Rozliczenie kosztów zależy od przyjętej ewidencji

Przedsiębiorcy będący zarówno podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), jak i podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), zestawiając poniesione wydatki w ramach prowadzonej działalności, muszą nie tylko prawidłowo je udokumentować, ale też rozliczyć je w odpowiednim okresie, tj. powiązać datę ich poniesienia z przychodami.

Kwestią najbardziej interesującą przedsiębiorców jest odpowiednie rozpoznanie kosztów. Możliwość ujęcia wydatków w kosztach powoduje pomniejszenie przychodów i w konsekwencji zmniejszenie dochodu do opodatkowania. Podstawowym warunkiem rozliczania kosztów podatkowych jest jednak to, że wydatki do odliczenia nie mogą występować na tzw. negatywnej liście wydatków znajdującej się w obu ustawach podatkowych, która wyłącza je z pozycji kosztów uzyskania przychodów.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe, na podstawie art. 22 ust. 5 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 4 ustawy o CIT, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, mają obowiązek potrącać w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Zasada ta stosowana jest jednak z pewnymi zastrzeżeniami związanymi z poniesieniem kosztów po dniu złożenia bądź sporządzenia sprawozdania finansowego. Wtedy bowiem koszty powinny być już zaliczone do kosztów roku następnego.

Zgodnie z przepisami koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

● sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

● złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

- są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Jeśli jednak koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami i odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, zostały poniesione po dniu wskazanym wyżej, to są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie.

W przypadku kosztów uzyskania przychodów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, przepisy określają, że tego typu wydatki należy potrącać w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty proporcjonalnie do długości okresu, ktorego dotyczą.

Ta zasada w praktyce ma takie przełożenie na rozliczenie kosztów, że w przypadku, gdy koszty będą dotyczyć okresu dłuższego niż jeden rok podatkowy (np. usługi ciągłe, najmu), to należy je odpowiednio rozdzielić między konkretne lata podatkowe.

Generalną zasadą jest przy tym to, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

Inny moment rozliczenia kosztów został przewidziany jednak dla takich wydatków jak: koszty zaniechanych inwestycji, wypłacane pracownikom należności ze stosunku pracy oraz składki ubezpieczeniowe, koszty prac rozwojowych.

Opisane zasady rozliczania kosztów bezpośrednich i pośrednich dotyczą również podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Warunkiem jest jednak, aby ci podatnicy stale w każdym roku podatkowym prowadzili te księgi w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego. Określa to art. 22 ust. 6 ustawy o PIT.

Także i od tej zasady istnieje jednak pewne odstępstwo. Zgodnie art. 22 z ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących PKPiR uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Podobnie jak w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe inny moment rozliczenia kosztów został przewidziany dla takich wydatków jak: koszty zaniechanych inwestycji, wypłacane pracownikom należności ze stosunku pracy oraz składki ubezpieczeniowe, koszty prac rozwojowych.

Zarówno przepisy o PIT oraz przepisy o CIT określają, że koszty zaniechanych inwestycji są potrącalne w dacie zbycia inwestycji lub ich likwidacji.

Natomiast koszty prac rozwojowych mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów albo:

● w miesiącu, w którym zostały poniesione, albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, albo

● jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone, albo

● poprzez odpisy amortyzacyjne od wartości niematerialnych i prawnych dokonywane zgodnie z ustawowymi zasadami.

W ustawach podatkowych została określona szczególna zasada rozliczania kosztów dla pensji dla pracowników oraz odprowadzanych za nich składek ubezpieczeniowych.

W przypadku wynagrodzeń obowiązuje zasada, że wydatki te będą stanowić koszt podatkowy firmy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego pracodawcę i pracownika.

Jeśli termin ten nie zostanie zachowany to wypłacone wynagrodzenia stają się kosztem w miesiącu wypłaty. Podobną zasadę stosuje się do składek na ubezpieczenie społeczne.

● Koszty bezpośrednie - to wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia konkretnego przychodu (np. cena zakupu papierów wartościowych, które zostały następnie sprzedane).

● Koszty pośrednie - to wydatki, które w praktyce mają charakter ogólny i są ponoszone w celu zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów np.: koszty zużycia materiałów, koszty energii, transportu, telekomunikacji, czynszu, koszty pracownicze.

● Faktury, rachunki.

● Dowody przelewów bankowych.

● Listy płac.

● Umowy cywilnoprawne.

Spółka otrzymała fakturę za korzystanie z usług telekomunikacyjnych w styczniu za połączenia wykonane w okresie 19 grudnia-19 stycznia. Dane na fakturze: koszt połączeń = 1500 zł, opłata abonamentowa = 150 zł.

1 rok podatkowy (1500 zł / 32 dni) x 13 dni = 609,38 zł (+ opłata abonamentowa = 150 zł)

2 rok podatkowy (1500 zł / 32 dni) x 19 dni = 890,63 zł

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Art. 14, art. 22 ust. 5-5e, ust. 6; art. 23 ust. 1 pkt 55, 55a i ust. 3d ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Art. 15 ust. 1, 4, 4a-4h, art. 16 ust. 1 pkt 57, 57a, ust. 7d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).