Obroty gotówkowe należy udokumentować odpowiednimi dowodami księgowymi

Rozliczeń gotówkowych dokonuje się za pośrednictwem kasy. Natomiast czynności w tym zakresie dokonuje kasjer odpowiedzialny materialnie za stan gotówki.

Należy jednak pamiętać, że rozliczenia gotówkowe są ograniczone, ponieważ większość transakcji podmioty powinny przeprowadzać za pośrednictwem konta bankowego. Wynika to z art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Zgodnie z tym przepisem dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

● stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

● jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 tys. euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Do ewidencji w księgach rachunkowych środków pieniężnych w walucie polskiej i zagranicznej w kasie służy konto 100 - Kasa. Jednostka może prowadzić ewidencję analityczną do tego konta. Może w niej wyodrębnić gotówkę ewidencjonowaną według walut, w których wyrażone są środki pieniężne.

Po stronie Wn konta 100 - Kasa ujmuje się przychody gotówki, natomiast po stronie Ma - jej rozchody. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości ujęcie w księgach wpłat i wypłat gotówką powinno nastąpić w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Przykładowa ewidencja za pośrednictwem tego konta może nastąpić w przypadku wypłaty środków z bankomatu i wpłaty do kasy. W takiej sytuacji w księgach rachunkowych należy ująć następujące operacje:

● Wypłata gotówki z bankomatu i przyjęcie do kasy: strona Wn konta 100 - Kasa, strona Ma konta 149 - Środki pieniężne w drodze,

● Potwierdzenie wyciągiem bankowym obciążenia rachunku bankowego kwotą podjętej gotówki: strona Wn konta 149 - Środki pieniężne w drodze, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Obroty gotówką należy dokumentować dowodami źródłowymi lub zastępczymi dowodami źródłowymi. Wpływy gotówkowe są dokumentowane na podstawie dowodu KP - kasa przyjmie. Natomiast wypłaty gotówki mogą być ewidencjonowane na podstawie dokumentu KW - kasa wyda, list płac, faktur, rachunków zakupu, wniosków o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek oraz dowodów wpłat na rachunki bankowe.

Przy czym zastępczymi dowodami kasowymi, które wystawiane są w przypadku braku dokumentu źródłowego, są dokumenty KP i KW.

Ponadto nie rzadziej niż na miesiąc należy sporządzić raport kasowy - RK. W tym dokumencie uwidocznione są wszelkie ruchy gotówki w kasie. Po sporządzeniu raportu kasowego kasjer powinien sprawdzić rzeczywisty stan gotówki w kasie.

Inwentaryzacja środków pieniężnych przeprowadzana jest w drodze spisu z natury. Polega on na ustaleniu rzeczywistego stanu tych środków przez ich policzenie oraz porównanie ze stanem księgowym. W przypadku ujawnienia różnic konieczne jest wyjaśnienie i rozliczenie takiego stanu rzeczy. Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół, w którym należy umieścić spis będących w kasie banknotów, monet i innych środków pieniężnych oraz:

● ostatni numer raportu kasowego, według którego ustalono stan gotówki w kasie,

● ostatni numer dowodu KP i KW,

● przyczyny powstania nadwyżki/niedoboru.

Protokół musi zostać podpisany przez członków zespołu spisowego oraz kasjera odpowiedzialnego za kasę, który musi być obecny podczas inwentaryzacji.

Kasa powinna być inwentaryzowana nie tylko na dzień bilansowy, ale również na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy - okresowo.

@RY1@i02/2010/148/i02.2010.148.086.014a.001.jpg@RY2@

@RY1@i02/2010/148/i02.2010.148.086.014a.002.jpg@RY2@

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl