Wspólnota może prowadzić księgi

Wspólnoty mieszkaniowe nie podlegają ustawie o rachunkowości i nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wynika to m.in. z art. 29 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Zgodnie z tym przepisem zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną, musi prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej określoną przez wspólnotę ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów.

Nie oznacza to jednak, że wspólnoty mieszkaniowe nie mogą prowadzić ewidencji księgowej. Sposób ustalenia zasad prowadzenia ewidencji w tym zakresie zależy wyłącznie od uchwały podjętej przez jej członków.

Zofia Podhorodecka, prezes spółki audytorskiej Auxilium, podkreśla, że istotne jest, aby przyjęty przez wspólnoty sposób ewidencji umożliwiał rzetelne i sprawiedliwe rozliczenie z właścicielami. Musi ona również dostarczyć informacje konieczne przy sporządzaniu obowiązkowych deklaracji CIT-8 oraz sprawozdań finansowych na koniec roku.

- Małe wspólnoty bardzo rzadko prowadzą obecnie księgi rachunkowe. Najczęściej ewidencja prowadzona jest przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych w postaci różnego rodzaju tabeli i zestawień lub też w postaci książki przychodów i rozchodów - twierdzi nasza rozmówczyni. Dodaje, że sposób ewidencjonowania i prezentowania informacji określają wspólnoty we własnym zakresie. O ile taki sposób w małych wspólnotach jest wystarczający i może dobrze spełniać swoją rolę, o tyle w przypadku dużych wspólnot wydaje się niewystarczający.

Według eksperta dobrym rozwiązaniem dla nich jest oparcie się na zasadach rachunkowości, podwójnego zapisu i prowadzenia ewidencji w postaci bilansujących się kont finansowych. Jednym z rozwiązań przyjmowanym przez duże wspólnoty, dotyczącym określenia sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej, jest ustalenie, że wymaganą ewidencję prowadzi się zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz.U. nr 137, poz. 1539). Zgodnie z rozporządzeniem wspólnota prowadzi księgi rachunkowe na zasadach uproszczonych.

Jan Rubczak, wiceprezes spółki audytorskiej Auxilium, zwraca uwagę na jeszcze jedną korzyść wynikającą z prowadzenia ksiąg rachunkowych w przypadku wspólnot mieszkaniowych. Mimo że zarządcy nieruchomości są zainteresowani prowadzeniem jak najbardziej uproszczonej księgowości, w interesie właścicieli lokali jest, aby sposób prowadzenia księgowości był jak najbardziej czytelny i jasny.

- Pozwala to bowiem na szybsze wykrycie ewentualnych nieprawidłowości, ułatwia kontrolę nad dokonywanym dysponowaniem środkami wspólnoty - twierdzi nasz rozmówca. Dodaje, że częstym zjawiskiem jest, że w prowadzonych przez wspólnoty ewidencjach trudno dobrze zobrazować rzeczywistą jej sytuację finansową.

Zofia Podhorodecka zwraca również uwagę na obowiązki wynikające z art. 30 ustawy o własności lokali. Zgodnie z tym przepisem przynajmniej raz w roku w I kwartale zwoływane jest zebranie właścicieli, na którym jest przedstawiane przez zarząd wspólnoty sprawozdanie z działalności za rok ubiegły.

- W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych podstawą będzie tu sprawozdanie finansowe obrazujące wykonanie planu - twierdzi ekspert. Dodaje, że ze sprawozdania może wynikać, że wniesione w ciągu roku zaliczki były wyższe niż poniesione koszty lub odwrotnie. W przypadku nadwyżki przychodów nad kosztami właściciele na zebraniu decydują, na jaki cel przeznaczona zostanie nadpłata za rok ubiegły. W szczególności mogą oni podjąć uchwałę o przeznaczeniu środków na fundusz remontowy lub na bieżące opłaty.

Jan Rubczak wyjaśnia, że w przypadku nadwyżki kosztów nad przychodami właściciele zobowiązani są do pokrycia różnicy. Zatwierdzone przez właścicieli sprawozdanie jest podstawą do wykonania rozliczenia każdego z właścicieli za rok ubiegły. Rozliczenie to polega na porównaniu rzeczywistych kosztów wspólnoty przypadających na danego właściciela z zaliczkami wniesionymi przez niego w ciągu roku.