Ubezpieczenie zapłacone z góry trzeba rozliczyć w czasie

Spółki, które ubezpieczają swój majątek, koszty składki ubezpieczeniowej z reguły ponoszą z góry. Dlatego w takim przypadku konieczne jest odpowiednie ich ujęcie w księgach rachunkowych, czyli przyporządkowanie kosztu do okresu, którego dotyczą. Należy tu zwrócić uwagę na art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który zobowiązuje do ujmowania w księgach rachunkowych osiągniętych, przypadających na rzecz jednostki, przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty.

Oznacza to, że wszystkie koszty poniesione z góry, m.in. na ubezpieczenia, przyporządkowuje się do kosztów okresu, za który zostały zapłacone. W tym celu należy skorzystać z konta czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują takich rozliczeń, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Natomiast odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

Poniesiony koszt ubezpieczenia majątkowego za cały rok z góry w księgach rachunkowych może zostać ujęty w następujący sposób: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki. Następnie koszty należy zarachować do rozliczenia w przyszłych okresach zapisem: strona Wn konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych, strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów.

Natomiast odpisywanie kosztów aktywowanych w części przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy należy ująć: strona Wn konta 490 - Rozliczenie kosztów, strona Ma konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych.

Przy ujmowaniu tego typu wydatków w księgach rachunkowych należy stosować zasadę istotności. Oznacza to, że rozliczenie kosztów w czasie jest konieczne tylko wtedy, gdy stanowią one kwoty istotne dla jednostki. W przeciwnym razie powinny być jednorazowo zaliczane w koszty. Należy pamiętać, że takie działanie nie może zniekształcać wyniku finansowego spółki. Każda firma powinna określić własny próg istotności w jej polityce rachunkowości.

Zabezpieczenie należności

W czasie kryzysu spółki częściej niż zazwyczaj mogą decydować się na zabezpieczenie należności handlowych. Zawierane w tym zakresie ubezpieczenia powinny dokładnie określać warunki i sytuacje, w jakich zostanie wypłacone odszkodowanie. Również w tym przypadku koszty poniesione w tym zakresie można zaewidencjonować za pośrednictwem konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe. Jeżeli koszty ubezpieczenia dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, konieczne będzie rozliczenie ich w czasie za pośrednictwem konta rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jeżeli zostaną spełnione wszystkie warunki z umowy ubezpieczenia, które spowodują wypłatę odszkodowania, do ewidencji otrzymanych środków posłuży konto 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

Ubezpieczenie kredytu

Warto zwrócić uwagę również na ubezpieczenie związane z kredytem zaciągniętym przykładowo na zakup środka trwałego. W takim przypadku księgowanie uzależnione będzie od momentu zawarcia polisy ubezpieczeniowej. Jeżeli została ona zawarta przed dniem wprowadzenia składnika majątku na konto środków trwałych, tj. przekazania go do użytkowania, koszty w tym zakresie zwiększają wartość początkową tego środka trwałego.

Z kolei jeżeli ubezpieczenie kredytu nastąpiło już po tej dacie, wydatki powinny zostać zaksięgowane jako koszty finansowe.

Takie postępowania wynika z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, który określa sposób wyceny takich składników majątku. Zgodnie z tym przepisem cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:

● niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,

● koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.

Ubezpieczenie społeczne

Inny sposób ewidencjonowania dotyczy ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego oraz wypadkowego. W tym przypadku należy pamiętać, że to pracodawca zobowiązany jest do pobierania i przekazywania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W księgach rachunkowych naliczanie składek, a następnie ich odprowadzanie przebiega za pośrednictwem konta 227 - Rozrachunki z ZUS. Dla ewidencji księgowej istotne jest również to, w jakiej części poszczególne składki finansuje pracodawca, a w jakiej sam pracownik.

I tak obciążenia, które musi pokryć pracownik z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, pracodawca może ująć zapisem: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 227 - Rozrachunki z ZUS. Z kolei zarachowanie w ciężar kosztów obciążeń pracodawcy z tytułu składek ZUS może przebiegać w następujący sposób: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 227 - Rozrachunki z ZUS.

@RY1@i02/2009/184/i02.2009.184.086.014a.101.jpg@RY2@

Zakup ubezpieczenia majątkowego

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@onfor.pl

Podstawa prawna

Art. 6 i art. 28 ust. 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).