Jakie ewidencje podatkowe trzeba prowadzić w nowej firmie

prawnik w Spółce Doradztwa Podatkowego Ożóg i Wspólnicy

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą samodzielnie bądź w formie spółki cywilnej lub jawnej osób fizycznych oraz partnerskiej mają obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (z wyłączeniem w szczególności osób rozliczających podatek w formach zryczałtowanych) albo ksiąg rachunkowych, w sposób zapewniający możliwość ustalenia dochodu lub straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Księgę założyć należy na dzień 1 stycznia (lub jeśli działalność rozpoczynana jest w trakcie roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności). Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie to składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Jeżeli prowadzenie księgi zlecone zostało biuru rachunkowemu, w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy z biurem należy powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi.

Prowadzenie ewidencji w formie ksiąg rachunkowych jest obowiązkowe w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność samodzielnie, w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty 1,2 mln euro. Kwotę tę przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP obowiązującego w dniu 30 września w poprzednim roku podatkowym. Wybrać księgi rachunkowe jako formę ewidencji można także, gdy roczne przychody są niższe od wspomnianej kwoty - pod warunkiem zawiadomienia przed rozpoczęciem roku podatkowego właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Dla osób opodatkowanych w formie ryczałtu lub karty podatkowej wybór uproszczonej formy opodatkowania oznacza także uproszczone formy prowadzenia ewidencji. I tak w przypadku opodatkowania w formie karty podatkowej brak obowiązku prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Przedsiębiorca opodatkowany w tej formie nadal jednak na żądanie klienta jest obowiązany wydawać rachunki i faktury oraz przechowywać w kolejności numerów ich kopie w okresie pięciu lat podatkowych, licząc od końca roku ich wystawienia. Kartowicz pozostaje też nadal zobowiązany do prowadzenia imiennych kart przychodów pracowników, jeśli ich zatrudnia, ewidencji przebiegu pojazdu (w niektórych przypadkach) oraz - pod groźbą odpowiedzialności karnej - książki kontroli.

W przypadku wyboru opodatkowania w formie ryczałtu obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji przychodów, wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencji wyposażenia, dodatkowo książki kontroli (ponownie nie dotyczy wynajmujących), w niektórych przypadkach ewidencji przebiegu pojazdu oraz - w przypadku pracodawców - imiennych kart przychodów pracowników.