonych na rachunkach bankowych), a także papiery wartościowe w postaci materialnej należy zinwentaryzować drogą spisu z natury. Warto pamiętać, że od tego roku inwentaryzację papierów wartościowych w formie zdematerializowanej można przeprowadzić w drodze uzyskania odpowiednich potwierdzeń. Z kolei środki na rachunku bankowym przez potwierdzenie salda przez bank. Istotne jest również, aby na dzień bilansowy jednostka zweryfikowała konto - Środki pieniężne w drodze. Jeżeli posiada na dzień bilansowy w ewidencji księgowej tego typu aktywa, musi je zweryfikować na podstawie dostępnych dokumentów.

Niskocenne składniki majątku

Księgowi często mają wątpliwości, czy inwentaryzacji podlegają składniki majątku o małej wartości. Za tego typu środki trwałe w praktyce uznawane są składniki, które są bezpośrednio odnoszone w koszty i nie są wykazywane w aktywach bilansu. Oznacza to, że ustawa nie wprowadza obowiązku przeprowadzania spisu z natury w tym zakresie. Jednak zarząd może podjąć decyzję, czy taką inwentaryzację przeprowadzić.

Jest to istotne z punktu widzenia systemu kontroli wewnętrznej. Dokonywanie okresowo takiego spisu zapewnienia prawidłową ochronę składników majątkowych. Jednak jest to uciążliwe i pracochłonne.

Inwentaryzacja pasywów

Należy pamiętać, że czynnościom weryfikacyjnym muszą zostać również poddane pasywa. Dokonuje się tego drogą porównania danych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Przykładowo w przypadku inwentaryzacji kapitałów istotne jest, czy istnieje zgodność co do zaksięgowanej wysokości kapitału zakładowego z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego. Analizy wymagają też np. uchwały podjęte na zgromadzeniu wspólników. Może z nich bowiem wynikać konieczność utworzenia nowego rodzaju kapitałów. W razie jakichkolwiek rozbieżności należy skorygować zapisy w księgach rachunkowych. Weryfikacji z dokumentacją wymagają też m.in. rezerwy, rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, fundusze specjalne, a także wszystkie zobowiązania. W tym ostatnim przypadku sprawa jest ułatwiona, w przypadku gdy kontrahentem jest podmiot podlegający ustawie o rachunkowości.

Rozliczenie wyników inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji ma za zadanie pokazać różnice stanu faktycznego majątku z zapisami w księgach rachunkowych. Dlatego też ujawnione w tym procesie nadwyżki, niedobory (ewentualnie szkody) trzeba rozliczyć w księgach. Należy w pierwszej kolejności ustalić przyczynę powstania takiego stanu rzeczy. Czynności te wykonuje komisja inwentaryzacyjna. Wnioski natomiast musi umieścić w protokole inwentaryzacyjnym. Istotne będzie w tym przypadku określenie, czy niedobory lub szkody zostały zawinione, np. przez pracownika odpowiedzialnego materialnie, czy też niezawinione i wynikają np. z naturalnych ubytków lub zdarzeń nadzwyczajnych. Od tego bowiem będzie uzależniony sposób ewidencji różnic. W niektórych przypadkach istnieje możliwość kompensaty nadwyżek i szkód. Muszą być jednak spełnione określone warunki, a więc niedobory i nadwyżki:

● zostały stwierdzone podczas tej samej inwentaryzacji (w tym samym okresie rozliczeniowym),

● powstały w wyniku niezawinionej pomyłki,

● dotyczą tego samego lub podobnego asortymentu,

● dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej.

Należy pamiętać, że do kompensaty przyjmuje się zasadę mniejszej ilości oraz mniejszej wartości różnic kompensowanych składników majątku.

Może się też zdarzyć, że zostaną ujawnione składniki majątku, takie jak środki trwałe, które nie są ujęte w księgach rachunkowych. W takim przypadku konieczna jest analiza sytuacji. Takie aktywa mogą być używane przez spółkę na podstawie np. umów najmu lub leasingu operacyjnego. Oznacza to, że powinny figurować w ewidencji pozabilansowej. Może się też okazać, że dla celów księgowych stanowią część większego środka trwałego (np. w przypadku komputerów).

Jeżeli jednak jest inaczej i ujawnione aktywa spełniają definicję środków trwałych (m.in. są kompletne i zdatne do użytku), należy je wprowadzić do ewidencji księgowej, np. za pośrednictwem konta 265 - Rozliczenie nadwyżek. Można w tym celu dokonać następującego zapisu

Z kolei w przypadku niedoborów środków trwałych należy wprowadzić zapis: Natomiast wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia:

Ubytki naturalne

Warto pamiętać, że w przypadku materiałów w stanie ciekłym lub sypkim należy ustalić, czy niedobór lub nadwyżka mogą powstawać naturalnie w związku z właściwościami fizycznymi, chemicznymi lub warunkami magazynowania czy transportu. Wielkość ubytków musi mieścić się w granicach norm ustalonych przez kierownika jednostki - zapisanych w polityce rachunkowości. Do określenia takich normy firmy mogą wykorzystywać:

● dane dotyczące kształtowania się średnich faktycznych ubytków naturalnych danego towaru lub materiału w tej samej branży,

● metodę doświadczalną, która polega na wykorzystaniu wyników pomiarów i badań przeprowadzonych w rzeczywistych warunkach, np. magazynowania lub obrotu.

Pomocą w tym zakresie mogą być wytyczne zawarte w nieobowiązującym zarządzeniu ministra gospodarki materiałowej z 14 grudnia 1983 r. w sprawie zasad opracowywania i wysokości ubytków w gospodarce magazynowej i transporcie (MP nr 42, poz. 243).

Powołane zarządzenie, oprócz wymienionych wyżej metod ustalania norm ubytków naturalnych, wskazuje także trzecią metodę porównawczo-analityczną. Polega ona na tym, że ustalenie wysokości normy ubytku wyprowadza się na podstawie sprawdzenia i porównania danych statystycznych, danych z przeprowadzonych badań w rzeczywistych warunkach obrotu magazynowo-transportowego z danymi z przeprowadzonych badań laboratoryjnych oraz z danymi z literatury i normami ubytków naturalnych artykułów o zbliżonych właściwościach.

Rozliczenie niedoboru materiałów w ewidencji księgowej do wysokości określonych ubytków naturalnych należy ująć zapisem

@RY1@i02/2009/214/i02.2009.214.086.0007.001.jpg@RY2@

Kompensata niedoborów i nadwyżek

Niedobory zawinione

Jeżeli niedobory i szkody powstały z winy pracownika, zostanie on obciążony. W księgach rachunkowych zostanie to odzwierciedlone następująco: Należność może być potrącona z wynagrodzenia, ale tylko pod warunkiem, że pracownik dostarczy na piśmie oświadczenie, że wyraża na to zgodę. Natomiast gdy niedobór powstał z winy pracownika, ale nie wyrazi on zgody na pokrycie niedoborów, należy to ująć w ewidencji księgowej w następujący sposób:

Warto pamiętać, że odpowiedzialność pracownika jest ograniczona przepisami ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeksy pracy zawartymi w rozdziale piątym. Zgodnie z przepisami tej ustawy, pracownik ponosi odpowiedzialność wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. Zgodnie jednak z art. 118, odszkodowanie od pracownika nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Jeżeli jednak pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości.

@RY1@i02/2009/214/i02.2009.214.086.0007.002.jpg@RY2@

Ujawnienie środka trwałego

@RY1@i02/2009/214/i02.2009.214.086.0007.003.jpg@RY2@

Niedobór zawiniony przez pracownika

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).