Dokumenty księgowe będzie mogła przechowywać firma zewnętrzna

Zasady prawa bilansowego ściśle określają formę i warunki przechowywania dokumentacji księgowej, szczególnie po zamknięciu roku obrotowego.

Warto więc zwrócić uwagę na nowelizację z 18 marca 2008 r. ustawy o rachunkowości w tym zakresie. Wprowadza ona bowiem od 1 stycznia 2009 r. istotne uściślenie miejsc przechowywania dokumentacji księgowej i inwentaryzacyjnej. Ma ona zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzanych za 2009 rok.

Przekazywanie dokumentacji

Piotr Ligorowski, kierownik zespołu departamentu audytu Europejskiego Centrum Audytu, wyjaśnia, że w art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości sprecyzowano jako właściwą do gromadzenia dokumentacji siedzibę jednostki lub oddziałów. Do końca 2008 roku możliwe było wyłączne jej przechowywanie w siedzibie zarządu lub oddziałów. Nowelizacja daje możliwość spółkom oddzielenia siedziby organów zarządzających od centrów księgowości i archiwów.

- Obecnie przepis ten pozwoli firmom na większą swobodę w organizowaniu swoich placówek pod względem lokalizacji organów zarządzających i księgowych - twierdzi nasz rozmówca.

Dodaje również, że w dalszej części przepisów ustawodawca wprowadził kolejne udogodnienie wynikające z art. 74 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Dał tym samym możliwość przechowywania zbiorów księgowych również poza siedzibą jednostki lub oddziału. Muszą być jednak przekazane jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania tego rodzaju dokumentacji.

Piotr Ligorowski podkreśla, że przekazanie do przechowywania dokumentów księgowych wyspecjalizowanym w tym zakresie podmiotom wymaga zgłoszenia przez kierownika jednostki właściwemu urzędowi skarbowemu. Zgłoszenie to powinno nastąpić w terminie do 15 dni od chwili przekazania ksiąg. Konieczne jest także, by nowe miejsce składowania zapewniało dostęp do dokumentacji organom uprawnionym do kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki lub oddziału.

- Zmiana ta pozwoli wielu firmom na przeniesienie wielu problemów związanych z gromadzeniem i przechowywaniem ksiąg na firmy usługowe - uważa ekspert. Pozwoli im to z pewnością na efektywniejsze zagospodarowanie swoich pomieszczeń oraz uzyskanie profesjonalnej kontroli nad własnymi księgami.

Należyte przechowywanie

Ustawa o rachunkowości nakazuje przechowywać dokumentację opisującą zasady rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe w należyty sposób. Trzeba je również chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Według Marcina Krupy, biegłego rewidenta, dyrektora w departamencie audytu Europejskiego Centrum Audytu przez należyty sposób przechowywania trzeba rozumieć taki sposób, który po pierwsze uniemożliwia jakiekolwiek nieuprawnione użytkowanie czy też korzystanie z dokumentacji księgowej. Po drugie powinno być to miejsce, które zapewnia ochronę fizyczną nad dokumentacją, również w zakresie zdarzeń losowych. Wydaje się zatem, że najlepszym sposobem na przechowywanie dokumentacji księgowej są specjalnie przygotowane, wyodrębnione pomieszczenia. Przepisy bilansowe określają także okres przechowywania dokumentacji.

Marcin Krupa wyjaśnia, że generalnie wynosi on pięć lat od zakończenia roku obrotowego. Jest oczywiście kilka wyjątków od tej zasady. Dotyczą one zwłaszcza dokumentacji dotyczącej udzielonych gwarancji i rękojmi oraz wynagrodzeń pracowników.

Według eksperta kwestią, która często jest ignorowana przez służby księgowe jednostek, jest okres przechowywania zatwierdzonego sprawozdania finansowego. W tym przypadku nie obowiązuje generalna zasada pięcioletniego okresu przechowywania. W tym przypadku pamiętać należy, że podlegają one trwałemu przechowywaniu, nawet wówczas gdy jednostka kończy swą działalność. Wówczas przechowywanie sprawozdania finansowego spoczywać powinno na jednostce kontynuującej działalność bądź organie rejestrowym.