Dekret nie dotyczy e-faktur

Spółka w prowadzonej działalności posługuje się fakturami elektronicznymi i innymi dowodami przesyłanymi przez internet. Księgi rachunkowe firmy prowadzone są komputerowo.

- Czy w przypadku elektronicznych wyciągów bankowych, faktur elektronicznych czy też dokumentów generowanych przez system możemy odstąpić od ręcznej dekretacji - pyta pani Katarzyna z Kielc.

Aneta Drozd, kierownik księgowości finansowej Credit Suisse Poland wyjaśnia, że przepisy ustawy o rachunkowości nie odnoszą się wprost do dokumentów elektronicznych. Stosuje się do nich przepisy ogólne dotyczące dokumentów księgowych oraz inne przepisy wynikające między innymi z prawa bankowego w przypadku elektronicznych wyciągów bankowych czy regulacji podatkowych w przypadku faktur elektronicznych. Ustawa o rachunkowości nie wskazuje również formy dekretacji dokumentów księgowych. Może to być dowolna forma przyjęta przez jednostkę określona w zasadach (polityce) rachunkowości.

- Tym samym art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości pozwala na odstąpienie od dekretacji dokumentów księgowych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych - twierdzi nasza rozmówczyni.

Dokument elektroniczny stanowiący dokument księgowy, taki jak elektroniczna: faktura, wyciąg bankowy, bilet lotniczy itp., powinien spełniać wymogi zakwalifikowania dowodu do ujęcia w  księgach rachunkowych. Oznacza to wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, tj. dekretację dowodu polegającą na umieszczeniu na dokumencie numeru, pod którym będzie ujęty w księgach rachunkowych, wskazaniu kwoty, kont księgowych, daty zaksięgowania dokumentu oraz umieszczeniu podpisu osoby dokonującej dekretacji.

Aneta Drozd przyznaje, że w firma może odstąpić od dekretacji elektronicznych dokumentów księgowych, jeżeli używa programu komputerowego, który pozwala na wydruk dekretu z informacją o sposobie ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych. Chodzi tu o informację o kontach księgi głównej, kontach analitycznych, wskazanie numeru dowodu oraz osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie dokumentu.

Dekretacja (dekret) to odręczna adnotacja, którą oznacza się dany dokument, by ująć zdarzenie gospodarcze w systemie finansowo-księgowym firmy lub w księgach rachunkowych, np. oznaczenie faktury w ten sposób, aby można było przenieść operację do systemu księgowego

agnieszka.pokojska@infor.pl