Raporty można archiwizować we wszystkich państwach UE

Zatwierdzone sprawozdania finansowe za 2009 rok muszą zostać zarchiwizowane. Warto pamiętać, że od 10 kwietnia ustawa o rachunkowości pozwala na takie przechowywanie również w innych krajach Unii Europejskiej.

Gabriela Nowicka, prawnik z Auxilium, wyjaśnia, że zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości przedsiębiorca może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych innemu przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie, również z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Również czynności archiwizacyjne, w tym przechowanie dokumentów inwentaryzacyjnych czy dowodów księgowych, można przekazać jednostce zewnętrznej. Można to zrobić na podstawie art. 73 ust. 1 w związku z ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Jeżeli podmiot zdecyduje się skorzystać z outsourcingowych usług księgowych oraz archiwizacyjnych, ma obowiązek poinformować o tym odpowiedni organ.

- Zgodnie z nowym art. 11a ustawy o rachunkowości należy powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych i ich archiwizowania w terminie 15 dni od dnia ich wydania - twierdzi nasza rozmówczyni.

Ponadto trzeba zabezpieczyć dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Agnieszka Pokojska