Kiedy rozpocząć prowadzenie ksiąg rachunkowych

Przedsiębiorca może stworzyć własny dział księgowy w firmie albo powierzyć go biuru rachunkowemu. Obecnie księgi rachunkowe polskiej spółki może prowadzić zarówno przedsiębiorca, który został do tego uprawniony zgodnie z ustawą o rachunkowości, lub przedsiębiorca prowadzący działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego. W przypadku gdy księgi prowadzone są poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, należy w terminie 15 dni od dnia ich wydania powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg. Trzeba również zapewnić dostępność ksiąg wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom.

Podmioty prowadzące księgi rachunkowe powinny posiadać dokumentację zasad rachunkowości. Obejmuje ona: zakładowy plan kont, wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, przyjęte metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera konieczny jest też wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera. W takiej sytuacji niezbędna jest dokumentacja systemu przetwarzania danych i jego zmian.

Rok obrotowy spółki kapitałowej to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Powinien on być zgodny z rokiem podatkowym. Rok obrotowy i jego zmiany powinien określać statut lub umowa spółki, na podstawie której ją utworzono. W sytuacji rozpoczęcia działalności gospodarczej przez spółkę kapitałową w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego podatnik może połączyć księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny.

Otwarcie ksiąg rachunkowych spółki powinno nastąpić na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, czyli w momencie pierwszego zdarzenia gospodarczego. Takim momentem może być wniesienie przez wspólników wpłat na pokrycie kapitału zakładowego, zakup wyposażenia lub prowizja za założenie firmowego rachunku bankowego.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości w takim przypadku księgi rachunkowe należy otworzyć w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia takiego zdarzenia, ale pod datą tego zdarzenia.

Większość dokumentów księgowych przechowuje się przez minimum pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym. Jednak sprawozdania finansowe przechowuje się trwale. Odrębne przepisy mogą wymagać dłuższego przechowywania. Na przykład list płac, kart wynagrodzeń, które przechowuje się przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Spółka może przechowywać dokumentację w firmie prowadzącej usługi w tym zakresie we wszystkich krajach członkowskich. O miejscu przechowywania dokumentacji księgowej należy powiadomić urząd skarbowy w ciągu 15 dni od dnia jej wydania.

agnieszka.pokojska@infor.pl