Jak ująć zaliczkę na modernizację

starszy konsultant w TPA Horwath

Zapłata zaliczki skutkuje wypływem środków pieniężnych oraz koniecznością zaksięgowania rozrachunku debetowego. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług kontrahent jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT w ciągu siedmiu dni od otrzymania zaliczki. Po otrzymaniu faktury powinna ona zostać ujęta w księgach rachunkowych w następujący sposób: strona Wn konta - Zaliczki wypłacone dostawcom (kwota netto), VAT naliczony (podatek VAT), strona Ma - Rozrachunki z dostawcami.

Tym samym uprzednio zaksięgowany rozrachunek debetowy zostaje rozliczony.

Kwestią, którą należy rozważyć, jest prezentacja kwoty zaliczki w sprawozdaniu finansowym. Co prawda, ustawa o rachunkowości nie definiuje zaliczek na środki trwałe w budowie, zawiera jednak definicję środków trwałych w budowie. Rozumie się przez nie zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego. Środki trwałe w budowie to również nakłady poniesione na ulepszenie środka trwałego do momentu oddania ich do użytkowania. W związku z powyższym, jeśli na dzień bilansowy kontrahent nie wykona prac związanych z modernizacją środka trwałego, kwota wypłaconej zaliczki powinna zostać zaprezentowana jako zaliczki na środki trwałe w budowie.

Dodatkowo jednostka powinna przeanalizować, czy rzeczywiście ma do czynienia z modernizacją, czy też może z remontem środka trwałego. O modernizacji można mówić wówczas, gdy po odbudowie, rozbudowie lub przebudowie środka trwałego jego wartość użytkowa przewyższa tę posiadaną przy przyjęciu do używania.

Remont powoduje tylko odtworzenie wartości użytkowej posiadanej przez środek trwały przy przyjęciu do używania. W przypadku remontu wszelkie kwoty powinny być odniesione w koszty. Jeśli mamy do czynienia z zaliczką na wykonanie remontu, powinna ona zostać zaprezentowana jako rozliczenia międzyokresowe czynne, a po wykonaniu remontu przez kontrahenta - przeksięgowana w koszty.