Kompleksowe dokumenty źródłowe pozwolą uniknąć pomyłek

Sprawozdania finansowe spełniając te wymagania powinny: być zgodne, co do formy i treści z ustawą o rachunkowości i statutem lub umową spółki, być zgodne z zasadami rachunkowości określonymi ustawą i polityką rachunkowości przyjętą przez spółkę, być przygotowane na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, odzwierciedlać rzetelnie i jasno wszystkie informacje istotne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej spółki oraz być wolne od błędów, które mogłyby prowadzić do wyciagnięcia innych informacji i wniosków ze sprawozdania przez potencjalnych odbiorców. Z uwagi, na fakt, iż sprawozdania te sporządza się w większości przypadków raz do roku, wiele jednostek w dalszym ciągu postrzega ten proces, jako niestandardowy sprzyjający popełnianiu błędów.

Jak zatem ustrzec się błędów i uchybień? Odpowiedź wydaje się być prosta w teorii, jednak trudna do wykonania w praktyce. Obok bieżącego śledzenia zmieniających się przepisów związanych z rachunkowością (ustawa o rachunkowości, Międzynarodowe Standardy Rachunkowości, Krajowe Standardy Rachunkowości, rozporządzenia) kierownik jednostki powinien również zapewnić by osoby odpowiedzialne za sporządzenie sprawozdań miały dostęp do wszystkich niezbędnych informacji, tj. umów, kontraktów, decyzji analiz wewnątrzzakładowych takich jak analizy ryzyka, protokołów z kontroli itp. Kluczowe jest również zrozumienie procesów zachodzących w jednostce, których nieznajomość wprost może przekładać się na błędy w sprawozdaniu finansowym. Przykładowo nieznajomość podstawowych procesów, takich jak sprzedaż czy zakupy oraz warunków na podstawie, których transakcje te są zawierane nierzadko prowadzi do nieprawidłowego rozpoznania momentów sprzedaży i zakupów, a tym samym wprost przekłada się na wartość zaewidencjonowanych w sprawozdaniu finansowym przychodów i kosztów.

Praktycznie nie jest możliwe sporządzenie sprawozdania wolnego od błędów na podstawie jedynie danych liczbowych pochodzących z działu księgowości, z uwagi na fakt, że bardzo często informacje stąd wypływające nie są kompletne. Dane te powinny zostać potwierdzone i zweryfikowane do innych dokumentów funkcjonujących w spółce, najlepiej pochodzących z innych komórek. Tylko taka analiza pozwoli na ujęcie w sprawozdaniu wszystkich informacji, danych liczbowych w sposób prawidłowy.

Niemożliwe jest sporządzenie bezbłędnego sprawozdania tylko na podstawie danych z działu księgowości przedsiębiorstwa

Joanna Sklarz-Snopek

biegły rewident, starszy menedżer w dziale Audytu Deloitte